Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Для индивидуального предпринимателя (ИП) возникают два вопроса:
- Как оформить запись о собственном приёме на работу (если ИП хочет иметь трудовую книжку как физическое лицо);
- Как правильно вносить записи в трудовые книжки наёмных сотрудников․
Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве и типовых инструкциях по ведению трудовых книжек․
Запись ИП в свою трудовую книжку
Фактически индивидуальный предприниматель ведёт предпринимательскую, а не трудовую деятельность․ Поэтому запись о самом себе как о работнике в трудовой книжке делается только в случае, если ИП оформляет себя как наёмного работника своей же организации (например, заключает трудовой договор с самим собой)․ В остальных случаях такая запись не требуется и может быть признана неправильной․
Когда запись возможна
- ИП зарегистрировал себя как работника (издал приказ о приёме на работу, заключил трудовой договор с самим собой)․
- Требуется подтвердить стаж для будущей пенсии по трудовому обеспечению․
Порядок заполнения
- Подготовка документов: приказ о приёме на работу (форма Т-1), личный листок по форме Т-2, трудовая книжка․
- Запись в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 – порядковый номер записи (следующий после последней записи)․
- Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год)․
- Графа 3 – полное наименование ИП (как указано в ЕГРИП) и, при наличии, сокращённое наименование․
- Графа 4 – должность (например, «Генеральный директор», «Менеджер по продажам» и т․д․)․
- Графа 5 – номер и дата приказа о приёме на работу․
- Графа 6 – подпись работника (ИП) и печать (если имеется)․
- Подпись и заверение: запись заверяется подписью ИП (как работника) и, при наличии, печатью организации․
Запись ИП в трудовые книжки сотрудников
Когда индивидуальный предприниматель выступает в роли работодателя, он обязан вести трудовые книжки всех наёмных работников в соответствии с общими правилами, установленными ТК РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ № 320н)․
Необходимые документы при приёме на работу
- Трудовой договор (письменный)․
- Приказ о приёме на работу (форма Т-1)․
- Личный листок по форме Т-2 (карточка работника)․
- Запись в книге приёма и учёта документов (журнал регистрации трудовых книжек)․
- Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учёта в СФР (бывш․ ПФР и ФСС)․
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Определить порядковый номер записи – смотрим последнюю запись в трудовой книжке и присваиваем следующий номер․
- Заполнить графу 2 – указать дату приёма на работу (ДД․ММ․ГГГГ)․
- Заполнить графу 3 – написать полное наименование ИП (как в ЕГРИП) и, при наличии, сокращённое․
- Заполнить графу 4 – указать должность, которую занимает работник․
- Заполнить графу 5 – номер и дата приказа о приёме на работу․
- Подпись и печать – работник расписывается в графе 6, а ИП (как работодатель) ставит свою подпись и печать организации․
Особенности при переводе и увольнении
- При переводе на другую должность в той же организации делается запись в том же разделе «Сведения о работе»: меняются только графа 4 (должность) и, при необходимости, графа 5 (приказ о переводе)․
- При увольнении в графе 3 указывается основание увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон»), а в графе 5 – номер и дата приказа об увольнении․
Дополнительные требования и рекомендации
Формирование штатного расписания
Если у ИП ещё нет наёмных сотрудников, перед первым приёмом рекомендуется утвердить штатное расписание – документ, фиксирующий должности, подразделения, оклады и другие условия труда․ Это упрощает последующее оформление приказов и трудовых книжек․
Электронная трудовая книжка
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Работа в России»․ При выборе электронного формата:
- Записи делаются в личном кабинете работника и работодателя․
- Подпись осуществляется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
- Печать организации не требуется, но необходимо указать реквизиты приказа в электронном виде․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие приказа: запись без ссылки на приказ считается недействительной․ Всегда указывайте номер и дату приказа․
- Неполное наименование ИП: нужно писать именно полное название, как записано в ЕГРИП (включая ОГРНИП, если требуется инструкцией)․
- Перепутанные графы: графа 3 – только наименование работодателя; графа 4 – должность; графа 5 – реквизиты приказа․
- Отсутствие подписи работника: без подписи запись не считается оформленной․
- Неучёт электронного формата: если работник выбрал электронную трудовую, запись в бумажную книжку не делается․
Правильное ведение трудовых книжек – важная часть кадрового документообразования для любого работодателя, включая индивидуальных предпринимателей․ Запись о самом себе делается только в случае официального оформления трудового отношения с самим собой; иначе такая запись является излишней и может быть признана неправильной․ При работе с наёмными сотрудниками необходимо соблюдать установленный порядок: оформить трудовой договор, издать приказ, заполнить личный листок Т-2, внести запись в трудовую книжку (указав полное наименование ИП, должность, дату и реквизиты приказа) и зарегистрировать работника в СФР․ Следуя представленной инструкции и избегая типичных ошибок, ИП обеспечит корректное документирование трудовых отношений и защитит права как своих работников, так и свои собственные․
Статья актуальна на май 2026 года․