Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому требования к её заполнению строгие, а любые неточности могут создать проблемы при назначении пенсии. Ошибки в бумажной трудовой книжке случаются, и их можно исправить, но делать это нужно строго по правилам. В 2026 году актуальные нормы требуют особой внимательности от кадровиков.
Главное правило: что категорически запрещено
Самое важное и непреложное правило исправления ошибочных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», их нельзя зачёркивать. Также категорически запрещено использовать корректирующие жидкости (штрихи) и ластики. Это требование необходимо соблюдать неукоснительно, чтобы сохранить хронологию и достоверность документа, например, когда нужно признать недействительными записи об увольнении или переводе, если соответствующие кадровые решения были отменены.
Кто имеет право вносить исправления?
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако если сотрудник уже уволился и трудоустроился в другое место, исправить ошибку может и новый работодатель. Для этого ему потребуется официальный документ (справка, копия приказа и т.д.) от работодателя, который допустил неточность. Если же прежняя организация ликвидирована, сотруднику придется обращаться в государственный архив за подтверждающими документами.
Порядок исправления ошибок в разделе «Сведения о работе»
Хотя точный порядок исправления записи в трудовой книжке нигде отдельным нормативным актом не закреплен, на практике применяется единый алгоритм, основанный на действующих правилах. Исправление неверной записи производится в следующем порядке:
- Графа 1: ставится новый последующий порядковый номер записи (следующий за последним имеющимся в книжке).
- Графа 2: указывается дата внесения исправительной записи (текущая дата).
- Графа 3: пишется: «Запись за номером таким-то недействительна». Сразу после этого вносится правильная запись (например, верная должность или причина увольнения).
- Графа 4: указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ или распоряжение работодателя, дата и номер).
Исправление нескольких ошибок подряд
Если в трудовой книжке допущено сразу несколько ошибок, необходимо исправить каждую из них. Но если ошибочные записи идут подряд, их можно исправить одной объединяющей записью. Например, в графе 3 указывается: «Записи за номерами 1, 2, 3 недействительны. Принят на должность столяра».
Особенности при отмене увольнения
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе, которая впоследствии была признана недействительной (например, сотрудник восстановлен на работе по решению суда), порядок тот же. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
Как исправлять ошибки на ьном листе
Порядок исправления ошибок зависит от того, на каком этапе они допущены. Правила для ьного листа кардинально отличаются от правил для раздела о работе:
- На ьном листе допустимы поправки путем зачёркивания. Одной чертой зачеркивается неверная информация (например, старая фамилия), а рядом пишется верный вариант.
- Ссылка на документ, подтверждающий изменения (например, свидетельство о браке), вписывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью и подписью работодателя.
Важно: В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя вносить никаких исправлений методом зачёркивания — только новой записью о признании предыдущей недействительной. Также недопустимо вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях».
Исправление ошибок в электронной трудовой книжке (ЕФС-1 / СТД-Р)
С введением электронных трудовых книжек появились новые правила. В электронном формате зачеркнуть ничего физически нельзя, поэтому алгоритм иной:
- В форме СТД-Р (или при подаче отчета ЕФС-1) необходимо указать неверную запись с признаком отмены.
- После этого подается новая, корректная запись.
Когда нужен дубликат, а не исправление?
Не во всех случаях можно обойтись внесением исправлений. Если в трудовой книжке так много ошибок, что они искажают общую картину стажа, или если документ пришел в негодность (порван, испачкан), работодатель обязан завести дубликат трудовой книжки. В него переносатся только подтвержденные и верные записи.
Исправление записей в трудовой книжке требует аккуратности и знания нормативной базы. Главное помнить: в сведениях о работе и награждениях ничего не зачеркиваем, а призываем запись недействительной и вносим верные данные новым номером. На ьном листе — зачеркиваем и пишем рядом. Соблюдение этого порядка позволит кадровикам и работникам избежать проблем с подтверждением стажа в будущем.