Дата заполнения трудовой книжки – один из ключевых реквизитов, который подтверждает момент внесения записи о приёме, переводе, увольнении или ином кадровом мероприятии. Если эта дата указана неверно, запись считается ошибочной и требует исправления в соответствии с действующим законодательством и внутренними инструкциями Минтруда.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России № 320н от – утвердил новую форму бумажной трудовой книжки и порядок её заполнения, включая внесение исправлений.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку без ошибок и своевременно вносить исправления.
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (приложение к Приказу 320н) – содержит пошаговый алгоритм исправления ошибочных записей.

Согласно пункту 4.3 инструкции, если в трудовой книжке обнаружена ошибочная запись (в т.ч. неверная дата заполнения), её необходимо:

1. признать недействительной;
2. внести новую запись с правильными данными;
3. указать в графе 4 основание исправления (номер и дата приказа, распоряжения или иного документа, на основании которого запись исправляеться).

Пошаговая инструкция по исправлению ошибочной даты заполнения

Шаг 1. Определить номер ошибочной записи

В графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер записи. Запомните этот номер – он понадобится для последующего указания недействительности.

Шаг 2. Признать запись недействительной

В графе 3 (сведения о работе) пишется фраза:

Запись за номером <номер> недействительна.

Пример: Запись за номером 12 недействительна.

Шаг 3. Внести исправленную запись

Создаётся новая запись со следующим порядковым номером (следующим за ошибочной). Заполняются графы:

• Графа 1 – новый порядковый номер (например, 13).
• Графа 2 – дата внесения новой записи (текущая дата, например, ).
• Графа 3 – правильные сведения о кадровом мероприятии (приём, перевод, увольнение и т.д.).
• Графа 4 – основание исправления: номер и дата приказа, распоряжения или иного документа, на основании которого внесена правильная запись.

Пример заполнения

Если ошибочная дата была указана в графе 2 предыдущей записи, то после признания её недействительной в новой записи указывается уже правильная дата.

Шаг 4. Подтверждение исправления

После внесения исправления работник должен расписаться в трудовой книжке (если требуется внутренним регламентом организации) и получить копию исправленной страницы для личного архива.

Когда требуется оформление дубликата трудовой книжки?

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Ошибочная запись признана недействительной, а исправить её невозможно из‑за недостатка места на странице (например, уже заполнены все графы).
• Трудовая книжка повреждена (порвана, испачкана) и дальнейшее ведение невозможно.
• По требованию работника, если он считает, что ошибка существенно влияет на его трудовой стаж или права.

Оформление дубликата производится тем же работодателем, который внёс оригинальную запись, либо новым работодателем при приёме на работу, если оригинал утерян. Дубликат заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркнуть ошибочную дату и написать правильную сверху?

Нет. Такое исправление считается недопустимым, так как не соответствует требованиям инструкции по заполнению трудовой книжки и может быть признано недостоверным.

Нужно ли ставить печать при исправлении даты?

Печать ставится только при оформлении дубликата или при внесении записи о приёме/увольнении, если внутренний регламент организации этого требует. При обычном исправлении даты печать не обязательна, но подпись ответственного лица (кадровика, бухгалтера) обязательна.

Какой срок имеет исправление?

Исправление вноситься немедленно после обнаружения ошибки. Задержка может привести к спорам при подтверждении трудового стажа.

Можно ли исправить дату, если записана прописью, но верна?

Если дата верна, но записана прописью (например, «двадцать первое мая две тысячи двадцать шестой года»), её можно оставить без изменений – это не считается ошибкой.

Полезные советы для кадровых служб

• Вести журнал учёта исправлений в трудовой книжке: фиксировать дату обнаружения ошибки, номер записи, суть исправления и основание (приказ, распоряжение). Это упрощает внутренний контроль и подготовку к проверкам.
• Проводить периодические аудиты трудовых книжек сотрудников (раз в полгода) – выявлять не только ошибочные даты, но и неверные ФИО, должности, периоды работы.
• Обучать сотрудников отдела кадров правилам заполнения граф 1‑4 трудовой книжки, используя наглядные образцы и практические занятия.
• При переходе на электронный кадровый документооборот сохранять scanned‑копии всех исправленных страниц – это доказательство корректности ведения трудовых книжек в случае споров.

Ошибочно внесённая дата заполнения трудовой книжки – распространённая, но легко исправимая ошибка. Следуя требованиям Приказа 320н и инструкции по заполнению трудовой книжки, необходимо:

1. Признать ошибочную запись недействительной (графа 3).
2. Внести новую запись с правильной датой и сведениями (графы 1‑4).
3. Указать в графе 4 основание исправления (номер и дата приказа или другого документа).
4. При необходимости оформить дубликат трудовой книжки.

Своевременное и правильное внесение исправлений гарантирует достоверность трудового стажа сотрудника, защищает права работника и работодателя, а также минимизирует риски при проверках государственными органами трудовой инспекции.

Информация актуальна на (сегодняшняя дата согласно данным из сети: 10:20:22).