Смена фамилии — важное юридическое событие в жизни человека. Кто-то берет фамилию супруга при вступлении в брак, кто-то возвращает добрачную фамилию после развода, а кто-то меняет ее по причине усыновления или просто по личному желанию. Какими бы ни были причины, за сменой паспорта неизбежно следует череда бюрократических процедур, и одна из главных, внесение изменений в трудовую книжку.

От правильности оформления этого документа зависит будущий стаж и размер пенсии работника. Как отметил заслуженный юрист России Иван Соловьев, даже незначительные неточности и небрежность в записях трудовой книжки могут привести к тому, что часть рабочего стажа не зачтут при расчете пенсии. Поэтому кадровику и самому работнику важно знать все нюансы данной процедуры.

Главное правило: замена трудовой книжки не производится!

Первое и самое важное, что нужно запомнить: при изменении персональных данных замена трудовой книжки не производится. Бланк документа остается прежним, а изменения вносятся в уже существующую бумажную трудовую книжку или ее вкладыш. Выдавать новую трудовую книжку — грубая ошибка, которая приведет к потере стажа.

Нормативная база и основания для изменений

Порядок внесения изменений в трудовую книжку регламентируется:

• Разделом II Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н).
• Пунктом 7 Порядка № 320н (процедура внесения изменений);

Важно понимать, что конкретных формулировок (словесных шаблонов) Порядок не содержит, поэтому кадровики опираются на многолетнюю практику. Главное правило, указать факт смены одной фамилии на другую и обязательно дать ссылку на документ-основание.

Документы-основания

Чтобы кадровик имел законное право вносить правки, работник должен предоставить оригиналы документов, подтверждающих смену данных. К ним относятся:

1. Паспорт — документ, удостоверяющий личность с новой фамилией.
2. Свидетельство о заключении брака (если фамилия изменена после свадьбы).
3. Свидетельство о расторжении брака (если после развода возвращена прежняя фамилия).
4. Свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества (если смена произошла по личному заявлению).
5. Свидетельство о рождении и иные документы.

Кто вносит запись, если фамилия изменилась между работами?

Частый вопрос: кто должен вносить изменение фамилии в трудовую книжку работника, если она поменялась после увольнения с предыдущего места, но до трудоустройства на новое?

Согласно разъяснениям Роструда (Информационный портал Онлайнинспекция.рф, вопрос 178439 от ), запись о смене фамилии может сделать любой текущий работодатель. То есть, если работник устраивается к вам с трудовой книжкой, где указана старая фамилия, а на руках у него уже новый паспорт и свидетельство, именно ваш кадровик обязан внести изменения. ИП-работодатели вносят сведения в том же порядке, что и организации.

Пошаговый алгоритм изменения фамилии в трудовой книжке

Шаг 1. Получение заявления и документов

Работник, сменивший фамилию, должен написать заявление о корректировке данных в документах, связанных с работой. К заявлению прикладываются копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о браке и т.д.), а оригиналы предъявляются для сверки.

Шаг 2. Издание приказа

На основании заявления и документов работодатель издает приказ об изменении персональных данных работника (например, приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак). С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

Шаг 3. Внесение изменений на ьный лист

Это самый ответственный этап. Изменения вносятся следующим образом:

• Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (а также имя, отчество или дата рождения, если они тоже изменились).
• Рядом (вписывается) новая фамилия сотрудника.

Шаг 4. Запись на внутренней стороне обложки

Просто зачеркнуть старую фамилию недостаточно! На внутренней стороне обложки трудовой книжки (слева) необходимо прописать всю информацию о смене данных.

Текст записи может звучать так: «Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании паспорта серии 45 08 № 123456, выданного ОУФМС России по г. Москве , и свидетельства о заключении брака серии I-МЮ № 987654 от ».

Обратите внимание: в записи обязательно должна быть ссылка на реквизиты документов-оснований — их номер и дату!

Шаг 5. Заверение записи

Внесенная на обложку запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии). Ставится текущая дата внесения изменений.

Особенности изменения фамилии во вкладыше

Если в трудовой книжке заполнены все страницы и открыт вкладыш, при смене фамилии изменения вносятся и в трудовую книжку, и во вкладыш. Порядок оформления абсолютно идентичный: во вкладыше старая фамилия зачеркивается одной чертой, а на внутренней стороне его обложки делается ссылка на документы-основания.

Нужно ли перезаключать трудовой договор?

Роструд также разъяснял вопрос о том, необходимо ли перезаключать трудовые договоры или оформлять дополнительные соглашения к ним при смене работником фамилии.

Смена фамилии не является изменением условий трудового договора по смыслу статьи 57 ТК РФ. Однако на практике работодатели все равно оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору для обновления персональных данных работника в преамбуле и реквизитах документа. Это не строго обязательно, но крайне желательно для внутреннего документооборота и приведения бумаг в актуальный вид.

Что еще нужно сделать кадровику?

Внесение записи в трудовую книжку — лишь часть задачи. При смене фамилии сотрудника кадровику и бухгалтерии необходимо:

• Обновить данные в личной карточке работника (форма Т-2).
• Внести изменения в учетные документы (графики отпусков, табели учета рабочего времени и т.д.).
• При необходимости подать соответствующие отчеты (например, актуализировать данные для СФР).
• Если работник является владельцем электронной трудовой книжки (ЕФС-1), данные о смене фамилии также необходимо передать в Социальный фонд России в установленные сроки.

Смена фамилии в трудовой книжке — несложное кадровое мероприятие, если строго следовать алгоритму. Главное — помнить принцип: старая фамилия зачеркивается одной чертой, новая пишется рядом, а на внутренней стороне обложки делается подробная запись со ссылкой на номер и дату документа-основания. Соблюдение этих правил защитит работника от проблем с подтверждением стажа в будущем, а работодателя — от претензий со стороны проверяющих органов.