Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Именно на основании записей в ней формируется будущая пенсия. Как подчеркивают эксперты, в т.ч. заслуженный юрист России Иван Соловьев, любые неточности в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам при расчете пенсионных выплат, вплоть до их уменьшения или отсрочки.
Одна из самых частых причин несоответствий — изменение персональных данных работника, в частности смена фамилии (чаще всего при вступлении в брак или разводе). Если этот факт не отражен в трудовой книжке должным образом, возникает путаница: пенсионный фонд может не распознать, что Мария Иванова и Мария Петрова, это один и тот же человек, что приведет к потере стажа.
Чем грозит отсутствие исправлений?
Согласно актуальной информации, ошибки в трудовых книжках, включая неверные персональные данные, могут стать причиной:
- Снижения размера будущей пенсии — из-за того, что отдельные периоды работы просто не зачтутся;
- Отсрочки назначения пенсии — на время длительного исправления ошибок и сбора справок;
- Потери страхового стажа, если записи на разные фамилии не будут объединены;
- Проблем при трудоустройстве, новый работодатель может усомниться в подлинности документа.
Внимательная проверка документов и своевременное исправление записей позволяют избежать этих рисков.
Правила исправления записи о смене фамилии
Важно сразу уяснить главное правило кадрового делопроизводства: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивать ничего нельзя! Исправления там вносятся путем признания записи недействительной и создания новой;
Однако титульный лист трудовой книжки, где указаны ФИО работника, имеет другой алгоритм заполнения. Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, старую фамилию на титульном листе можно и нужно зачеркнуть одной чертой (так, чтобы старая запись оставалась читаемой), а новую фамилию записать рядом или сверху.
Пошаговая инструкция для кадровика (или работодателя)
- Получение документов-оснований. Работник должен предоставить документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени, свидетельство о расторжении брака), а также паспорт с новыми данными. С этих документов снимаются копии.
- Зачеркивание старой фамилии. На титульном листе прежняя фамилия аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой. Рядом (в свободном пространстве) пишется новая фамилия.
- Внесение ссылок на документы. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или в свободном месте на самой обложке) делается подробная запись. Например: «Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о браке серии III-АК № 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы ».
- Заверение записи. Под этой записью указывается должность лица, внесшего изменения (например, «Инспектор по кадрам»), ставится подпись этого лица и ее расшифровка.
- Простановка печати. Запись заверяется печатью организации (или отдела кадров), если организация использует печати в своей работе.
Что делать, если ошибка допущена на предыдущем месте работы?
Ситуация усложняется, если работник сменил фамилию давно, а в трудовой книжке это не было отражено предыдущим работодателем, либо было сделано с ошибками. В таком случае:
- Исправление вносится по месту текущей работы на основании официального документа (свидетельства из ЗАГСа), предоставленного работником.
- Если старый работодатель внес запись с ошибкой (например, указал неверный номер свидетельства), исправление также делается по новому месту работы. На обложке делается отметка: «Запись за номером таким-то о смене фамилии недействительна; Фамилия изменена на… на основании…».
Особенности электронных трудовых книжек (ЕФС-1)
С 2021 года в России ведутся электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности формируются в Единой форме сведений — ЕФС-1). При смене фамилии работодатель обязан подать обновленные сведения в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжателей, выданных до этого времени, остается действующей, и записи в ней должны вестись корректно.
Резюме
Исправление записи о смене фамилии в бумажной трудовой книжке — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия сохранения пенсионных прав работника. Главное помнить:
- На титульном листе старая фамилия зачеркивается, новая пишется рядом.
- На обложке обязательно указываются реквизиты документов-оснований (свидетельство ЗАГС, паспорт).
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью.
- В разделах о работе и награждениях зачеркивания недопустимы.
Своевременное и правильное внесение изменений исключит риск потери стажа и позволит избежать проблем с назначением пенсии в будущем.