Допустить ошибочную запись в трудовой книжке может даже самый опытный и внимательный специалист кадровой службы. Однако от этой ошибки зависит стаж и будущие пенсионные права работника, поэтому важно не просто заметить неточность, но и грамотно ее устранить. В 2026 году правила заполнения и исправления трудовых книжек по-прежнему регламентируются требованиями действующих нормативных актов, в первую очередь — Приказом Минтруда РФ № 320н от .

В нашем материале мы подробно разберем, как исправить ошибку, не получив штраф от трудовой инспекции, и рассмотрим алгоритмы действий для разных ситуаций.

Главное правило: зачеркивать нельзя!

Одно из самых важных и строгих правил ведения трудовых книжек гласит: ошибку в трудовой книжке нельзя просто зачеркнуть и написать правильный текст (за исключением титульного листа). В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» исправления вносятся исключительно путем признания записи недействительной и создания новой верной записи.

Исправление ошибок в разделе «Сведения о работе»

Если ошибка допущена в информации о приеме, увольнении, переводе или в реквизитах приказов, порядок действий следующий:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
3. В графу 3 вносится фраза: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»;
4. Сразу после этого, в ту же графу 3, вносится правильный текст (например: «Принят на должность столяра»).
5. В графе 4 указывается реквизит приказа (дата и номер), на основании которого вносится исправление.

После внесения исправлений новую запись необходимо заверить подписью ответственного лица и печатью организации или отдела кадров.

Что делать, если ошибок несколько?

Если в трудовой книжке обнаружилось сразу несколько ошибок, необходимо исправить каждую из них. Однако, если ошибочные записи идут подряд, исправить их можно одной объединяющей записью; Например, в графе 3 пишется: «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Принят на должность столяра».

Ошибка в названии организации

Название организации фиксируется в трудовой книжке без числового обозначения (как заголовок). Если кадровик допустил опечатку в названии компании, чтобы исправить ошибку, нужно вписать новое (правильное) название. При этом ошибочное название не зачеркивается, а ниже пишется правильное.

Исправление ошибок на титульном листе

Титульный лист, единственное место в трудовой книжке, где допускается зачеркивание. Искаженная фамилия или отчество, некорректная дата рождения — типичные причины для изменений на первой странице.

Как исправить:

• Одной тонкой чертой зачеркивается неверная информация (так, чтобы старый текст легко читался).
• Рядом (на свободном месте) пишется исправленный вариант, согласно правилам.
• На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, подтверждающий новые данные (например, паспорт или свидетельство о браке), с указанием его серии, номера и даты.
• Эта ссылка заверяеться подписью ответственного лица и печатью работодателя.

Когда исправить ошибку невозможно: выдача дубликата

В большинстве случаев исправление ошибки допустимо, но иногда это сделать невозможно. Если документ пришел в негодность (порван, испачкан, залит), содержит множество грубых ошибок, не поддающихся логичному исправлению, или если записи в разделах стали нечитаемыми, работодателю следует завести дубликат трудовой книжки.

Исправление ошибок в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С внедрением электронной трудовой книжки алгоритм исправления стал проще, однако он имеет свои особенности. В бумажном документе исправление может сделать текущий работодатель, а в некоторых случаях — новый работодатель. С электронной трудовой книжкой алгоритм следующий:

1. Подготовить новую форму СЗВ-ТД с корректными сведениями.
2. В графе «Признак отмены» указать, что предыдущая запись аннулируется.
3. Одновременно подать исправленную запись на ту же дату/событие.

Если же ошибка в ЭТК уже была отправлена и принята фондом, внесение изменений в трудовую книжку может сделать СФР (Социальный фонд России). Можно также обратиться к новому работодателю для исправления бумажного документа, а затем передать корректировки в СФР, но специалисты рекомендуют лучше сразу действовать через фонд.

Ответственность и полезные советы

Работодатель обязан не только своевременно вносить в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ); Это подразумевает также своевременное исправление ошибок. За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы.

Чтобы избежать проблем, соблюдайте три главных правила:

• Всегда признавайте запись неточной и вносите нужные данные по установленному стандарту.
• Не используйте корректоры (штрих) и лезвия для удаления текста.
• Сверяйте все данные с оригиналами приказов и паспортом сотрудника перед внесением записи.

Соблюдение этих простых рекомендаций поможет вам поддерживать кадровые документы в идеальном порядке и защитить права ваших сотрудников;