С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевой шаг в цифровизации кадрового документооборота, который упрощает жизнь как работникам, так и работодателям. Данная статья подробно объясняет, как инициировать регистрацию заявления на получение ЭТК.
🔍 Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это официальный электронный документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина: приёмы, увольнения, переводы, повышения, данные о стаже и иные сведения. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажная трудовая книжка, но хранится в защищённой государственной информационной системе (Единая государственная система социального обеспечения, ЕГИСС).
Кто и зачем инициирует регистрацию заявления?
Процесс регистрации заявления может быть инициирован двумя основными субъектами:
Работник (физическое лицо)
Если у вас ещё никогда не была оформлена трудовая книжка (например, вы первый раз устраиваетесь на работу) или вы решили перейти с бумажного носителя на электронный, вы можете подать заявление самостоятельно.
- Цель: Создать свой электронный документ в системе и получить доступ к нему через Госуслуги.
- Результат: Ваша трудовая история начнёт формироваться в электронном виде. При увольнении с последнего места работы работодатель обязан направить сведения о вас в ЕГИСС.
Работодатель (организация или ИП)
Работодатель играет ключевую роль. Он обязан:
- Вести учет движения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных).
- При приёме на работу, переводе или увольнении формировать и направлять в ЕГИСС электронный формат сведений (ЕФС-1).
- При первом трудоустройстве гражданина, у которого нет ни одной трудовой книжки (бумажной или электронной), инициировать создание для него ЭТК, направив соответствующее заявление в ЕГИСС.
⚠️ Важно помнить!
Согласно действующему законодательству, работодатель не вправе требовать от работника оформления ЭТК вместо бумажной без его письменного согласия. Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может подать заявление о её замене на электронную в любое время. При этом бумажный документ возвращается в органы записи актов гражданского состояния (ЗАГС) или в работодателя, если он был у него на хранении.
Пошаговая инструкция для работника: как подать заявление
Если вы решили получить или перевести свою трудовую книжку в электронный формат, действуйте по следующему алгоритму:
- Подготовьтесь: Убедитесь, что у вас есть подтверждённый аккаунт на портале Госуслуг (с подтверждённой учётной записью). Это обязательное условие.
- Найдите услугу: В личном кабинете на Госуслугах введите в поиске «электронная трудовая книжка» или найдите её в разделе «Труд и занятость».
- Подайте заявление: Заполните онлайн-форму. Вам потребуется указать:
- Персональные данные (ФИО, СНИЛС, паспортные данные).
- Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка — её серию и номер.
- Если вы хотите создать ЭТК впервые, просто подтвердите отсутствие бумажного документа.
- Направьте заявление: После заполнения формы вы её подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которая автоматически применяется при подтверждённом аккаунте Госуслуг, и направите в систему.
- Получите результат: Заявление рассматривается автоматически в ЕГИСС. О статусе обработки вы получите уведомление в личном кабинете Госуслуг. При успешном создании ЭТК вы сможете просматривать её полную историю в разделе «Электронная трудовая книжка» на Госуслугах.
Особенности для работодателей: работа с ЕФС-1
Для организаций процесс тесно связан с кадровым учётом. При любом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) работодатель обязан:
- Сформировать электронный формат сведений (ЕФС-1) о работнике.
- Направить ЕФС-1 в ЕГИСС через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
- Если работник впервые устраивается и у него нет никакой книжки, работодатель должен инициировать создание для него ЭТК, отправив соответствующий пакет данных.
Ведение журналов: Несмотря на электронный формат, Минтруд в своих разъяснениях указывает, что организации обязаны вести журнал учёта движения трудовых книжек и журнал учёта бланков трудовых книжек на бумажном носителе. Это касается и бланков бумажных книжек, которые ещё могут выдаваться по заявлению работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
❓ Нужно ли платить госпошлину?
Нет. Регистрация заявления на создание или перевод на ЭТК является бесплатной государственной услугой.
❓ Что делать с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой?
Вы можете:
- Оставить её у себя и параллельно вести электронную (данные будут дублироваться).
- Подать заявление на замену. После оформления ЭТК бумажный документ следует сдать в ЗАГС (если он был у вас) или вернуть работодателю (если хранился у него) для уничтожения.
❓ Могу ли я отказаться от ЭТК?
Да. Вы вправе подать заявление об отказе от электронной трудовой книжки и продолжать использовать бумажный носитель. Этот отказ также оформляется через Госуслуги или в письменной форме работодателю.
❓ Как часто данные обновляются?
Работодатель обязан направить сведения в ЕГИСС в течение трёх рабочих дней с даты кадрового события (приказа). После этого информация становится доступна вам в вашей ЭТК на Госуслугах.
Регистрация заявления на электронную трудовую книжку — это простой и бесплатный процесс для гражданина через портал Госуслуг; Основная нагрузка по формированию и направлению данных ложится на работодателя. Система ЭТК повышает прозрачность и сохранность трудовых данных, защищая их от потери или подделки. Рекомендуется всем россиянам рассмотреть возможность перехода на электронный формат, оформив соответствующее заявление.
Статья составлена на основе действующего законодательства РФ и разъяснений Минтруда России. Информация актуальна на 2026 год.