Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника; Сведения об образовании, профессии и специальности вносятся в неё на основании официальных документов (дипломов, аттестатов). Однако на практике встречаются ошибки: опечатки, неполные данные, указание не того уровня образования. Такие неточности могут создать проблемы при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении социальных льгот. Данная статья объясняет, как законно исправить ошибочную запись.

Нормативная база: что говорит закон?

Основным документом, регулирующим заполнение трудовых книжек, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 225 (далее — Правила № 225).

• П. 9 Правил № 225 прямо указывает: сведения об образовании, профессии, специальности вносятся на основании документов об образовании (дипломов, свидетельств и т.д.).
• Запись делается на ьном листе (первой странице) трудовой книжки.
• Если запись об образовании отсутствует или содержит ошибку, её необходимо дополнить или исправить в установленном порядке.

Где и как правильно указывать данные об образовании?

На ьном листе трудовой книжки есть специальные графы:

1. «Образование», указывается уровень (например, «высшее», «среднее специальное», «профессиональное обучение»).
2. «Профессия/специальность», указывается название специальности или профессии в соответствии с документом об образовании (например, «экономист», «техник-механик»).

Важно: Если у работника несколько образований, в графу «Образование» вносятся все уровни (например, «среднее общее, высшее»), а в графу «Профессия/специальность» — соответствующие специальности.

Типичные ошибки в записях об образовании

• Опечатки в названии специальности или уровня образования.
• Неполные данные (например, указано только «высшее», без названия специальности).
• Некорректный уровень (например, среднее профессиональное образование указано как «среднее»).
• Отсутствие записи при наличии документа об образовании.
• Указание образования, не соответствующего документу (например, «магистр» при наличии диплома специалиста).

Алгоритм действий: как исправить ошибочную запись

Исправление производится по инициативе работодателя (по заявлению работника) или по заявлению самого работника. Самовольное исправление в трудовой книжке недопустимо.

Шаг 1: Подготовка заявления

Работник подаёт на имя руководителя организации письменное заявление с просьбой внести изменения в запись об образовании. В заявлении нужно указать:

• Какая именно запись является ошибочной (например: «В графе «Профессия/специальность» на ьном листе указано «Бухгалтер», в то время как по диплому моя специальность — «Экономист»»).
• Какие данные должны быть указаны вместо ошибочных.
• Причину исправления (например: «в связи с неправильным переносом данных из диплома»).

К заявлению обязательно прилагается копия документа об образовании (диплома, аттестата), подтверждающего правильные сведения.

Шаг 2: Издание приказа (распоряжения) работодателя

На основании заявления работника и приложенного документа руководитель организации издает приказ (распоряжение) об исправлении записи в трудовой книжке. В приказе указываются:

• ФИО работника.
• Суть ошибки и правильные данные.
• Основание для исправления (заявление работника, номер и дата документа об образовании).
• ФИО лица, производящего исправление (обычно это сотрудник отдела кадров).

Шаг 3: Непосредственное исправление в трудовой книжке

Исправление производится сотрудником отдела кадров (или уполномоченным лицом) в присутствии работника. Порядок действий:

1. В ошибочной записи одной чертой перечёркивается неверный текст (например, «Бухгалтер»).
2. Над перечёркнутым текстом пишутся правильные данные (например, «Экономист»).
3. Справа от исправления указывается дата исправления и ставится подпись лица, внесшего изменения (сотрудника отдела кадров).
4. Подпись работника, чья запись исправляется, также ставится рядом с исправлением.
5. Внизу исправленной страницы (или на отдельном листе) делается отметка: «Запись об образовании исправлена на основании приказа от [дата] № [номер]» с подписями руководителя и сотрудника кадров.

Запрещено: использовать correction fluid (шариковую ручку с белой пастой), заклеивать, зачёркивать несколько раз. Исправление должно быть четким и аккуратным.

Шаг 4: Оформление дубликата (если необходимо)

Если исправление на ьном листе невозможно из-за его плохого состояния или если ошибка была допущена при первичном оформлении, может быть оформлен дубликат трудовой книжки. В дубликате все сведения, включая исправленные, заполняются заново на основании имеющихся документов и приказа об исправлении.

Чем отличается исправление от дополнения?

• Исправление — корректировка уже существующей, но ошибочной записи (например, опечатка в слове).
• Дополнение — внесение новых сведений, которых не было ранее (например, если при первом оформлении графа «Образование» осталась пустой, и теперь её заполняют на основании диплома).

Процедура для дополнения аналогична: заявление работника, приказ, аккуратное заполнение пустой графы на ьном листе с указанием даты и подписями.

Последствия бездействия: почему важно исправить ошибку?

• Для работника: Некорректная запись может привести к отказу в приёме на работу (если требуется определённая специальность), занижению квалификационного разряда, проблемам при подтверждении образования в пенсионном фонде или при оформлении социальных выплат.
• Для работодателя: Нарушение Правил № 225 влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).

Практический пример (образец)

Ситуация: В трудовой книжке на ьном листе в графе «Профессия/специальность» указано «Программист», однако по диплому специальность — «Прикладная информатика»;

Действия:

1. Работник пишет заявление с просьбой исправить запись на «Прикладная информатика» и прикладывает копию диплома.
2. Работодатель издает приказ «Об исправлении записи в трудовой книжке [ФИО работника]».
3. В трудовой книжке на ьном листе:

 Профессия/специальность: Программист Прикладная информатика
 Исправлено на основании приказа от № 123
 _________________ (подпись сотрудника кадров) 
 _________________ (подпись работника)
 

Исправление неверной записи об образовании в трудовой книжке — простая, но строго регламентированная процедура. Ключевые правила: действовать только на основании заявления работника и документа об образовании, оформить приказ, произвести аккуратное исправление с обязательными подписями и датой. Соблюдение этих шагов гарантирует юридическую чистку кадрового документа и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и кадровой практики по состоянию на 23 мая 2026 года.