Вопрос заполнения трудовых книжек (ТК) индивидуальными предпринимателями (ИП) часто вызывает путаницу. С одной стороны, ИП является работодателем, с другой — он не может быть работником у самого себя. Данная статья разъясняет все нюансы, основанные на актуальном законодательстве и практике Пенсионного фонда.
🚨 Самое главное, что нужно помнить:
Индивидуальный предприниматель НЕ ВПРАВЕ вносить записи в свою собственную трудовую книжку. Деятельность в качестве ИП не считается трудовыми отношениями по Трудовому кодексу РФ. Поэтому запись о регистрации в качестве ИП, сроках его деятельности и т.д. в ТК не проставляется.
Обязанность ИП как работодателя
Если ИП принимает на работу наемных сотрудников по трудовому договору, он, как и любой другой работодатель, обязан правильно оформить их трудовые книжки; Это требование вытекает из Постановления Правительства РФ № 132 от и Приказа Минтруда № 320н от .
Ключевые правила заполнения для ИП:
- Полное наименование работодателя. В графе 2 (наименование работодателя) указывается строго: «Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество]». Сокращения (ИП) и подписи недопустимы. Пример: Индивидуальный предприниматель Васильев Владимир Васильевич.
- Основание для записи. Все записи делаются на основании изданного ИП приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении.
- Даты. Указывается дата фактического начала/окончания работы. Если сотрудник проработал менее 5 дней, запись не вносится (за исключением случаев увольнения по инициативе работника или администрации).
- Должность/профессия. Указывается точно, в соответствии с штатным расписанием или условиями договора.
Как ИП заполняет ТК наемного сотрудника: пошаговая инструкция
Прием на работу
Запись вносится на основании приказа о приеме на работу.
Образец записи:
Принят(а) на работу [должность, например: менеджер] с [дата приема, например: ].
Подпись работника: _______________
Подпись ИП (работодателя): _______________ [Расшифровка: Васильев В.В.]
М.П. (если есть)
Перевод на другую работу
Если сотрудник переводится на другую должность внутри организации ИП, делается новая запись с указанием новой должности и даты перевода. Предыдущая запись остается без изменений.
Образец записи:
Переведен(а) на должность [новая должность, например: старший менеджер] с [дата перевода, например: ].
Подпись работника: _______________
Подпись ИП (работодателя): _______________
Увольнение
Запись вносится на основании приказа (распоряжения) об увольнении с указанием основания, пункта Трудового кодекса и даты увольнения.
Образец записи:
Уволен(а) [дата увольнения, например: ] в связи с [основание, например: уходом за ребенком до 1.5 лет] (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Подпись работника: _______________
Подпись ИП (работодателя): _______________
Особый случай: совместительство (работа по совместительству у ИП)
Если сотрудник уже работает по основному месту работы и устраивается к ИП на неполное время или на условиях совместительства, правила следующие:
- Запись в ТК о совместительстве вносит НЕ ИП, а основной работодатель. Он делает запись на основании справки или приказа от ИП, подтверждающего факт работы по совместительству.
- В записи указывается: наименование организации-ИП, дата приема/увольнения, должность на условиях совместительства.
- Сам ИП не вносит никаких записей в ТК сотрудника по совместительству. У него ведется своя внутренняя документация (приказы, табель), но ТК остается у основного работодателя.
❌ Что НЕЛЬЗЯ делать ИП:
- Заводить трудовую книжку на себя и вносить в нее записи о своей предпринимательской деятельности.
- Указывать в графе 2 наименование «ИП Васильев В.В.» или «Предприниматель Васильев В.В.»
- Делать записи без подписи самого работника.
- Использовать штампы вместо подписи работника в графе «Подпись работника».
Что делать ИП, если у сотрудника нет трудовой книжки?
Если нанимаемый сотрудник не имеет ТК (например, впервые устраивается на работу), ИП обязан:
- Завести ему новую трудовую книжку (оформляется по форме, утвержденной приказом Минтруда).
- Внести в нее первую запись о приеме на работу, как описано выше.
- Передать книжку работнику под расписку.
5>Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: А если я, как ИП, работаю по трудовому договору в какой-то компании, нужно ли мне иметь ТК?
Ответ: Да, если вы трудитесь по трудовому договору в качестве работника у другого работодателя (не у себя), вы должны иметь собственную трудовую книжку, которую будет заполнять тот работодатель. Ваша деятельность как ИП в эту книжку не вносится.
Вопрос: Какие документы нужны ИП для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии?
Ответ: Пенсионный фонд может запросить у вас, помимо ТК, следующие документы, подтверждающие период деятельности в качестве ИП:
- Свидетельство о регистрации как ИП.
- Выписку из ЕГРИП (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей).
- Свидетельство о прекращении деятельности ИП (если деятельность завершена).
- Документы, подтверждающие уплату страховых взносов в ПФР (например, выписки из лицевого счета).
Но запись в самой ТК о работе в качестве ИП отсутствует.
Вопрос: Можно ли оформить запись в ТК удаленно или электронно?
Ответ: На 2026 год записи в бумажную трудовую книжку вносятся только от руки или печатным способом с обязательной подписью работника и работодателя (ИП). Электронные трудовые книжки (ЭТК) ведутся в специальной системе, но для этого работодатель должен быть подключен к этой системе. ИП может подключиться, но это не отменяет правила: запись о работе на себя в ЭТК также не вносится.
Индивидуальный предприниматель, принимая наемных работников, должен относиться к заполнению их трудовых книжек с такой же ответственностью, как и юридическое лицо. Ключевое отличие — полное отсутствие записей о собственной предпринимательской деятельности в личной ТК ИП. Соблюдение этих простых правил избавит и предпринимателя, и его сотрудников от проблем при оформлении пенсии и других социальных выплат в будущем.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по кадрам.