В современной практике трудового права вопрос ведения трудовых книжек остается одним из самых актуальных, особенно в свете перехода на электронные форматы и постоянных изменений в законодательстве. Один из наиболее часто задаваемых вопросов касается того, как и где фиксируется работа по совместительству. Самое главное помнить, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку исключительно по месту основной работы.
В этой статье мы подробно разберем правила, порядок действий, необходимые документы и нюансы, которые должны знать как работодатели, так и работники в 2026 году.
Кто вносит запись: основной работодатель
Трудовая книжка, это документ строгого учета, который, как правило, хранится у работодателя по основному месту работы сотрудника. Организация, где человек трудится по совместительству (внешнее совместительство), не имеет доступа к оригиналу трудовой книжки и, следовательно, не имеет права вносить в нее какие-либо записи.
Запись о работе по совместительству вносит основной работодатель. Это происходит только при соблюдении двух ключевых условий:
- Наличие письменного желания самого работника.
- Предоставление работником документов, подтверждающих работу по совместительству.
Если работник не изъявил желания вносить такую запись, основной работодатель не вправе делать это по собственной инициативе или по просьбе второго работодателя.
Порядок действий для внесения записи
Процесс оформления записи регламентирован Трудовым кодексом РФ и актуальными нормативными актами. Чтобы запись появилась в трудовой книжке (бумажной или электронной), сотруднику необходимо выполнить следующие шаги:
- Заключить трудовой договор с работодателем по совместительству. В договоре обязательно должно быть указано, что работа является совместительством.
- Получить подтверждающий документ. Обычно это заверенная копия приказа о приеме на работу по совместительству. Также может потребоваться справка от второго работодателя или выписка из приказа.
- Написать заявление на имя основного работодателя с просьбой внести сведения о работе по совместительству в трудовую книжку.
- Предоставить документы в отдел кадров основного места работы.
На основании этих документов специалист по кадрам основного работодателя вносит соответствующую запись.
Какие документы потребуются?
Для внесения записи основному работодателю необходимы:
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству (заверенная вторым работодателем).
- Копия трудового договора (по запросу кадровика).
- Заявление работника.
Внутреннее и внешнее совместительство: в чем разница?
Важно различать два вида совместительства, так как порядок внесения записей в этих случаях отличается:
Внешнее совместительство
Сотрудник работает в одной организации по основному месту работы, а в другой, по совместительству. В этом случае действует правило, описанное выше: запись вносит основной работодатель на основании документов от второго работодателя.
Внутреннее совместительство
Сотрудник работает в одной и той же организации и по основной должности, и по дополнительной (например, бухгалтер работает еще и кассиром). Поскольку трудовая книжка уже находится у этого работодателя, он вносит запись о совместительстве самостоятельно на основании своего же приказа о приеме на работу по совместительству. Отдельного заявления и копий документов в этом случае обычно не требуется, так как все данные уже есть в организации.
Когда вносить запись: сразу или при увольнении?
Законодательство не устанавливает жестких сроков, когда именно должна быть внесена запись о совместительстве; Существует два подхода:
- В момент приема на вторую работу. Работник сразу приносит документы, и запись появляется в трудовой.
- При увольнении с работы по совместительству. Многие эксперты и кадровики рекомендуют вносить запись именно в этот момент; Это позволяет избежать ситуации, когда в трудовой книжке есть запись о приеме, но нет записи об увольнении, что может создать путаницу при проверке стажа.
Однако, если работник настаивает на внесении записи сразу после приема, работодатель обязан это сделать.
Особенности для электронных трудовых книжек
С 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). Правила для них аналогичны бумажным:
- Сведения о совместительстве в ЭТК вносит основной работодатель.
- Основанием служат те же документы (копия приказа о совместительстве).
- Запись формируется в электронном виде и отправляется в Пенсионный фонд (СФР).
Если работник вел бумажную трудовую, но перешел на электронную, запись о совместительстве также будет отражена в электронном реестре основным работодателем.
Образец формулировки записи
При внесении записи в раздел «Сведения о работе» основной работодатель указывает:
- Номер записи.
- Дату приема на работу по совместительству.
- Наименование организации-второго работодателя.
- Должность и структурное подразделение.
- Важно: Обязательно делается пометка «по совместительству».
Пример: «Принят в отдел маркетинга менеджером по продажам по совместительству».
Правильное оформление работы по совместительству защищает права работника и обеспечивает прозрачность его трудового стажа. Ключевое правило: инициатива исходит от работника, документы предоставляет работник, а вносит запись — основной работодатель. Соблюдение этих простых правил поможет избежать юридических ошибок и проблем с учетом стажа в будущем.
Помните, что трудовое законодательство может меняться, поэтому при возникновении сложных ситуаций всегда рекомендуется консультироваться с актуальными нормативными актами или специалистами отдела кадров.