Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты. В последние годы в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки, однако бумажный документ по‑прежнему остаётся обязательным в ряде ситуаций. В статье рассмотрим, в каких случаях необходимо заводить новую трудовую книжку, какие правовые нормы регулируют этот процесс и как правильно оформить как бумажный, так и электронный вариант.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 65 определяет обязанности работодателя по оформлению трудовой книжки при приёме на работу.
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – устанавливает форму (бумажный и электронный) и правила их заполнения.
• Письмо Минтруда России от 3 июня 2022 г. № 14‑6/ООГ‑3682 – в случае утраты оригинала трудовой книжки работодатель обязан вести сведения в электронном виде.
• С 1 января 2023 года введён новый образец бумажной трудовой книжки, заменяющий утерянные или повреждённые бланки.
• С 2025 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) параллельно с бумажными, если работник не отказался от бумажного варианта.

Когда необходимо заводить новую трудовую книжку

1. Утрата или порча оригинала – если у работника нет своей трудовой книжки, работодатель оформляет дубликат в соответствии с приказом Минтруда от 19 мая 2021 г.
2. Первый раз в трудовой жизни – лицо, никогда не работавшее официально, получает новую (первую) трудовую книжку.
3. Переход на электронный вариант – если прежний работодатель уже ввёл ЭТК, новый работодатель может продолжить вести её в электронном виде, но обязан оформить приказ о приёме и оформить запись в системе.
4. Восстановление на прежнем месте работы по суду – в случае, когда в трудовой книжке появляется запись о восстановлении, иногда рекомендуется оформить новую книжку, чтобы избежать проблем с последующим трудоустройством.
5. Отказ от бумажного варианта – работник может отказаться от бумажной книжки и пользоваться только ЭТК (ст. 65 ТК РФ). В этом случае бумажный документ не заводится.

Как оформить бумажную трудовую книжку впервые

Список необходимых документов

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС;
• ИНН (по желанию, но часто требуется);
• Документ об образовании (диплом, сертификат);
• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами);
• Приказ работодателя о приёме на работу.

Пошаговая инструкция

1. Соберите указанные документы.
2. Подготовьте приказ о приёме на работу (образец – в приказе Минтруда от 19 мая 2021 г.).
3. Подпишите трудовой договор и передайте его работнику.
4. Выдайте работнику бумажную трудовую книжку нового образца. При этом в первой странице указывается «Книга выдана» и проставляются подписи ответственного лица и печать организации.
5. Внесите первую запись – дата начала работы, должность, размер заработной платы, основание (трудовой договор).
6. Передайте работнику книжку с подписью и печатью, а также инструкцию по её сохранению.

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Что такое ЭТК

ЭТК – это цифровой документ, хранящийся в Федеральной государственной информационной системе «Трудовая книжка». Доступ к нему имеет работник через портал Госуслуги, а работодатели вносят сведения через специализированный сервис.

Порядок создания ЭТК

1. Работодатель регистрируется в системе trudbook.gov.ru (или через портал Госуслуги).
2. В системе создаётся профиль организации и привязывается к ЕГРЮЛ.
3. Для нового сотрудника в системе создаётся личный кабинет (автоматически генерируется уникальный номер ЭТК).
4. Вносятся те же сведения, что и в бумажную книжку: дата приёма, должность, оклад, основания и т.д.
5. Работнику отправляется уведомление о создании ЭТК, после чего он может просмотреть документ в личном кабинете на Госуслугах.

Переход от бумажного к электронному варианту

Если у работника уже есть бумажная книжка, но он желает перейти на ЭТК, необходимо:

• Получить согласие работника (письменное заявление об отказе от бумажного варианта).
• Сканировать все записи из бумажной книжки и загрузить их в систему (по требованию Минтруда).
• Закрыть бумажный вариант (внести отметку о прекращении ведения).

Дубликат трудовой книжки

Если оригинал утерян, работодатель обязан оформить дубликат. Процедура:

1. Работник подаёт заявление о потере книжки.
2. Работодатель проверяет отсутствие записей о потере в системе ЭТК.
3. Оформляется приказ о выдаче дубликата, в котором указывается причина утраты.
4. В дубликате делается пометка «Дубликат, выдан в связи с утратой оригинала» и проставляються подписи и печать.
5. Все записи из старой книжки (если они были в ЭТК) автоматически переносятся в дубликат.

Особенности ведения трудовых книжек в 2023‑2026 годах

• Новый образец бумажной книжки (введён 1 января 2023 г.) отличается улучшенной защитой от подделок и имеет более чёткую структуру записей.
• С 2025 года обязательное ведение ЭТК для всех работодателей, независимо от размера организации.
• Работодатели обязаны одновременно вести бумажную и электронную книжки, если работник не отказался от бумажного варианта.
• Приём на работу студентов и специалистов без опыта может осуществляться без бумажной книжки – достаточно оформить ЭТК и подписать трудовой договор.
• В случае восстановления по суду запись о восстановлении в старой книжке может стать препятствием для дальнейшего трудоустройства; в таких ситуациях рекомендуется оформить новую (дубликат) книжку.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте наличие у сотрудника трудовой книжки при приёме на работу. Если её нет, уточните причину (утрата, отказ, первый раз).
2. Если сотрудник отказывается от бумажного варианта, оформляйте только ЭТК, но сохраняйте копию всех документов в личном деле.
3. Для новых сотрудников сразу создавайте электронный профиль в системе ЭТК – это ускорит процесс и избавит от необходимости в бумажных записях.
4. Храните копии всех приказов и договоров в электронном виде (PDF) – они могут потребоваться при проверках.
5. Регулярно проводите аудит записей в бумажных и электронных книжках, чтобы избежать расхождений.
6. Обучайте персонал отдела кадров новым правилам (вебинары, курсы повышения квалификации) – законодательство меняется быстро.

Заводить новую трудовую книжку – обязательный процесс, который зависит от наличия у работника оригинального документа, его желания использовать электронный вариант и от текущих правовых требований. С 2023 года введён новый образец бумажной книжки, а с 2025 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. При утрате оригинала следует оформлять дубликат, а при приёме на работу без опыта – достаточно создать ЭТК.

Соблюдая указанные правила и используя современные цифровые инструменты, вы обеспечите корректное ведение кадрового делопроизводства, избежите штрафов и сделаете процесс трудоустройства более прозрачным для сотрудников.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.