В трудовой книжке фиксируется вся история трудовой деятельности работника, включая изменения личных данных. Одним из таких изменений является смена фамилии. В статье разберём, как правильно оформить запись, какие документы нужны, и приведём готовый образец.
Правовые основания для внесения записи
Внесение изменений в трудовую книжку регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»;
- Статьей 38 Трудового кодекса РФ – «Порядок внесения изменений в трудовую книжку»;
- Положением о кадровом учёте, утверждённым приказом Минтруда.
Согласно пункту 38, запись об изменении фамилии должна быть сделана в том же порядке, что и в самой трудовой книжке, и сопровождаться ссылкой на документ, подтверждающий изменение.
Необходимые документы
Для внесения записи требуется:
- Свидетельство о браке, расторжении брака, смене фамилии (если применимо);
- Личное заявление сотрудника о желании изменить фамилию;
- Приказ руководителя о внесении изменений (может быть в произвольной форме, но обязательно указать основания);
- Копия паспорта с новыми данными (если фамилия меняется в паспорте).
Все документы оформляются в оригинале и копиях, которые размещаются в внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Порядок действий кадровика
- Собрать оригиналы и копии всех документов, подтверждающих изменение фамилии.
- Подготовить приказ руководителя о внесении изменений. В тексте приказа обязательно указать: «На основании свидетельства о браке (расторжении брака) и личного заявления сотрудника».
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с форматом, приведённым ниже.
- Сделать копию записи и прикрепить к внутренней стороне обложки.
- Отправить копию приказа и документов в Службу кадрового регулирования (СФР) в течение 30 дней с даты внесения записи.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже приведён шаблон, который можно использовать в любой трудовой книжке. Важно соблюдать формат: фамилия, имя, отчество, дата рождения, дата изменения, новая фамилия, дата вступления в силу, ссылка на документ.
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Дата изменения: Новая фамилия: Петров Дата вступления в силу: Основание: Свидетельство о браке №12345 от
Внутри трудовой книжки запись выглядит так:
Иванов Иван Иванович (дата рождения ) – изменена фамилия на Петров (дата вступления в силу ) в связи с вступлением в брак.
Основание: Свидетельство о браке №12345 от .
Пояснения к записи
- «Изменена фамилия» пишется одной чертой, зачеркивая прежнее имя, фамилию, отчество и дату рождения.
- Новые данные пишутся в том же регистре, что и оригинальные.
- Ссылка на документ обязательно указывается в скобках или в примечании.
Что делать, если в обложке нет места для записи?
Если в обложке трудовой книжки нет свободного места, запись делается на внутренней стороне обложки. Внутри обложки обычно есть свободные листы, куда можно приложить копии документов и сделать запись. При этом важно, чтобы запись была видна и читабельна.
Проверка и контроль
После внесения записи кадровый сотрудник должен:
- Проверить, что запись соответствует требованиям ТК РФ;
- Сохранить оригинал приказа и документов в личном деле сотрудника;
- Отправить копию в СФР и архивировать в системе кадрового учёта.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты – используйте формат DD.MM.YYYY.
- Не указание основания – всегда указывайте номер и дату свидетельства.
- Отсутствие копии приказа – обязательно храните копию в личном деле.
- Неправильное зачеркивание – используйте одну черту, не делайте двойной.
- Собрать все документы.
- Составить приказ руководителя.
- Внести запись в трудовую книжку.
- Сделать копию записи и прикрепить к обложке.
- Отправить копию приказа и документов в СФР.
- Сохранить оригиналы в личном деле сотрудника.
Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете корректность и законность внесения изменений в трудовую книжку.
Полезные ссылки и ресурсы
- Постановление Правительства РФ № 225
- Статья 38 ТК РФ
- Образец приказа о смене фамилии
- Образец заявления о смене фамилии
Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров – они всегда готовы помочь с оформлением и внесением изменений.