Одна из наиболее распространённых ошибок при ведении трудовых книжек, это пропуск или некорректное указание полного наименования организации-работодателя в графе 3 раздела «Сведения о работе»․ Такая запись считается неполной и требует обязательного исправления․ Данная статья объясняет, как правильно и законно устранить эту ошибку в различных ситуациях․
Нормативная основа: что говорит закон?
Основными документами, регулирующими заполнение трудовых книжек, являются:
- Приказ Минтруда России от № 320н (форма, порядок ведения и хранения)․
- Постановление Минтруда России от № 69 (Инструкция по заполнению, действовавшая ранее, но её принципы во многом сохранены)․
Согласно п․ 3․1 Инструкции и п․ 13 Приложения № 2 к Приказу № 320н, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка обязательно указывается полное наименование организации (а также сокращённое, если оно есть)․
Ключевой принцип: Любая исправляющая запись должна быть обоснована, чётко сформулирована и подписана уполномоченным лицом работодателя (обычно сотрудником отдела кадров) с указанием даты исправления․ Исправление «наклейкой», зачёркиванием или карандашом недопустимо․
Ситуация 1: Ошибка выявлена сразу при первом заполнении (запись о приёме)
Если при оформлении приёма на работу в графе 3 сразу не указано наименование организации, а запись начинается с даты и должности, действуют следующие правила․
Правильный алгоритм действий:
- Признайте первоначальную ошибочную запись недействительной․ Сразу после неё (в той же графе 3, но новой строкой) напишите:
«Запись о наименовании организации недействительна»․ - Внесите корректную запись․ В следующей строке (с новой датой, соответствующей дате приказа о приёме) укажите правильное полное наименование организации, а затем — данные о приёме (дата, должность, основание)․
Пример оформления:
Графа 3 (раздел «Сведения о работе»)
Запись о наименовании организации недействительна․
ООО «Вертикаль»
Принят на работу на должность инженера․
Приказ № 10-к от ․
Ситуация 2: Ошибка обнаружена после нескольких верных записей
Если после ошибочной записи (без названия организации) уже внесены одна или несколько правильных записей (о приёме, переводе, увольнении), алгоритм немного меняется․
- После последней из уже внесённых записей (например, после записи об увольнении) в графе 3 делается исправительная запись․
- Формулировка:
«В наименовании организации, указанном в записи от [дата ошибочной записи], допущена ошибка․ Правильное наименование организации: [полное наименование]»․ - Далее, с новой строки и с датой, соответствующей дате первой (ошибочной) записи, делается «восстановительная» запись, где указывается правильное наименование организации и все данные, которые должны были быть изначально (приём на работу)․
Важно: В этом случае запись о приёме на работу будет иметь два номера: номер первоначального внесения (но она признана недействительной) и номер исправительной записи․ Это не является нарушением, так исправляется фактическая ошибка․
Ситуация 3: Изменение наименования организации в процессе работы
Если организация была переименована (реорганизована, сменила форму собственности и т․д․), это должно быть отражено в трудовой книжке всех работающих и уволенных сотрудников․
- В grafe 3 отдельной строкой (после последней записи о работе в старой организации) делается запись:
«Организация (наименование, код ОКПО) с [дата] переименована в [новое наименование, код ОКПО]»․ - Основание: приказ (распоряжение) о переименовании, свидетельство о государственной регистрации․
- Все последующие записи (о продолжении работы, переводе, увольнении) оформляются уже от имени нового наименования организации․
Ситуация 4: Все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены
Если место для внесения исправления отсутствует (все страницы раздела заняты записями), используется вкладыш․
- Вкладыш оформляется по той же форме, что и основная книжка․
- На первом листе вкладыша в grafe 3 указывается: «Вкладыш к трудовой книжке № [номер]»․
- Далее в grafe 3 вносятся все необходимые исправительные записи (с указанием дат, соответствующих исходным ошибкам)․
- Вкладыш подшивается в книжку, о чём делается отметка на последней странице основного раздела․
- Вкладыш ведётся, хранится и сдаётся на личный счёт вместе с основной книжкой․
Краткая памятка: что делать, если не указана организация?
- Не паниковать․ Ошибка исправима․
- Определить тип ошибки: это первая запись или уже есть последующие?
- Следовать соответствующему алгоритму (см․ выше)․
- Все исправления вносить чернилами (синими или чёрными), разборчиво, без исправлений «набело»․
- Обязательно указать дату исправления и подпись ответственного лица (начальник отдела кадров или уполномоченный сотрудник)․
- Пронумеровать исправление (если это не первая запись в книжке)․
Что НЕЛЬЗЯ делать?
- Зачёркивать ошибочную запись и писать поверх неё․
- Использовать корректирующую жидкость или «наклейки»․
- Оформлять исправление от руки карандашом․
- Вносить исправление, не делая ссылку на недействительность ошибочной записи․
- Игнорировать ошибку, надеясь, что её «не увидят»․
Последствия игнорирования: Трудовая книжка с некорректными записями может быть признана недействительной при трудоустройстве, оформлении пенсии или получении социальных льгот․ Это создаёт серьёзные риски для работника․
Практический совет
При обнаружении подобной ошибки необходимо:
- Найти и сверить с оригиналом приказ (распоряжение) о приёме/переводе/увольнении, на основании которого вносилась ошибочная запись․
- Уточнить полное и точное наименование организации на дату внесения записи (учитывая возможные переименования)․
- Оформить исправление в соответствии с приведёнными выше правилами․
- Оформить служебную записку или акт об исправлении ошибки в трудовой книжке, который подшивается в личное дело работника․
Статья составлена на основе анализа нормативных актов и практики кадрового документооборота․ Не является юридической консультацией․ Для решения конкретных случаев обращайтесь к специалистам․