Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Правовая база
2. Где в трудовой книжке вносятся изменения
3. Какие документы нужны
4. Пошаговая процедура
5. Образец записи о смене фамилии
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Изменение фамилии (а также имени, отчества и даты рождения) в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Приказа Минтруда России № 320н от  г. «Порядок ведения трудовых книжек в бумажном виде» (пункт 7).
• Инструкция по ведению личных карточек работников, утверждённая постановлением Госкомстата от  г. № 1.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80, 81) – общие положения о ведении трудовых книжек.

Все перечисленные документы указывают, что изменения ФИО вносятся на ьный лист (первую страницу) трудовой книжки и, при наличии, в вкладыш (специальный листок для записей о личных данных).

Где в трудовой книжке меняется фамилия

Согласно нормативным актам, запись о смене фамилии делается в следующих местах:

• ьный лист (первая страница) трудовой книжки. Здесь указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, а также сведения о месте работы.
• Вкладыш (если он присутствует). На вкладыше фиксируются все изменения персональных данных, в т.ч. ФИО.
• В случае, если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущей фамилии в разделе «Записи о личных данных», её зачеркивают одной чертой и рядом вносят новые данные.

Важно: не вносятся изменения в раздел «Записи о трудовой деятельности» (где фиксируются места работы, должности, периоды). Там остаются прежние данные, так как они отражают фактическую историю занятости.

Какие документы нужны

Для внесения изменения фамилии в трудовую книжку необходимо предоставить один из следующих документов, подтверждающих факт смены фамилии:

• Паспорт гражданина РФ (с новой фамилией).
• Свидетельство о браке (в случае изменения фамилии после вступления в брак).
• Свидетельство о расторжении брака (если фамилия меняется обратно).
• Свидетельство о смене фамилии, выданное органом ЗАГС.
• Судебное решение или иной официальный документ, подтверждающий изменение ФИО.

В заявлении (или в служебной записке) необходимо указать:

• Фамилию, имя, отчество, дату рождения, указанные в текущей трудовой книжке.
• Новые ФИО.
• Номер и дату выдачи документа‑основания (паспорт, свидетельство и т.п.).
• Подпись работника.

Пошаговая процедура внесения изменений

1. Сбор документов. Получите оригинал и копию документа, подтверждающего смену фамилии.
2. Подготовка служебной записки. Сотрудник пишет заявление (или заполняет форму), в которой указывает старую и новую фамилию, а также ссылку на документ‑основание.
3. Проверка кадровой службы. Кадровик сверяет предоставленные документы с оригиналами, проверяет их подлинность.
4. Внесение записи. На ьный лист (и вкладыш, если есть) делается запись:
   • Старая фамилия зачёркивается одной чертой (не стирается, а именно зачёркивается).
   • Рядом (справа, слева или снизу) пишется новая фамилия.
   • Указывается дата внесения изменения и подпись ответственного лица (начальника отдела кадров).
5. Обновление сопутствующих документов. Вносятся изменения в:
   • Личную карточку работника (форма Т‑2).
   • Трудовой договор.
   • Штатное расписание, при необходимости.
6. Регистрация изменения в личном деле. Копия документа‑основания и копия внесённой записи помещаются в личное дело сотрудника.
7. Информирование сотрудника. Сотруднику выдаётся копия записи (если он запросил) и подтверждение о внесённых изменениях.

Весь процесс обычно занимает от одного до трёх рабочих дней, в зависимости от загруженности кадровой службы.

Образец записи о смене фамилии

Ниже приведён типовой образец, который используют большинство организаций (по рекомендациям КонсультантПлюс, 2025 г.).

ьный лист трудовой книжки

Фамилия (стар.) – Иванова Иванова (зачёркнута)
Фамилия (нов.) – Петрова
Имя – Мария
Отчество – Сергеевна
Дата рождения – 
Дата внесения изменения – 
Подпись (начальника отдела кадров) – __________

Если в книжке есть вкладыш, запись выглядит аналогично, но размещается в специальном поле «Изменения личных данных».

Типичные ошибки и как их избежать

• Стирание старой фамилии. По правилам старую запись необходимо зачёркивать, а не стирать или покрывать черной чернильной кляквой.
• Запись в раздел «Трудовая деятельность». Ошибочно вносят изменения в таблицу с местами работы – это недопустимо.
• Отсутствие ссылки на документ‑основание. В заявлении и в записи обязательно указывать номер и дату паспорта (или другого документа).
• Не обновлены сопутствующие документы. После изменения в книжке забывают поправить трудовой договор, личную карточку, штатное расписание – это может вызвать несоответствия при проверках.
• Неправильный шрифт/размер. Запись должна быть выполнена черной чернильной ручкой, разборчиво, без сокращений.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли изменить фамилию в электронном варианте трудовой книжки?

Да; В электронных системах (например, «Электронная трудовая книжка») изменения вносятся через модуль «Обновление персональных данных», но процесс аналогичен: требуется загрузить скан копии документа‑основания и оформить запись в системе.

Вопрос: Нужно ли менять фамилию в трудовой книжке, если сотрудник изменил её только в паспорте, но не в семейном положении?

Да. Любая официально зарегистрированная смена ФИО (паспорт, свидетельство о браке/разводе, решение суда) требует внесения корректировки в трудовую книжку.

Вопрос: Как оформить запись, если в книжке уже есть несколько зачеркиваний (например, смена имени и отчества)?

Каждое изменение фиксируется отдельной записью: старые данные зачеркиваются, рядом указывается новое значение, дата и подпись. При множественных изменениях сохраняется хронология.

Вопрос: Можно ли вносить изменения без подписи руководителя отдела кадров?

Нет. По пункту 7 Приказа Минтруда № 320н запись должна быть подписана уполномоченным лицом (начальником отдела кадров или его заместителем).

Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке нет вкладыша?

В этом случае все изменения ФИО вносятся только на ьный лист. При необходимости можно добавить отдельный листок‑вкладыш, но это делается только в случае, если организация использует такой формат.

Смена фамилии в трудовой книжке – процесс, который выглядит простым, но требует строгого соблюдения нормативных требований. Основные места внесения изменений – ьный лист и, при наличии, вкладыш. Необходимо иметь документ‑основание, оформить служебную записку, зачеркнуть старую запись и подписать её уполномоченным лицом. После этого следует обновить все сопутствующие кадровые документы, чтобы избежать несоответствий при проверках.

При правильном выполнении всех пунктов запись будет признана законной, а работник получит актуальные данные в своей трудовой книжке.