Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) — это основной документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Вопросы её оформления, выдачи и хранения строго регулируются Трудовым кодексом РФ и приказами Министерства труда. Данная статья подробно разбирает, как и когда работодатель должен получить (оформить/выдать) трудовую книжку работнику.

Законодательная основа

Основные нормативные акты, регулирующие тему:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 84.1 и др.).
• Приказ Минтруда России от 10 ноября 2022 г. № 713н — утверждает форму и порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).
• Постановление Правительства РФ № 4н — устанавливает порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.

Два ключевых случая, когда работодатель работает с трудовой книжкой

Работодатель взаимодействует с документом в двух основных ситуациях:

При первом трудоустройстве работника

Если человек устраивается на работу впервые (у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки), обязанность по её оформлению лежит на работодателе.

• Что делает работодатель: Изготавливает и открывает новую трудовую книжку (бланк установленной формы) или формирует первую запись в электронной трудовой книжке (ЭТК).
• На основании чего: На основании заявления работника и паспорта.
• Важно: С 1 января 2022 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. При первом трудоустройстве работник вправе выбрать: получить бумажную книжку или сразу перейти на электронную. Если выбор не сделан, работодатель открывает ЭТК.

При увольнении (прекращении трудового договора)

Это самый частый случай, когда работник получает трудовую книжку из рук работодателя. Здесь действуют четкие правила.

• Обязанность работодателя: Выдать работнику его трудовую книжку (бумажную или заверенную выписку из ЭТК) в день увольнения или не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (если книжка была у работодателя на хранении).
• Что вносится: В книжку должна быть сделана правильная запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ или пункт договора) и даты. Запрещены формулировки, порочащие работника.
• Последствия задержки: Если работодатель задерживает выдачу по своей вине, он обязан возместить работнику неполученную заработную плату за время вынужденного прогула (ст. 236 ТК РФ).
• Если книжка утеряна: Работодатель обязан выдать работнику заверенную копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК) в течение 3 рабочих дней с момента заявления.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность

С 2022 года система перешла на преимущественное ведение ЭТК в СФР (Социальном фонде России).

• Кто ведет: Все работодатели обязаны передавать сведения о приёме, увольнении и иных событиях в СФР.
• Как получить: Работник может в любой момент посмотреть свои данные:
  • Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Электронная трудовая книжка»).
  • Через личный кабинет на сайте СФР.
  • В МФЦ (заказать официальную выписку).
• Выдача при увольнении: Если работник не имеет бумажной книжки, работодатель должен направить в СФР сведения об увольнении. Работник затем получает заверенную выписку из ЭТК по своему запросу (через Госуслуги, СФР или МФЦ). Для этого ему не нужно каждый раз обращаться к бывшему работодателю.

Как работник может получить свои документы: пошаговая инструкция

1. При увольнении: В день увольнения запросить у кадровика/бухгалтера бумажную книжку с внесённой записью или получить информацию о том, что сведения переданы в ЭТК.
2. Если книжка не выдана: Написать заявление на выдачу трудовой книжки (или её копии) на имя руководителя работодателя. Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
3. Для получения выписки из ЭТК:
   • Зарегистрироваться на Госуслугах или сайте СФР.
   • В личном кабинете найти раздел «Электронная трудовая книжка» и запросить выписку.
   • Выписка будет готова через несколько дней и доступна для скачивания (она имеет юридическую силу).
4. Если данные в ЭТК нет или они неверны: Обратиться с заявлением к последнему работодателю с требованием исправить и передать сведения в СФР.

Типичные ошибки работодателя и права работника

• Неправильная формулировка причины увольнения (например, «по собственному желанию» вместо «по инициативе работника»). Работник вправе требовать исправления записи.
• Задержка выдачи более 3 дней. Работник может не выходить на работу в эти дни (если это мешает трудоустройству) и требовать оплаты.
• Отказ выдать копию при утере оригинала; Работодатель не вправе отказывать.
• Отсутствие записи об увольнении в ЭТК. Работодатель обязан передать сведения в СФР в обязательном порядке.

Что должен помнить работодатель: краткий чек-лист

1. При первом трудоустройстве обязательно оформить трудовую книжку (бумажную или ЭТК).
2. При увольнении внести корректную запись и выдать документ (или заверенную копию/выписку) в день увольнения или в течение 3 рабочих дней.
3. Передавать все сведения о трудовой деятельности в СФР в установленные законом сроки (обычно в день события).
4. Хранить бумажные трудовые книжки уволенных работников 75 лет.
5. По запросу работника бесплатно выдавать заверенные копии и выписки.

Получение (оформление и выдача) трудовой книжки — это прямая юридическая обязанность работодателя. Нарушение этих правил влечёт административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ) и гражданско-правовые санкции (возмещение ущерба работнику). С переходом на электронный формат процесс стал проще для работника: основные данные хранятся в едином государственном реестре. Однако ответственность работодателя за точность и своевременность внесения информации только возросла. Работник должен знать свои права и при необходимости настаивать на их соблюдении;

Дата актуальности информации: 23 мая 2026 года. Все изменения в законодательстве после этой даты необходимо уточнять на официальных ресурсах: КонсультантПлюс, ГАРАНТ, сайт Социального фонда России и Минтруда России.