Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные экземпляры по-прежнему играют ключевую роль‚ особенно для подтверждения стажа и льгот. Работа с этим документом требует предельной внимательности‚ однако кадровые ошибки все же встречаются. Одна из самых распространенных — внесение записей о работе (приеме‚ увольнении‚ переводе) в раздел «Сведения о награждении».
В этой статье мы подробно разберем‚ почему возникает такая ошибка‚ чем она грозит и как правильно ее исправить в соответствии с действующим законодательством РФ.
Нормативная база: какие записи куда вносятся
Согласно статье 66 Трудового кодекса России‚ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике‚ выполняемой им работе‚ переводах на другую постоянную работу‚ увольнении‚ а также сведения о награждении за успешный труд. Достоин работник поощрения или нет‚ каждый работодатель решает сам‚ но если решение принято‚ издается соответствующий приказ.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда от № 320н. Согласно пункту 25 этого порядка‚ в раздел «Сведения о награждении» вносятся данные:
- О награждении государственными наградами и присвоении почетных званий;
- О награждении почетными грамотами‚ присвоении званий и награждении нагрудными знаками‚ значками‚ дипломами;
- О других поощрениях‚ предусмотренных законодательством‚ уставом или коллективным договором.
Записи о приеме на работу‚ увольнении и переводе должны вноситься исключительно в раздел «Сведения о работе». Если кадровик по ошибке вносит трудовую запись в раздел о награждениях‚ она считаеться внесенной ошибочно и подлежит исправлению.
Чем грозит ошибочная запись?
Поскольку и сведения о работе‚ и сведения о награждениях подтверждают право работника на пенсию и льготы‚ записи в трудовую вносят в строго установленном порядке. Ошибочная запись в разделе о награждениях может привести к:
- Искажению трудового стажа. При подсчете стажа специалисты пенсионного фонда или соцстраха могут не зачесть период работы‚ оформленный в ненадлежащем разделе.
- Проблемам при подтверждении льгот. Для некоторых профессий критически важно точное указание должности и периода работы в правильном разделе.
- Административной ответственности. Внесение неверных или неполных сведений в трудовую книжку может повлечь за собой штрафные санкции для работодателя со стороны трудовой инспекции.
Пошаговая инструкция: как исправить ошибку
Разбираем‚ как поступить‚ если в трудовой книжке запись о работе ошибочно внесена в раздел «Сведения о награждении». Согласно действующим правилам‚ такие записи необходимо признать недействительными‚ а затем перенести в правильный раздел.
Шаг 1. Признание записи недействительной
Ошибочную запись нельзя зачеркивать‚ замазывать корректором или стирать ластиком. В соответствии с п. 12 Приказа Минтруда № 320н‚ исправление производится путем признания записи недействительной.
В графе 3 раздела «Сведения о награждении» (сразу под последней ошибочной записью) необходимо внести следующее:
«Запись за номером [указать номер ошибочной записи] недействительна».
В графе 4 ставится дата и номер приказа (или другого документа) на основании которого вносится данное исправление. Если приказ о приеме/увольнении был издан ранее‚ указываются его реквизиты.
Шаг 2. Внесение правильной записи в раздел «Сведения о работе»
После того как ошибочная запись аннулирована‚ необходимо внести сведения в правильный раздел трудовой книжки.
- Если в разделе «Сведения о работе» еще есть свободное место‚ запись о приеме/переводе/увольнении вносится туда в обычном порядке.
- Если раздел «Сведения о работе» полностью заполнен‚ эти записи необходимо внести во вкладыш к трудовой книжке в раздел «Сведения о работе».
Важно: Категорически запрещается доклеивать в книжку пустые листы от других бланков! Если раздел закончился‚ оформляется официальный вкладыш.
Правила заполнения раздела «Сведения о награждении»
Чтобы избежать ошибок в будущем‚ напомним правильный порядок внесения сведений о награждении:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи.
- Графа 2: Ставится дата награждения (а не дата издания приказа!).
- Графа 3: В виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под заголовком вписывается‚ кем награжден работник‚ за какие заслуги и какова награда. Например: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд». Наличие Почетной грамоты подтверждает факт награждения.
- Графа 4: Указывается наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись. Как правило‚ это приказ организации о поощрении.
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 2020 года российские компании перешли на электронные варианты трудкнижек‚ и правила изменились. В ЭТК сведения о поощрениях также вносятся‚ но формат подачи данных отличается. Работодатель передает информацию в СФР (Социальный фонд России)‚ где она формируется в электронном виде. В ЭТК проще избежать путаницы с разделами‚ так как система формирует структуру данных автоматически‚ однако корректность вводимых сведений остается на совести кадровика.
Что делать‚ если закончился раздел «Сведения о награждении»?
Если у работника много поощрений и место в разделе «Сведения о награждениях» закончилось‚ необходимо оформить вкладыш. При этом:
- Нумерация записей во вкладыше продолжается (не начинается с 1).
- На ьном листе трудовой книжки ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Внесение записей в трудовую книжку требует строгого соблюдения инструкций. Ошибки‚ такие как внесение трудовых записей в раздел о награждениях‚ могут стоить работнику части стажа‚ а работодателю, штрафа.
Согласование с юристом: В случае возникновения сомнений или сложных юридических вопросов (например‚ если ошибка была допущена много лет назад предыдущим работодателем‚ который уже ликвидирован)‚ рекомендуется проконсультироваться с юристом‚ специализирующимся на трудовом праве. Это поможет найти законный путь исправления без ущерба для работника.