Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и профессиональные достижения работника․ Однако в кадровом делопроизводстве нередко встречаются ошибки․ Одна из самых распространенных ситуаций — когда запись о награждении вносится ошибочно: например, сотрудника не представляли к поощрению, или запись случайно дублируется, или, что бывает чаще всего, сведения о награждении ошибочно попадают в раздел «Сведения о работе», а записи о работе — в раздел «Сведения о награждениях»․
В этой статье мы подробно разберем, как грамотно и по закону исправить такие ошибки, не нарушив нормативные акты․
Главное правило кадровика: никаких зачеркиваний
При исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» действует строгий запрет: никаких зачеркиваний, исправлений корректором или подтираний․ Это главное правило, закрепленное в пункте 12 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок № 320н)․
Зачеркивать текст допустимо только на ьном листе трудовой книжки (при смене фамилии, имени и т․д․) согласно п․ 7 Порядка № 320н․ Во всех остальных разделах ошибочная запись не уничтожается, а признается недействительной путем внесения новой записи․
Кто имеет право исправлять ошибку?
Важно помнить: исправлять ошибку вправе только тот работодатель, который ее допустил․ Если вы обнаружили неверную формулировку, сделанную прежним работодателем вашего текущего сотрудника, не спешите брать инициативу на себя․ Для исправления записи необходимо направить работника к ошибившемуся работодателю․ Текущий работодатель может сделать исправление только на основании официального документа (справки) от прежнего места работы․
Алгоритм исправления ошибочной записи о награждении
Порядок исправления записей в разделе «Сведения о награждениях» абсолютно аналогичен порядку, установленному для раздела «Сведения о работе»․ Чтобы аннулировать ошибочную запись, необходимо:
- В графе 1 поставить следующий порядковый номер за последней имеющейся записью․
- В графе 2 указать текущую дату внесения исправительной записи․
- В графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна»․
- Сразу после этого в графе 3 (если нужно) написать правильный вариант записи (если награждение действительно было, но допущена опечатка в названии награды или приказе)․
- В графе 4 указать дату и номер приказа, на основании которого вносится исправление (или приказ об отмене ошибочного приказа, если награждения не было вовсе)․
Сложный случай: записи перепутаны местами
Частая проблема — сведения о работе по ошибке внесены в раздел «Сведения о награждениях», а запись о награждении — в раздел «Сведения о работе»․ Как быть в этом случае? Порядок № 320н дает четкие инструкции (п․ 12):
- В разделе «Сведения о награждениях» нужно признать записи о работе недействительными (по описанному выше алгоритму)․
- После этого правильные записи, признанные недействительными в чужом разделе, необходимо перенести в раздел «Сведения о работе»․
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» нет места?
Возникает резонный вопрос: как перенести записи, если в разделе «Сведения о работе» на развороте не осталось пустых строк? В этом случае необходимо оформить работнику вкладыш в трудовую книжку․ Именно во вновь оформленный вкладыш и переносятся записи, которые были ошибочно внесены не в тот раздел и признаны недействительными․
Аналогичная ситуация и с записями о награждениях: если они ошибочно попали в раздел о работе, признайте их недействительными там и перенесите в раздел о награждениях (или во вкладыш, если и там закончилось место)․
Пошаговый алгоритм при перепутанных разделах
Для наглядности приведем порядок действий, если в трудовую книжку Воркутовой Е․С․ (или любого другого сотрудника) сведения о награждении ошибочно внесли в раздел «Сведения о работе»:
- Шаг 1․ В разделе «Сведения о работе» внесите новую запись с новым порядковым номером и текущей датой: «Запись за номером [номер ошибочной записи о награждении] недействительна»․
- Шаг 2․ В разделе «Сведения о награждениях» (или во вкладыше, если основной раздел заполнен) сделайте правильную запись о награждении сотрудника с присвоением нового порядкового номера․
- Шаг 3․ В графе 4 обязательно сошлитесь на приказ (распоряжение) о награждении․
Когда лучше завести дубликат?
Иногда ошибок в трудовой книжке так много, что исправлять их признанием недействительности нецелесообразно — это только запутает документ и сделает его нечитаемым․ В таких ситуациях законодательство предусматривает альтернативный вариант: оформление дубликата трудовой книжки․
Дубликат заводится по заявлению работника, если:
- Трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность․
- В документе содержится множество неверных записей, которые невозможно или крайне затруднительно исправить путем признания их недействительными․
В дубликат переносятся только подтвержденные документами (приказами, справками) верные сведения об общем стаже и о поощрениях․
Ошибка с печатью
Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда в сведениях о награждениях ошибочно поставлена печать (например, оттиск перекрывает текст или стоит на пустом месте)․ Если печать не мешает идентификации других записей и не искажает смысл, ее можно оставить без исправлений, так как зачеркивать ее нельзя․ Если же печать делает текст нечитаемым, исправление производиться по общему правилу — запись под печатью признается недействительной и вносится заново․
Исправление ошибочно внесенной записи о награждении — процесс, требующий внимательности и знания нормативной базы․ Главное, помнить три принципа:
- Не зачеркивать и не использовать корректор․
- Исправлять ошибки через признание записи «недействительной»․
- Переносить перепутанные записи в правильные разделы (или во вкладыш), если для них там есть место;
Соблюдение этих простых правил, основанных на Порядке № 320н, позволит вам защитить права и интересы работника, а также избежать штрафов со стороны трудовой инспекции за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек․