В 2026 году процедура смены фамилии в трудовой книжке остаётся той же, что и в 2024‑2025‑2023 г. Однако важно знать, какие документы нужны, как оформить заявление и как правильно внести запись в бумажную и электронную трудовую книжку. Ниже приведён подробный разбор всех этапов с примерами и образцами.
Что нужно знать перед изменением фамилии
- Фамилия в трудовой книжке фиксируется как часть ФИО работника. Любое изменение фамилии, имени, отчества требует официального оформления.
- Смена фамилии возможна по следующим основаниям: вступление в брак, расторжение брака, судебное решение о смене имени, изменение фамилии по паспорту.
- Для внесения изменения в трудовую книжку необходимо предоставить документ, подтверждающий факт изменения (свидетельство о браке, расторжении брака, судебный акт, паспорт).
- Все изменения в трудовой книжке фиксируются в одном пункте – зачеркивание старой фамилии и запись новой, или запись «старое → новое».
- После внесения записи в бумажную трудовую книжку, в электронную трудовую книжку (ЕТК) изменения автоматически синхронизируются, но при этом необходимо подтвердить факт внесения.
Как правильно оформить заявление
- Сотрудник заполняет заявление на изменение фамилии (образец можно скачать на nalog-nalog.ru или в КонсультантПлюс).
- В заявлении указывается:
- ФИО сотрудника (старое и новое)
- Дата и место рождения
- Причина изменения (вступление в брак, расторжение брака, судебное решение)
- Номер и дата документа, подтверждающего изменение
- Дата, с которой вступает в силу новое ФИО
- Сотрудник подписывает заявление и прикладывает копию подтверждающего документа.
- Заявление передаётся в отдел кадров.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
- Отдел кадров проверяет подлинность документа и сверяет данные с личным делом сотрудника.
- Составляется приказ об изменении фамилии (номер приказа, дата, подпись руководителя).
- В трудовой книжке делается запись:
- На той же странице, где была указана прежняя фамилия, либо на следующей свободной строке.
- Формат записи: «Фамилия работника: Иванов → Петров (в связи с вступлением в брак, свидетельство о браке № 1234, дата выдачи ).
- Сотрудник ставит подпись под записью.
- Отдел кадров ставит подпись и печать (если применимо).
- При необходимости – копия записи сохраняется в электронном архиве.
Образец записи об изменении фамилии
Ниже приведён типичный образец записи, который можно использовать как шаблон:
Внесено в трудовую книжку: Фамилия работника: Иванов → Петров (в связи с вступлением в брак, свидетельство о браке № 1234, выдано ) Дата внесения: Подпись сотрудника: ___________________ Подпись руководителя: ___________________
Обратите внимание:
- Фамилия указана в виде «старое → новое».
- Указывается причина изменения и ссылка на документ.
- Запись оформлена одной строкой, без лишних переносов.
- Подписи обязательны.
Что делать в электронном случае (ЕТК)
В электронную трудовую книжку (ЕТК) изменения вносятся автоматически после подтверждения в бумажной версии. Однако для корректности необходимо:
- Сохранить скан копии записи и приложить к электронному документу.
- Указать в ЕТК дату внесения и номер приказа.
- Подтвердить изменение в системе через портал «Госуслуги» или корпоративный портал.
- Проверить, что данные в ЕТК совпадают с бумажной копией.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить фамилию, если я не женат/не жената? – Да, если есть судебное решение о смене имени/фамилии.
- Нужно ли менять фамилию в паспорте? – Да, если фамилия меняется, паспорт тоже обновляется.
- Сколько времени занимает внесение записи? – Обычно до 5 рабочих дней после подачи заявления.
- Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке, если она не совпадает с паспортом? – Нет, это считается ошибкой и требует исправления.
Смена фамилии в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный юридический акт, который требует точного соблюдения всех процедур. Следуя приведённому алгоритму и используя образцы заявлений и записей, вы сможете быстро и без ошибок отразить изменение фамилии в бумажной и электронной трудовой книжке. Не забывайте сохранять копии всех документов и подтверждать изменения в системе ЕТК, чтобы избежать недоразумений в будущем.
Если вам понадобится скачать готовые образцы, вы можете воспользоваться сервисами КонсультантПлюс (бесплатный пробный доступ) или Контур.Бухгалтерия. Эти ресурсы предоставляют актуальные формы и инструкции, обновляемые ежегодно.