Самое главное помнить: Любое изменение личных данных в трудовой книжке, это юридически значимое действие, строго регламентированное законодательством. Ошибки при внесении записей могут привести к проблемам при оформлении пенсии, получении пособий или при трудоустройстве. Поэтому процесс требует внимательности и соблюдения установленных правил.
Правовая основа
Порядок внесения изменений регулируется:
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от № 69 (в актуальной редакции).
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от № 225.
Основания для внесения записи об изменении фамилии
Запись вносится на основании официального документа, подтверждающего изменение фамилии. К таким документам относятся:
- Паспорт гражданина РФ с новой фамилией.
- Свидетельство о заключении брака (при смене фамилии в связи с браком).
- Свидетельство о расторжении брака (при восстановлении прежней фамилии).
- Решение суда или иной документ, в установленном законом порядке изменивший фамилию.
Порядок действий работника и работодателя
Процесс состоит из нескольких обязательных шагов:
Шаг 1: Подача заявления работником
Работник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести в трудовую книжку запись об изменении фамилии. В заявлении нужно указать:
- ФИО (старые и новые).
- Номер трудовой книжки.
- Реквизиты документа, на основании которого меняется фамилия (номер, дату, кем выдан).
Шаг 2: Издание приказа работодателем
На основании заявления и предоставленных документов работодатель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовую книжку. Приказ оформляется по установленной форме и имеет реквизиты: номер, дату, основание, резолюцию.
Шаг 3: Непосредственное внесение записи
Уполномоченный сотрудник отдела кадров (или бухгалтер, если кадров нет) вносит запись в трудовую книжку. Обязательные элементы записи:
- Дата внесения (дата подписания приказа или дата фактического внесения).
- Текст записи, который должен быть точным и не допускающим двусмысленностей.
- Ссылка на основание, указание номера и даты документа (паспорта, свидетельства), а также номера и даты приказа работодателя.
- Подпись лица, внесшего запись (обычно это начальник отдела кадров или бухгалтер).
- Печать организации (при ее наличии). Если печать утрачена, это должно быть отражено в приказе.
Образец записи об изменении фамилии в трудовой книжке
Ниже представлен актуальный образец 2024-2025 годов. Запись вносится на внутренней стороне обложки трудовой книжки (в специально отведенном для этого месте) или на отдельном вкладыше, если запись не помещается.
Вариант 1: Запись на внутренней стороне обложки
«___ __________ 20__ г. Запись об изменении фамилии В связи с изменением фамилии (паспорт серии ____ № ________ выдан _________________________________ «___» ________ 20__ г.) и на основании приказа № ___ от «___» ________ 20__ г. запись о приеме на работу (___ __________ 20__ г. № ___) изложить в новой фамилии: ___________________________ (должность) принята(а) на работу ___________________________ (новая фамилия, имя, отчество) Подпись _________________________ Печать
Вариант 2: Запись на отдельном вкладыше (если требуется)
Если в основной записи о приеме на работу много данных (например, условия труда, оклад), и она не помещается для исправления, делается отдельная запись на вкладыше с аналогичной формулировкой и ссылкой на первоначальную запись (дату и номер).
Ключевые требования и частые ошибки
- Обязательная ссылка на документы. В записи должны быть указаны номер и дата паспорта (или свидетельства) и номер и дата приказа работодателя. Без этого запись считается некорректной.
- Заверение подписью и печатью. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации. Если печать отсутствует, это должно быть документально оформлено (например, приказом об утрате печати).
- Не зачеркивать и не исправлять старую запись. Старая запись (с прежней фамилией) не зачеркивается. Делается новая запись, которая ссылаеться на старую и излагает ее в новой редакции.
- Изменение на ьном листе. Если фамилия меняется у работодателя (индивидуального предпринимателя), то на ьном листе трудовой книжки в графе «Наименование организации» делается соответствующая запись со ссылкой на документ, подтверждающий смену фамилии ИП.
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2022 года ведение ЭТК является обязательным для большинства работодателей. При смене фамилии:
- Работник предоставляет паспорт с новой фамилией.
- Работодатель вносит изменения в электронную базу (СЗВ-ТД).
- В бумажную трудовую книжку (если она ведется по заявлению работника) вносится запись по тому же правилам, как описано выше. При этом в ЭТК автоматически формируется соответствующая запись.
- Если работник отказался от ЭТК и ведется только бумажная книжка, то действуют классические правила.
Что делать, если запись внесена некорректно?
Если в записи обнаружена ошибка (например, нет ссылки на документ, неправильный номер приказа), ее необходимо аннулировать и внести новую, корректную запись. Аннулирование также оформляется записью на внутренней стороне обложки или вкладыше с указанием причины и ссылкой на ошибочную запись. Оба действия (аннулирование и новая запись) заверяются подписью и печатью.
Внесение записи об изменении фамилии в трудовую книжку — стандартная, но ответственная процедура. Ключ к успеху — наличие правильного документа (паспорта), издание приказа и точное соблюдение формы записи с обязательными ссылками. Работник должен контролировать процесс, проверив правильность внесенных данных и наличие подписи с печатью. При наличии сомнений можно запросить у кадровика копию приказа и сверить данные.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к юристу или в консультационный центр по трудовым вопросам, а также сверяться с действующими редакциями нормативных актов.