Индивидуальный предприниматель (ИП) – как и любой другой работодатель – обязан вести трудовые книжки своих работников. Правильное оформление записей в трудовой книжке защищает интересы обеих сторон и гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ.
Правовая основа
С года порядок заполнения трудовых книжек ИП регулируется Приказом Минтруда РФ № 320н от . В нём закреплены основные принципы:
- Запись о приёме‚ переводе‚ увольнении делаеться в той же форме‚ что и у юридических лиц.
- Для совместителей сведения о работе по основному месту не вносятся.
- Запись в электронную форму (ЕФС‑1) с кадровым событием «ПРИЁМ» подаётся в СФР не позднее следующего рабочего дня после оформления трудового договора.
Какие документы нужны перед заполнением
- Трудовой договор (по форме Т-2) – подписанный обеими сторонами.
- Приказ ИП о приёме на работу (образец приказа).
- Личный листок работника (форма Т-2) – заполняется в двух экземплярах.
- Книга учёта приёма‑и‑увольнения (если ИП ведёт её в бумажном виде).
Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки
Шаг 1. Подготовка к записи
Убедитесь‚ что в трудовой книжке есть свободная строка в разделе «Записи о приёме‚ переводе‚ увольнении». Запись делается чернильной ручкой‚ печатными буквами.
Шаг 2. Заполнение обязательных полей
| Поле | Что указывается |
|---|---|
| Дата приёма | Дата подписания трудового договора (например‚ ). |
| Сведения о работодателе | ИП Иванов Иван Иванович‚ ИНН 1234567890‚ ОГРНИП 1122334455667. |
| Должность (должностные обязанности) | Менеджер по продажам. |
| Трудовой договор № | Т‑2/2026‑05‑15. |
| Срок действия договора | Бессрочно (или указать срок‚ если договор срочный). |
| Основание приёма | Трудовой договор от г. |
| Подпись работодателя | ИП Иванов И.И. |
| Подпись работника | Петров П.П. |
Шаг 3. Оформление подписи и печати
ИП не имеет печати‚ поэтому подпись работодателя (ИП) ставится без печати. При необходимости можно поставить печать организации‚ если ИП использует её в своей деятельности.
Шаг 4. Внесение записи в электронную форму (ЕФС‑1)
После оформления бумажной записи необходимо в системе ЕФС‑1 создать кадровое событие «ПРИЁМ». Данные вводятся в соответствии с полями‚ указанными в приказе Минтруда № 320н. Срок подачи – не позднее следующего рабочего дня;
Пример записи в трудовой книжке
Пример 4. Приём на работу к индивидуальному предпринимателю
ИП Иванов Иван Иванович‚ ИНН 1234567890‚ ОГРНИП 1122334455667‚ менеджер по продажам‚ Трудовой договор № Т‑2/2026‑05‑15 от г.‚ бессрочно‚ основание: трудовой договор‚ ______________________ (подпись ИП Иванова И.И.) ______________________ (подпись Петрова П.П.)
Запись при увольнении (для полноты картины)
При увольнении ИП вносит запись в ту же строку‚ где была запись о приёме‚ но в отдельной строке‚ указывая:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по сокращению и т.д.);
- Номер приказа ИП об увольнении;
- Подпись работодателя и работника.
Часто встречающиеся ошибки и как их исправлять
- Отсутствие даты. Дату необходимо указывать в формате ДД.MM.ГГГГ.
- Неполные сведения о работодателе. Указывайте ИНН и ОГРНИП полностью.
- Неправильный порядок полей. Следуйте образцу из Приказа Минтруда – иначе запись может быть признана недействительной.
- Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается неполной.
- Опечатки. Если ошибка обнаружена после подписи‚ необходимо оформить запись об исправлении в отдельной строке с указанием причины и подписи обеих сторон.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года в России активно вводится электронный формат трудовой книжки. Для ИП процесс выглядит так:
- Работник получает доступ к личному кабинету в Госуслуги или в системе ЭТК.
- Приём на работу фиксируется в системе ЕФС‑1‚ после чего запись автоматически появляется в электронном реестре.
- Работник может просмотреть запись в любой момент‚ а ИП – в любой момент проверить её корректность.
ЭТК упрощает процесс контроля и исключает необходимость в бумажных записях‚ однако ИП всё равно обязан вести бумажный журнал приём‑и‑увольнения в случае‚ если работник требует его.
Где скачать актуальные бланки
Все необходимые формы (Т‑2‚ приказ о приёме‚ образец записи в трудовой книжке) можно бесплатно скачать с официального сайта Минтруда РФ или на портале БухОнлайн. Обратите внимание‚ что версии форм 2026 года уже включают изменения‚ принятые приказом № 320н.
Заполнение трудовой книжки при приёме на работу к индивидуальному предпринимателю – процесс‚ требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Следуя приведённому образцу и рекомендациям‚ вы избежите типичных ошибок и обеспечите законность трудовых отношений.
Помните: запись в трудовой книжке – это не просто формальность‚ а важный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и права работника.
Дата публикации статьи: