Вопрос о том, как фиксировать временное исполнение обязанностей руководителя в трудовой книжке, часто возникает у сотрудников, которые временно берут на себя функции руководителя. В этой статье разберём законодательные нормы, практику работодателей и конкретные рекомендации по оформлению записей.

Законодательная база

Трудовой кодекс РФ в статье 81 определяет, что в трудовой книжке фиксируются сведения о факте трудовых отношений, должности, профессии, а также сведения о дисциплинарных взысканиях и поощрениях. Однако в тексте закона нет прямого указания о записи «исполняющий обязанности» как отдельной должности.

В 2024‑2025 годах КонсультантПлюс отмечает, что «внесение в трудовую книжку отдельной записи о временном исполнении обязанностей по другой (вакантной) должности законом не допускается» (п. 1). Это означает, что запись о временной должности не должна оформляться как отдельный пункт в разделе «Сведения о работе».

При этом работодателю разрешается фиксировать факт назначения на должность и дату начала/окончания временного исполнения обязанностей в рамках одной записи.

Практика работодателей

• Большинство компаний фиксируют назначение на должность в трудовой книжке, добавляя к ней пометку «исполняющий обязанности» в скобках.
• В некоторых случаях работодатели оформляют отдельный акт о назначении и акт о завершении временного исполнения обязанностей, но не в трудовой книжке.
• При переходе на электронный формат трудовой книжки (для сотрудников, нанятых после 1 января 2021 г.) информация о временном исполнении обязанностей хранится в электронном реестре, но в бумажной версии остаётся прежняя практика.

Что записывается в трудовую книжку?

В соответствии с требованиями КонсультантПлюс, в трудовой книжке фиксируются:

• Факт трудовых отношений (дата начала работы, должность, профессия).
• Дата назначения на должность и, при необходимости, дата окончания временного исполнения обязанностей.
• Сведения о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.

Запись «исполняющий обязанности» обычно оформляется в виде дополнения к должности:

Назначен на должность руководителя отдела, исполняющий обязанности (с  по ).

Важно, чтобы в записи не было двух отдельных пунктов, каждый из которых бы указывал «исполняющий обязанности» как самостоятельную должность.

Как правильно оформить запись о временном исполнении обязанностей?

1. Подготовка документов – акт о назначении и акт о завершении временного исполнения обязанностей. В них фиксируются даты начала и окончания, а также подписи руководителя и сотрудника.
2. Фиксация в трудовой книжке – в разделе «Сведения о работе» работодателю следует внести одну запись, в которой указана должность и период временного исполнения обязанностей. Пример:

Назначен на должность руководителя отдела, исполняющий обязанности (с  по ).

Если временное исполнение обязанностей продлится более одного месяца, можно добавить несколько строк с разными датами, но все они должны быть объединены под одной должностью.

Примеры записей

• Назначен на должность руководителя отдела, исполняющий обязанности (с  по ).
• Назначен на должность руководителя отдела, исполняющий обязанности (с  по ).
• Назначен на должность руководителя отдела, исполняющий обязанности (с  по ).

Если после окончания временного исполнения обязанностей сотрудник остаётся на той же должности, запись может быть обновлена без указания «исполняющий обязанности»:

Назначен на должность руководителя отдела (с  по ).

Часто задаваемые вопросы

1. Может ли исполняющий обязанности подписывать трудовые договоры? – Да, в 2024 г. КонсультантПлюс подтверждает, что исполняющий обязанности руководителя имеет право подписывать трудовые договоры, акты, образцы и формы.
2. Можно ли внести в трудовую книжку запись о временном исполнении обязанностей начальника отдела? – Согласно актуальной практике, отдельной записи о временном исполнении обязанностей в трудовой книжке не допускается. Запись должна быть объединена с основной должностью.
3. Что делать, если работодатель отказывается внести запись? – Сотрудник может потребовать письменное подтверждение о назначении (акт о назначении) и о завершении временного исполнения обязанностей. Если запись всё равно не внесена, можно обратиться в Трудовую инспекцию.
4. Как получить справку о выполнении обязанностей? – Работодатель обязан выдать справку о выполнении обязанностей, в которой указаны даты и должность, включая период временного исполнения обязанностей.

В трудовой книжке фиксируется факт назначения на должность, а не отдельная запись «исполняющий обязанности». При этом в одной записи можно указать период временного исполнения обязанностей, чтобы будущие работодатели видели, что вы занимали руководящую позицию. Важно, чтобы запись была оформлена корректно и не содержала двух отдельных пунктов, каждый из которых бы указывал «исполняющий обязанности» как самостоятельную должность.

Если вы хотите, чтобы ваш опыт работы в качестве временного руководителя был официально признан, убедитесь, что в трудовой книжке есть запись с указанием даты начала и окончания временного исполнения обязанностей, а также подпись руководителя и сотрудника в актах о назначении и завершении.