В процессе работы с персоналом часто возникают ситуации, когда в трудовой книжке допущена ошибка: неверно указана дата приёма, место работы, должность или иные сведения. В таких случаях необходимо объявить недействительной прежнюю запись и внести корректировку, соблюдая требования Трудового кодекса РФ и внутренних нормативных актов организации.

Когда запись в трудовой книжке считается недействительной

Согласно ст. 234 ТК РФ, запись может быть признана недействительной, если:

• в ней указаны неверные сведения о месте работы, дате приёма или увольнения;
• произведена ошибка при оформлении (например, пропущена подпись, не указана дата);
• запись противоречит другим документам (трудовому договору, приказу и т.п.).

После признания недействительной записи необходимо оформить её исправление в соответствии с установленным порядком.

Общий алгоритм внесения записи о недействительности

1. Подтверждение ошибки. Кадровый сотрудник проверяет документ и фиксирует факт недопустимости текущей записи.
2. Оформление отметки о недействительности. В соответствующей графе трудовой книжки делается пометка «Запись за номером X недействительна».
3. Внесение новой записи. На основании приказа или другого нормативного акта вставляется новая строка с правильными данными.
4. Заполнение графа 4. Указываются номер и дата приказа, на основании которого произведена корректировка.
5. Подписи сторон. Подписи представителя работодателя и сотрудника (при необходимости – подпись сотрудника о согласии с исправлением).

Важно: зачеркивать или использовать корректирующую жидкость нельзя – запись должна быть заменена новой, оформленной в соответствии с инструкцией.

Пример заполнения трудовой книжки (образец 2026 г.)

Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.

Графа 1: Запись за номером 12 недействительна

Графа 2: 

Графа 3: Запись за номером 12 недействительна

Графа 4: Приказ № 156 от «О признании недействительной записи о приёме на работу»

Графа 5 (новая запись): Приём на работу: , отдел маркетинга, должность «Специалист по продажам»

Как оформить запись о признании недействительной записи при увольнении

Если ошибка обнаружена после того, как сотрудник уже уволен, порядок слегка отличается:

• В графе 1 указывается номер записи, которую нужно признать недействительной.
• В графе 2 – дата внесения исправления.
• В графе 3 – формулировка «Запись за номером X недействительна».
• В графе 4 – реквизиты приказа, который отменяет предыдущую запись (например, «Приказ № 210 от «Об увольнении сотрудника»»).
• В графе 5 – новая запись с датой увольнения, причиной и подписью руководителя.

После этого в разделе «Сведения о работе» вносятся сведения о приёме на новую должность у нового работодателя, если это предусмотрено.

Частые вопросы и ответы

1. Можно ли зачеркнуть ошибку? – Нет. Зачеркивание считается нарушением требований к оформлению трудовой книжки. Необходимо полностью заменить запись новой.
2. Кто подписывает исправление? – Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и, при необходимости, сотрудника, подтверждающего согласие с исправлением.
3. Как оформить дубликат трудовой книжки? – При обнаружении ошибки в оригинале оформляется дубликат, в котором вносится исправленная запись. Оригинал помечается как «недействительный».
4. Какие документы подтверждают недействительность записи? – Приказ, служебная записка, договор с работодателем, протокол проверки.

Правильное оформление записи о недействительности в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдая описанный выше порядок, можно:

• избежать споров при расчёте заработной платы;
• гарантировать соответствие трудовых отношений требованиям ТК РФ;
• сохранить документальную целостность кадровой документации.

Для более детального ознакомления рекомендуется ознакомиться с полным текстом статьи «Сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи образец» и скачать готовый образец заполнения в 2026 году.

Автор: кадровый отдел, 21 мая 2026 г.