Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работодателей России. Однако даже при цифровой форме в ней могут возникнуть неверные записи – опечатки, неверные даты, неверное название организации и т.п. В статье разберём, что считается ошибкой, кто имеет право её исправлять и какой порядок действий следует соблюдать, чтобы не нарушить Трудовой кодекс и требования Федеральной службы по надзору в сфере труда (Ро труда).
Что считается «неверной записью» в ЭТК
- Опечатка в наименовании организации или в фамилии сотрудника.
- Неправильная дата начала или окончания работы.
- Неправильный статус занятости (полный/частичный, временный/постоянный).
- Ошибка в сведении о награждении или в графе «причина увольнения».
- Запись, признанная недействительной (например, указана без подписи работодателя).
В соответствии с разъяснениями КонсультантПлюс и Роструда, такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или в вкладыш к ЭТК, если в основном разделе закончилось место.
Кто может вносить исправления
Исправления в ЭТК могут вносить только:
- Работодатель, где была допущена ошибка (по месту работы).
- Предыдущий работодатель, если ошибка обнаружена после увольнения сотрудника.
- Сам сотрудник – в случае, когда он самостоятельно подаёт заявление на исправление (например, при обнаружении опечатки до оформления документа).
Важно: только официальный документ (приказ, расписка, справка) может служить основанием для внесения изменения.
Пошаговый алгоритм исправления ошибки
Выявление ошибки
Проведите аудит ЭТК сотрудника.
Сравните данные с оригинальными документами (трудовой договор, приказы, табель учета).
Подготовка официального документа
Для признания записи недействительной подготовьте:
- Приказ об аннулировании неверной записи.
- Новый документ, в котором указаны правильные сведения.
Заполнение исправительной формы
В электронной форме (ЭТК) необходимо:
- В графе «признак отмены» указать, что предыдущая запись аннулируется.
- Внести корректные сведения в соответствующие поля (дата, название организации, должность и т.д.).
- Сохранить документ и отправить его в СФР (через форму ЕФС‑1, корректировочный отчет).
Подтверждение изменения
После внесения исправления:
- Работодатель получает подтверждение от СФР о приёме корректирующего отчёта.
- Сотруднику выдаётся новый экземпляр ЭТК (или обновлённый PDF‑файл) с отметкой «исправлено».
Как исправить конкретные типы ошибок
Ошибка в наименовании организации
Если в записи указано неверное название организации, необходимо:
- Внести новое название в соответствующую графу.
- Указать дату изменения.
- Поставить подпись уполномоченного лица.
Пример записи после исправления:
Наименование организации: ООО «Новая Платформа» (ранее указано «ООО Новая Платфома»)
Ошибка в дате приёма на работу
Для исправления даты:
- Укажите правильную дату в графе «Дата начала работы».
- В графе «Причина изменения» укажите «Опечатка в дате».
- Сохраните документ и отправьте в СФР.
Ошибка в сведении о награждении
Если в разделе «Сведения о награждении» указана неверная премия или премия не подтверждена, то:
- Отметьте запись как недействительную.
- Внесите корректные данные о премировании.
- При необходимости – добавьте пояснительный документ (приказ о выплате).
Когда требуется дубликат трудовой книжки
Дубликат нужен, если:
- Ошибка выявлена после того, как в ЭТК закончилось место для новых записей.
- Работодатель не может внести исправление в существующий документ (например, из‑за технических ограничений электронной системы).
В этом случае:
- Сотрудник получает новый документ с правильными данными.
- В старую ЭТК вносится отметка «аннулировано»;
- Новый документ привязывается к оригиналу как «дополнение».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли исправлять ошибку, если она обнаружена после увольнения сотрудника?
Ответ: Да, но только при наличии официального документа от предыдущего работодателя, подтверждающего ошибку, и после подачи корректирующего отчёта в СФР. - Вопрос: Как оформить запись в ЭТК, если в ней не хватает места?
Ответ: Запись переносится в «вкладыш» к ЭТК, где также указывается признак отмены предыдущей записи. - Вопрос: Нужно ли подписывать исправляющий документ?
Ответ: Да, подпись уполномоченного лица (директора, HR‑менеджера) обязательна. - Вопрос: Что делать, если в ЭТК уже внесена запись с ошибкой, но СФР её не приняла?
Ответ: Нужно повторно подготовить документ, убедившись, что все реквизиты соответствуют требованиям формы ЕФС‑1, и отправить его повторно.
Неверная запись в электронной трудовой книжке – это не просто опечатка, а потенциальный юридический риск. Правильный подход к её исправлению включает:
- Точное выявление ошибки.
- Подготовку официального документа, подтверждающего её аннулирование.
- Внесение корректных данных в ЭТК с отметкой «признак отмены».
- Отправку корректирующего отчёта в СФР и получение подтверждения.
Соблюдая указанный порядок, работодатель минимизирует риск нарушения трудового законодательства и обеспечивает сотрудникам достоверные сведения о их трудовой истории.
Автор: кадровый консультант, 2026 год.