Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Ошибки в ее заполнении недопустимы, так как они могут повлиять на расчет пенсии, получение пособий и трудоустройство в будущем. В 2026 году правила ведения трудовых книжек остаются строгими: зачеркивания, подчистки и использование корректора категорически запрещены. Единственный легальный способ исправить ошибку, признать запись недействительной и внести правильную информацию.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий кадровика, требования законодательства и приведем образцы правильных записей.

Общие правила исправления ошибок

Согласно актуальным нормам 2026 года, любая неточность в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» исправляется путем признания предыдущей записи недействительной. Это касается ошибок в датах, должностях, названиях организаций, а также оснований для увольнения.

Ключевые принципы:

• Нельзя зачеркивать ошибочную запись или замазывать ее корректирующей жидкостью.
• Исправление вносится той организацией, которая допустила ошибку. Если сотрудник уже уволился, исправление вносит его новый работодатель на основании официального документа от предыдущего работодателя.
• Любое изменение должно быть подтверждено приказом или распоряжением руководителя.
• Если ошибка касается фамилии (например, написано «Е», а в паспорте «Ё»), допускается внесение исправления путем надставки точек, но в сложных случаях лучше применить процедуру признания записи недействительной.

Пошаговая инструкция: как сделать запись о недействительности

Для исправления ошибки необходимо дождаться появления следующей свободной строки в трудовой книжке. Запись вносится следующим образом:

Шаг 1. Заполнение графы 1 (Номер записи)

В первой графе проставляется следующий порядковый номер. Важно: нумерация не прерывается. Если последняя запись была под номером 10, то запись об исправлении будет иметь номер 11, даже если мы исправляем запись под номером 5.

Шаг 2. Заполнение графы 2 (Дата)

Во второй графе указывается дата внесения исправительной записи (текущая дата), а не дата ошибочной записи.

Шаг 3. Заполнение графы 3 (Текст записи)

В третьей графе делается запись о признании предыдущей информации неверной. Формулировка должна быть точной:

«Запись за номером [номер ошибочной записи] считать недействительной».

Сразу после этой фразы (в той же графе 3, с новой строки) вносится правильная запись. Если же ошибка была в том, что запись была внесена ошибочно и никакой работы не было, правильная запись не вносится, ограничиваются только признанием недействительности.

Шаг 4. Заполнение графы 4 (Основание)

В четвертой графе указываются реквизиты документа (приказа или распоряжения), на основании которого вносится исправление. Внимание: если исправление вносится на основании приказа об исправлении ошибки, указываются реквизиты именно этого нового приказа. Если вносится правильная запись взамен ошибочной, в графе 4 часто указывают реквизиты документа, который должен был быть основанием изначально, либо реквизиты нового приказа об исправлении, в зависимости от внутренней инструкции и типа ошибки.

Образцы записей в трудовой книжке

Рассмотрим конкретные примеры, актуальные для 2026 года.

Ситуация 1: Ошибка в должности или названии организации

Предположим, под номером 5 была ошибочно указана должность «Менджер», а должна быть «Менеджер». Под номером 6 уже внесена другая запись. Исправление будет выглядеть так:

• Графа 1: 7
• Графа 2: (дата исправления)
• Графа 3: Запись за номером 5 считать недействительной. Принят на должность менеджера.
• Графа 4: Приказ от № 45-к (или реквизиты оригинального приказа, если так принято локальными актами, но чаще — реквизиты приказа об исправлении).

Ситуация 2: Ошибочная запись об увольнении

Если сотрудника уволили по неправильному основанию или ошибочно, и он был восстановлен на работе:

• Графа 3: Запись за номером [номер] считать недействительной. Восстановлен на работе в прежней должности.
• Графа 4: Приказ о восстановлении от [дата] № [номер].

Частые вопросы и важные нюансы

Что делать, если организация, допустившая ошибку, ликвидирована?

Если организация-правопредшественник ликвидирована, исправление вносит работодатель по новому месту работы сотрудника на основании соответствующего документа (архивной справки, решения суда и т.д.).

Нужно ли выдавать дубликат?

По общему правилу, если запись признана недействительной, выдача дубликата трудовой книжки не требуется, так как история исправлений сохраняется в оригинале. Однако, если сотрудник настаивает или если ошибок настолько много, что они затрудняют чтение, по заявлению работника может быть выдан дубликат, куда переносятся только верные сведения.

Можно ли оставить графу 4 пустой?

Да, в некоторых случаях, когда запись признается недействительной без внесения новой правильной записи (например, запись внесена ошибочно, работы не было), и нет отдельного приказа с новым номером, графа 4 может оставаться пустой, но это редкий случай. Обычно всегда издается приказ об исправлении, реквизиты которого и вносятся в графу 4.

Правильное оформление записей о недействительности в трудовой книжке — залог юридической чистоты документа. Помните, что в 2026 году контроль за ведением трудовых книжек остается высоким. Любое исправление должно базироваться на официальном приказе руководителя; Соблюдение алгоритма нумерации и правильность формулировок («Запись за номером..; считать недействительной») помогут избежать проблем при проверках и при назначении пенсии работнику.

Помните: аккуратность и соблюдение инструкций защищают права как работодателя, так и сотрудника.