Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы человека. С ее помощью можно подтвердить свой профессиональный путь для будущих работодателей, а также оформить пенсию или социальные выплаты. Если вы столкнулись с требованием предъявить трудовую книжку, а ее у вас нет, возникает закономерный вопрос: как и когда ее получить? В этой статье мы подробно разберем, как оформить трудовую книжку впервые, кто этим занимается и какие нюансы существуют в современных реалиях.
Историческая справка: с чего все начиналось
Первые трудовые книжки стали оформлять работникам еще в далеком 1938 году. Уже тогда в них указывали сведения о работе человека и причины увольнения. Этот документ стал неотъемлемой частью трудовой биографии гражданина, который он был обязан сберегать на протяжении всей своей жизни. С тех пор правила ведения и хранения менялись, но суть документа осталась прежней, фиксация официального трудового пути.
Когда выдается трудовая книжка впервые?
Ответ на вопрос, как работнику получить трудовую книжку впервые, предельно прост: надо лишь устроиться на свою первую работу.
Согласно ст. 65 Трудового кодекса (ТК) РФ, при заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется).
Сроки оформления
Сделать это работодатель обязан в течение 1 календарной недели с момента трудоустройства, причем в присутствии самого работника. Основным нормативным актом, регламентирующим сроки и схему выдачи трудового регистра человеку, который в первый раз устраивается на работу, является Постановление Правительства №225 от .
Бумажная или электронная: что получают сейчас?
В 2025 году действуют два варианта трудовых книжек — бумажные и электронные. Это важнейший нюанс, который нужно учитывать при первом трудоустройстве:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — если ваш новый сотрудник (или вы сами) до 2021 года официально нигде не работал, то при первом трудоустройстве будет оформлена только электронная трудовая книжка. Она хранится в Социальном фонде, и в ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о трудовой деятельности.
- Двойной формат — если же человек начал работать раньше 2021 года и успел сделать выбор в пользу сохранения бумажного варианта, у него будет документ сразу в двух форматах.
Таким образом, сегодня при первом официальном трудоустройстве автоматически формируется электронная трудовая. Бумажный бланк по умолчанию больше не заводится, однако по желанию работника он может быть оформлен.
Кто оформляет документ?
Оформлением трудовой книжки при первичном трудоустройстве занимается работодатель. Самостоятельно покупать бланк в киоске или на рынке и заполнять его дома категорически нельзя, такой документ будет недействительным.
Работодатель приобретает чистые бланки строго у сертифицированных поставщиков, заполняет первый раздел (сведения о работнике) и вносит запись о приеме на работу. В бумажную книжку также вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги (в силу п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Многие задаются вопросом: как узнать, что электронная трудовая уже существует, и как подтвердить ее наличие? Сделать это можно несколькими способами:
- Через сервис Госуслуги — для успешного завершения процесса проверки данных необходимо авторизоваться на портале, корректно заполнить данные и отправить запрос. Вы получите выписку из ЭТК.
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда — там хранится вся актуальная информация о вашем стаже.
- Через работодателя — вы можете запросить у своего текущего работодателя сведения о состоянии вашей электронной трудовой.
Если требуется предоставить трудовую книжку в сторонние органы
В случае, если работнику требуется в тот или иной орган (например, в банк для получения кредита или в соцзащиту) предоставить трудовую книжку, а она ведется в электронном или бумажном формате и находится у работодателя, ему следует написать заявление о выдаче копии трудовой или выписки из нее.
Работодатель обязан предоставить заверенную копию или выписку в установленный законом срок (обычно в течение 3 рабочих дней). Бумажная трудовая книжка на руки работнику в этот период не выдается, так как она должна храниться у работодателя.
Особенности для дистанционных работников
Если вы устраиваетесь на удаленку, перевод дистанционного работника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением записей в трудовую книжку. Если это ваша первая работа, работодатель также удаленно инициирует создание электронной трудовой, а бумажный бланк (если вы изъявите желание) может быть выслан вам почтой или передан через доверенное лицо.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, не стоит паниковать. Вы можете обратиться к текущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Если же вы не работаете, восстановить сведения о стаже можно через Социальный фонд (где хранятся данные электронной трудовой) или через архивы предыдущих работодателей.
Получение трудовой книжки впервые — это автоматический процесс, который запускается в момент вашего первого официального трудоустройства. Сегодня приоритет отдается электронному формату, который надежно хранится в Социальном фонде. Помните, что именно работодатель несет ответственность за правильное заведение и ведение вашего главного трудового документа, а ваша задача, честно работать и при необходимости своевременно запрашивать выписки и копии для подтверждения своего опыта.