Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад, и это сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и индивидуальных предпринимателей (ИП). С 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что трудовой стаж теперь фиксируется исключительно в цифровом формате, а бумажные трудовые книжки уходят в прошлое.
В этой статье мы подробно разберем, как индивидуальному предпринимателю завести электронную трудовую книжку на себя и на своих сотрудников, и какие шаги для этого необходимо предпринять.
Что такое ЭТК и зачем она нужна ИП?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек. ЭТК выполняет те же функции, но хранится на серверах Социального фонда России (СФР) в защищенном виде.
Для индивидуального предпринимателя важно понимать два ключевых момента:
- ЭТК на самого ИП: По закону ИП не может завести трудовую книжку на себя. Предприниматель не является своим собственным работником. Его стаж в качестве ИП подтверждается сведениями из налоговой инспекции (уплаченные страховые взносы).
- ЭТК на работников ИП: Если у ИП есть наемные сотрудники, он обязан вести на них электронные трудовые книжки и своевременно сдавать отчетность. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, а с 2026 года ведение бумажных версий окончательно прекращается.
Как ИП завести ЭТК для своих сотрудников
Если вы выступаете в роли работодателя, процесс «заведения» электронной трудовой книжки для вашего работника состоит из нескольких базовых шагов.
Шаг 1: Подготовка инфраструктуры
Для работы с ЭТК вам потребуется:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): Она необходима для подписания отчетов и юридически значимых документов.
- Доступ к сервисам СФР: Это может быть личный кабинет страхователя на сайте Социального фонда или специализированные программы для сдачи отчетности (например, 1С, Контур, СБИС).
Шаг 2: Сбор заявлений от работников
Хотя переходный период завершен, и новые сотрудники автоматически получают ЭТК, вам нужно понимать статус тех, кто был трудоустроен ранее. При первичном приеме сотрудника, который раньше работал только с бумажной книжкой, он должен предоставить вам бумажную трудовую, а вы будете вести его стаж далее только в электронном виде.
Шаг 3: Сдача отчета ЕФС-1
Именно через отчет ЕФС-1 (Единая форма сведений) работодатель сообщает фонду о том, что принял сотрудника, уволил его или перевел на другую должность. В 2025 году вступили в силу поправки к отчету ЕФС-1. Сдавать ЕФС-1, обязанность каждого работодателя. Поэтому изменения в нем имеют критическое значение для ИП.
Подавая отчет ЕФС-1 с данными о приеме на работу, вы автоматически инициируете создание (или продолжение ведения) электронной трудовой книжки вашего сотрудника в информационной системе СФР. Никаких отдельных заявлений в фонд писать не нужно — отчет ЕФС-1 является основанием для внесения записей в ЭТК.
Как подтвердить наличие у работника ЭТК?
Частый вопрос от кадровиков и самих ИП: как подтвердить, что у работника уже есть электронная трудовая книжка?
Сделать это очень просто:
- Через портал Госуслуг: Работник может самостоятельно зайти в свой личный кабинет на Госуслугах в раздел «Работа и занятость» и посмотреть свой электронный стаж.
- Через работодателя: При приеме на работу сотрудник может предоставить выписку из ЭТК (распечатанную из личного кабинета) или просто сообщить, что он перешел на электронный формат ведения стажа.
- В отчетности: При сдаче ЕФС-1 система СФР автоматически сопоставляет СНИЛС сотрудника с его цифровой трудовой историей.
Как ИП подтвердить свой собственный стаж?
Как уже упоминалось, ИП не заводит ЭТК на себя. Но как же тогда подтверждается стаж предпринимателя?
Вся информация о вашем периоде работы в качестве ИП поступает в СФР напрямую от Федеральной налоговой службы (ФНС). Как только вы регистрируете ИП и начинаете платить обязательные страховые взносы «за себя», ваш предпринимательский стаж начинает зачисляться автоматически. Никаких дополнительных действий или трудовых книжек для этого не требуется.
Преимущества ЭТК для ИП
Помню, когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), многие обрадовались. В XXI веке живем, кругом цифровизация. Для индивидуального предпринимателя ЭТК несет ряд неоспоримых плюсов:
- Снижение бюрократии: Не нужно закупать бланки бумажных трудовых, следить за их хранением, оформлять вкладыши и бояться утери или порчи документа.
- Меньше штрафов: Невозможно внести запись с ошибкой и потом долго ее исправлять. Если вы сдали корректный ЕФС-1, запись в ЭТК формируется автоматически.
- Удобство при проверках: Вся информация о сотрудниках доступна фонду в режиме реального времени;
Завести электронную трудовую книжку для сотрудников ИП — это не сложный отдельный процесс, а часть стандартной процедуры приема на работу и сдачи регулярной отчетности. Главное, что нужно помнить индивидуальному предпринимателю: своевременно сдавайте отчет ЕФС-1 и используйте квалифицированную электронную подпись. На себя, как на ИП, трудовую книжку заводить не нужно, ваш стаж формируется на основе налоговых отчислений.
Цифровизация сделала трудовые отношения прозрачнее и проще. Соблюдайте сроки сдачи отчетности, и электронные трудовые книжки ваших сотрудников всегда будут в полном порядке!