Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. Иногда в ней появляются ошибки или требуется дополнить сведения (смена фамилии‚ должности‚ уточнение даты рождения и т.п.). В статье подробно рассматривается‚ какие правила действуют в 2024‑2026 годах‚ какие документы нужны и как правильно оформить запись.

Правовая база

• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об инструкции по ведению трудовых книжек» (действующая редакция).
• Трудовой кодекс РФ‚ статья 66.1 – сведения о трудовой деятельности.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек‚ утверждённая постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от  г. (для белорусских работодателей).
• С 2024 года новые бланки трудовых книжек могут выпускать не только Гознак‚ но и другие предприятия‚ соответствующие требованиям (список – на сайте Гознака).

Все изменения в трудовой книжке должны соответствовать этим нормативным актам.

Виды изменений

1. Исправления – замена ошибочных записей (например‚ опечатка в дате‚ неверно указана должность).
2. Дополнения (изменения) – внесение новых сведений‚ которые ранее не фиксировались (смена фамилии‚ добавление сведения о дополнительном образовании‚ изменение наименования должности).

Важно различать их‚ потому что исправления оформляются зачёркиванием неверного текста и подписью работодателя‚ а дополнения – отдельной записью с указанием причины изменения.

Кто имеет право вносить изменения?

• Работодатель‚ у которого была допущена ошибка в записи.
• Текущий работодатель‚ если прежний работодатель уже не существует‚ но у работника есть документ‚ подтверждающий правильные данные (свидетельство о браке‚ паспорт‚ справка об образовании).
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) изменения вносит только работодатель‑оператор‚ подавший ошибочную запись.

Порядок действий

Шаг 1. Сбор документов

• Заявление работника (шаблон ниже).
• Документ‚ подтверждающий правильные данные (паспорт‚ свидетельство о браке‚ диплом‚ приказ о переводе и т.п.).
• Если изменение касается фамилии/имени/отчества – копия свидетельства о браке или решения суда.

Шаг 2. Подготовка заявления

Заявление оформляется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты (см. образец). Работодатель проверяет подлинность предоставленных документов.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

1. На ьном листе (если меняются ФИО‚ дата рождения) – зачёркивание старой записи‚ подпись работодателя‚ печать‚ указание «Исправлено» и запись новой информации рядом.
2. В разделе «Сведения о работе» – новая запись в виде:
   С по – ООО «Ромашка»‚ кочегар‑сторож (ранее – сторож‑кочегар). Запись исправлена по заявлению работника от .
3. В разделе «Сведения о награждениях» – отдельная строка «Запись недействительна»‚ если запись признана ошибочной.
4. Подпись и печать работодателя ставятся под каждой исправленной/дополненной записью.

Шаг 4. Выдача копии

Работнику выдают копию исправленной страницы (или скан) и сохраняют оригинал в архиве кадровой службы.

Образец заявления работника

<h3>Заявление</h3>
<p>«<strong>Г. Москва</strong>‚ «<strong>22</strong>» <strong>мая</strong> 2026 г.</p>
<p>Я‚ <strong>Иванов Иван Иванович</strong>‚ <strong>дата рождения: </strong>‚ прошу внести изменения в трудовую книжку № <strong>123456</strong> в связи с <strong>[указать причину]</strong>:</p>
<ul>
 <li>Изменить фамилию с «Иванов» на «Петров» (свидетельство о браке № 45 от ).</li>
 <li>Исправить должность «сторож‑кочегар» на «кочегар‑сторож» (приказ № 78 от ).</li>
</ul>
<p>Приложения:</p>
<ol>
 <li>Копия свидетельства о браке.</li>
 <li>Копия приказа о переводе.</li>
</ol>
<p>Подпись ______________________ /Иванов И.И./</p>

Пример записи в трудовой книжке

Если исправление касается личных данных‚ запись выглядит так (ьный лист):

<p><strong>Фамилия‚ имя‚ отчество:</strong> Иванов Иван Иванович –> Петров Иван Иванович<br>
<strong>Дата рождения:</strong> –> <br>
<em>Запись исправлена по заявлению от ‚ подпись и печать работодателя.</em></p>

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли самостоятельно исправить ошибку в трудовой книжке?

Нет. Исправления вносятся только работодателем (или его уполномоченным представителем) с подписью и печатью.

Что делать‚ если прежний работодатель уже не существует?

Необходимо предоставить документ‚ подтверждающий правильные сведения (например‚ справку из пенсионного фонда‚ копию приказа о переводе). Текущий работодатель вносит запись‚ указывая‚ что исправление сделано на основании указанных документов.

Можно ли заменить старую трудовую книжку на новую образец?

Не обязательно. По закону работник может продолжать использовать старый образец‚ а работодатель вносит записи в него в обычном порядке.

Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка внесения записей?

Согласно ТК РФ‚ за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность – штраф от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц.

Внесение изменений в трудовую книжку – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований. Главное помнить:

• Собрать подтверждающие документы.
• Составить заявление работника.
• Оформить запись в соответствии с инструкцией (зачёркивание‚ подпись‚ печать).
• Сохранить копию исправленной страницы.

Следуя этим рекомендациям‚ вы избежите ошибок‚ судебных споров и возможных штрафов.

Дата актуализации статьи: