В трудовой книжке допускаются только корректные сведения․ Если в книге обнаружена ошибочная запись (о приёме, переводе, увольнении, должности и т․д․), её нельзя просто зачеркнуть или исправить корректирующей жидкостью․ Законодательством установлен особый порядок: ошибочная запись признаётся недействительной, а затем вносится новая, правильная запись․ Ниже – подробная пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год, с образцами заполнения и ссылками на нормативные акты․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек)․
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их в организациях»․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 102н)․
• Письмо Минтруда России от № 14-6/10/2-10484 – разъяснения по признанию записей недействительными․

Когда требуется признать запись недействительной?

Признать запись недействительной необходимо в следующих случаях:

1. Ошибка в дате приёма, перевода или увольнения (например, указан неверный год)․
2. Неправильное указание должности, профессии или подразделения․
3. Запись сделана на основании недействительного приказа (отменён, не подписан, отсутствует реквизит)․
4. Дублирование записи (одно и то же событие внесено дважды)․
5. Запись содержит некорректные сведения о награждении, поощрении или дисциплинарном взыскании․

Порядок внесения записи о недействительности

Шаг 1․ Подготовка документов

• Приказ (или распоряжение) о признании записи недействительной, изданный работодателем․
• Трудовая книжка сотрудника․
• Копия трудового договора или иного основания, подтверждающего правильные сведения (при необходимости)․

Шаг 2․ Определение места внесения

Запись о недействительности вноситься в тот же раздел трудовой книжки, где находится ошибочная запись:

• Раздел «Сведения о работе» (графы 1‑4)․
• Раздел «Сведения о награждении» (графы 1‑4)․
• Раздел «Сведения о должностях» (если ведёться отдельно)․

Шаг 3․ Заполнение граф

Согласно пункту 31 Правил ведения трудовых книжек, заполняются графы следующим образом:

Шаг 4․ Подпись и печать

Если запись о недействительности вносится во время работы сотрудника, подпись ответственного лица и печать организации ставить не требуется (п․ 32 Правил)․ Подпись и печать ставятся только после внесения последующей правильной записи (например, записи об увольнении или новом приёме)․

Шаг 5․ Внесение правильной записи

После признания недействительной записи сразу же в следующей строке вносится правильная запись по тем же правилам, что и обычная запись в трудовую книжку:

• Графа 1 – следующий порядковый номер․
• Графа 2 – дата внесения правильной записи․
• Графа 3 – текст правильной записи (например, «Принят на работу инженером‑конструктором отдела проектирования»)․
• Графа 4 – реквизиты приказа о приёме (или иного основания)․

Образец записи о недействительности

Ниже представлен типовой фрагмент трудовой книжки с ошибкой в записи о приёме на работу и её исправлением․

Сведения о работе
┌─────┬────────────┬───────────────────────────────────────┬───────────────────────┐│ № │ Дата │ Запись │ Основание │
├─────┼────────────┼───────────────────────────────────────┼───────────────────────┤
│ 12 │ │ Принят на работу инженером‑конструктором │ Приказ № 45 от │
├─────┼────────────┼───────────────────────────────────────┼───────────────────────┤
│ 13 │ │ Запись за номером 12 недействительна․ │ Приказ № 78 от │
├─────┼────────────┼───────────────────────────────────────┼───────────────────────┤
│ 14 │ │ Принят на работу инженером‑конструктором │ Приказ № 79 от │
└─────┴────────────┴───────────────────────────────────────┴───────────────────────┘

В данном примере:

• Запись под номером 12 содержала ошибку (например, неверная дата приказа)․
• Запись под номером 13 признаёт её недействительной, указывая номер ошибочной записи и реквизиты приказа о признании недействительной․
• Запись под номером 14 – правильная запись, сделанная на основании нового приказа․

Особенности внесения в зависимости от типа ошибки

Ошибка в записи о приёме на работу

Признаётся недействительной запись о приёме, затем вносится новая запись о приёме с правильными данными (должность, отдел, дата, номер приказа)․

Ошибка в записи о переводе

Аналогично: запись о переводе признаётся недействительной, после чего вносится запись о правильном переводе (или о том, что перевод не осуществлялся)․

Ошибка в записи об увольнении

Если ошибочная запись об увольнении обнаружена до actual даты увольнения, её признают недействительной и вносят запись о продолжении работы․ Если ошибка обнаружена после фактического увольнения, то после признания недействительной записи вносится новая запись об увольнении с правильной датой и основанием․

Чего нельзя делать

• Зачёркивать, стирать или использовать корректирующую жидкость – это нарушает п․ 31 Правил и может привести к признанию трудовой книжки недействительной в целом․
• Вносить исправления без ссылки на приказ о признании недействительной записи – такая запись будет считаться незаконной․
• Указывать в графе 3 только фразу «Запись недействительна» без номера ошибочной записи – недостаточно для идентификации․

Проверка перед сдачей в архив

После внесения всех необходимых исправлений рекомендуется:

1. Сверить нумерацию записей в каждом разделе (она должна быть непрерывной);
2. Убедиться, что каждая запись о недействительности имеет соответствующую запись об исправлении сразу после неё․
3. Проверить, что даты записаны арабскими цифрами, день и месяц – двузначными, год – четырёхзначными (например, )․
4. Поставить подпись ответственного отдела кадров и печать организации только после последней правильной записи (если требуется по внутренним регламентам)․

Признание записи в трудовой книжке недействительной – это строго регламентированная процедура, направленная на сохранение достоверности трудового стажа работника․ Соблюдение указанного порядка позволяет избежать споров с сотрудниками, государственными инспекциями по труду и Пенсионным фондом․ Главное – помнить, что исправление производится не путём стирания, а путём официального признания предыдущей записи недействительной и внесения новой, правильной записи с указанием основания (приказа)․

Следуя приведённой выше инструкции и используя предложенные образцы, кадровики и работники смогут корректно оформлять исправления в трудовой книжке в 2026 году без риска нарушения законодательства․