Сегодня 13:46:37 () актуально уточнить процедуру изменения фамилии работника в трудовой книжке. Это важный кадровый момент, поскольку любые неточности могут привести к штрафам со стороны контролирующих органов и затруднить подтверждение трудового стажа.

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда России от № 69 (п. 2.3).
• Правила ведения трудовых книжек (п. 26) – изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится работодателем по последнему месту работы.
• Письма и разъяснения Минтруда, Роструда и КонсультантПлюс (например, образцы 2022‑2026 гг.).

Согласно этим документам, изменение фамилии оформляется на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов с обязательной ссылкой на их номер и дату.

Основания для изменения фамилии

1. Расторжение брака (возврат к девичьей фамилии или выбор новой).
2. Смена фамилии по личному желанию (заявление в ЗАГС).
3. Усыновление/удочерение (изменение фамилии ребёнка).
4. Иные основания, подтверждённые соответствующими документами (например, решение суда о перемене имени).

Порядок действий для кадровика

Изменение фамилии в трудовой книжке – лишь один из этапов комплексной работы с персональными данными сотрудника. Ниже представлен пошаговый алгоритм.

1. Получить от сотрудника документ, подтверждающий изменение фамилии (паспорт с новой фамилией, свидетельство о браке/разводе, справка ЗАГС и т.д.).
2. Сделать копию документа и приложить её к личному делу работника.
3. Внести изменение в трудовую книжку (см. образец записи ниже).
4. Обновить личную карточку формы Т‑2 (аналогично трудовой книжке: зачеркнуть старую фамилию, написать новую, указать дату и подпись).
5. Корректировать трудовой договор, приказы о приёме/переводе, штатное расписание – везде, где фигурируют персональные данные.
6. Обновить данные в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (форма СЗВ‑ТД, СЗВ‑М и др.), чтобы фамилия в отчётах соответствовала документу, подтверждающему регистрацию.
7. Поставить отметку в журнале учёта трудовых книжек (если ведётся) о внесении изменения.
8. Информировать бухгалтерию и налоговый отдел о необходимости корректировки налоговых и страховых взносов (если изменение влияет на налоговые базы).

Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке

Согласно практике и рекомендациям КонсультантПлюс, запись оформляется следующим образом:

Фамилия: Иванова → Иванова Петрова
Дата изменения: 
Подпись ответственного: _____________________
Основание: паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы

Вариант оформления:

• Аккуратно зачеркнуть старую фамилию одной чёткой линией (не стирать, не замазывать).
• Справа или сверху от зачёркнутого текста написать новую фамилию.
• В противоположной колонке (или внизу строки) указать дату внесения изменения.
• Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).
• В графе «Основание» записать реквизиты документа‑основания (вид документа, номер, дата выдачи, кем выдан).

Пример готового оформления в виде таблицы (можно скопировать в электронный шаблон):

Особенности оформления

• Не использовать корректор или замазку – это считается повреждением документа и может повлечь отказ в приёме трудовой книжки при проверке.
• Зачеркивание одной чертой – единственный допустимый способ исправления, предусмотренный Инструкцией.
• Соблюдайте читаемость – новая фамилия должна быть чётко видна, без наложения на зачёркнутый текст.
• Указывайте полное ФИО (если меняется только фамилия, имя и отчество остаются без изменений).
• Если меняются сразу несколько данных (например, фамилия и имя), каждую строку оформляют отдельно, следуя той же схеме.

Внесение изменений в другие кадровые документы

Изменение фамилии в трудовой книжке должно сопровождаться обновлением всех связанных документов:

1. Личная карточка формы Т‑2.
2. Трудовой договор (соглашение об изменении условий труда).
3. Приказы о приёме, переводах, отпусках, поощрениях.
4. Штатное расписание.
5. Табели учёта рабочего времени.
6. Отчёты в ПФР, ФСС, ФОМС (форма СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, 4‑ФСС и др.).
7. Внутренние локальные нормативные акты (положения о премировании, должностные инструкции).

После внесения изменений рекомендуется составить записку-расчёт о проделанной работе и приложить копии всех изменённых документов к личному делу сотрудника.

Ответственность за нарушение порядка внесения изменений

Нарушение требований по ведению трудовых книжек может повлечь:

• Административный штраф для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 30 000 до 50 000 руб.
• Отказ в приёме трудовой книжки при назначении пенсии или при оформлении социальных выплат.
• Возможные трудовые споры, связанные с некорректным отражением стажа.

Поэтому важно строго следовать инструкции и фиксировать каждое изменение документально.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто написать новую фамилию поверх старой без зачёркивания?

Нет. Такое исправление считается недопустимым и может быть расценено как подделка документа.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если сотрудник изменил фамилию, но не предоставил новый паспорт?

Изменение фамилии оформляется только на основании документа, подтверждающего данное изменение (паспорт, свидетельство ЗАГС и т.д.). Без такого основания запись вносить нельзя.

Как оформить изменение фамилии, если работник находится в отпуске или на больничном?

Процедура не зависит от наличия сотрудника на работе. Достаточно получить от него документы (можно направить курьером или электронной почтой с последующим предоставлением оригиналов) и внести изменения в отсутствие работника, после чего известить его о проведённой работе.

Нужно ли ставить печать организации рядом с записью о изменении фамилии?

Печать не обязательна, но допустима, если внутренние регламенты организации её требуют. Главное – наличие подписи ответственного лица и указания основания.

Как быть, если в трудовой книжке уже есть несколько исправлений фамилии?

Каждое исправление оформляется отдельной строкой с соблюдением всех правил (зачёркивание, новая запись, дата, подпись, основание). Важно сохранить хронологическую последовательность.

Изменение фамилии в трудовой книжке – процедура, регламентированная нормативными актами и требующая внимательного подхода со стороны кадровой службы. Соблюдение установленного порядка (получение документа‑основания, аккуратное зачеркивание старой записи, внесение новой фамилии с указанием даты, подписи и ссылки на документ) гарантирует корректность учёта трудового стажа и защищает организацию от возможных штрафов и споров.

Рекомендуем:

• Регулярно обновлять внутренние инструкции по работе с трудовыми книжками в соответствии с последними разъяснениями Минтруда и Роструда.
• Проводить обучение ответственных сотрудников кадровиков по правилам внесения изменений.
• Вести журнал учёта всех внесённых исправлений в трудовые книжки для оперативного контроля.

Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите прозрачность и законопослушность кадрового документооборота в вашей организации.