Вопросы‚ связанные с изменением фамилии в трудовой книжке‚ часто вызывают затруднения у кадровиков и самих сотрудников․ В этой статье собраны ключевые требования законодательства‚ практические рекомендации и образцы записей‚ которые помогут корректно оформить все необходимые изменения․
Смена фамилии в трудовой книжке может быть связана с браком‚ расторжением брака‚ усыновлением‚ изменением имени или другими обстоятельствами․ Законодательство РФ устанавливает чёткие правила‚ которые необходимо соблюдать‚ чтобы избежать ошибок и последующих проблем при проверке трудовой книжки․
Правовые основы
- Постановление Правительства РФ от N 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․
- Приказ Минтруда РФ от – новые правила заполнения трудовых книжек‚ вступившие в силу с сентября 2021 года․
- Пункт 38 Правил – обязывает вносить запись об изменении фамилии и других персональных данных как в самой книжке‚ так и в её внутренней стороне (обложке)․
Как изменить фамилию в трудовой книжке
Процесс состоит из нескольких этапов‚ которые необходимо выполнить последовательно:
- Собрать необходимые документы: заявление сотрудника‚ свидетельство о браке (или иной документ‚ подтверждающий основание изменения)‚ приказ руководителя о внесении изменений․
- Подготовить приказ руководителя в произвольной форме‚ но обязательно указать основания для изменения фамилии и приложенные документы․
- Внести запись в трудовую книжку (на ьном листе) и в её внутреннюю сторону (обложку или вклад)․
- Сохранить копии всех документов в кадровом учёте․
Порядок внесения записи в ьный лист
На первой странице трудовой книжки (ьном листе) выполняются следующие действия:
- Старая фамилия‚ имя‚ отчество и дата рождения зачеркиваются․
- Над зачеркнутыми данными пишется новая фамилия‚ имя‚ отчество и дата рождения․
- Указывается дата внесения записи и основание (например‚ «свидетельство о браке №123 от »)․
Пример записи:
Фамилия: Иванов → Иванова
Дата рождения:
Дата внесения записи:
Основание: свидетельство о браке №123 от
Запись в обложке (вклад)
Внутренняя сторона обложки (или вклад) также должна содержать запись об изменении фамилии․ Если в обложке место ограничено‚ запись можно разместить в конце книжки или в отдельном вложке․
Пример записи в обложке:
Фамилия: Иванов → Иванова
Дата внесения записи:
Основание: свидетельство о браке №123 от
Образцы записей
Ниже приведены готовые образцы записей‚ которые можно использовать в работе:
Образец записи в ьном листе
Фамилия: Петров → Петрова
Имя: Иван → Мария
Отчество: Сергеевич → Ивановна
Дата рождения: →
Дата внесения записи:
Основание: свидетельство о браке №456 от
Образец записи в обложке
Фамилия: Петров → Петрова
Дата внесения записи:
Основание: свидетельство о браке №456 от
Вклад и обложка: где и как записывать?
Если в обложке нет места для записи‚ можно:
- Внести запись в конец трудовой книжки (последняя страница)․
- Отобразить запись во вклад (внутреннюю сторону обложки)․
- Сделать отдельный вложок с записью и приложить его к книжке․
В любом случае запись должна быть читаемой и содержать ссылку на документы‚ подтверждающие изменение․
Пояснения и ссылки на документы
На внутренней стороне обложки (или в конце книжки) необходимо добавить пояснение‚ в котором указать:
- Основание изменения (номер и дата свидетельства о браке‚ решение суда и т․д․)․
- Номер приказа руководителя‚ в котором утверждается изменение․
- Дата и подпись ответственного лица․
Пример пояснения:
Основание: свидетельство о браке №123 от
Приказ руководителя: №456 от
Подпись: ______________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись только в ьный лист? Нет‚ по пункту 38 Правил необходимо также внести запись во внутреннюю сторону обложки (или в вклад)․
- Что делать‚ если в обложке нет места? Запись можно разместить в конце книжки или в отдельном вложке․
- Нужно ли вносить запись в электронную трудовую книжку? Да‚ если работник использует электронную форму‚ запись должна быть внесена в электронную систему в соответствии с новыми правилами 2021 года․
Правильное внесение записи об изменении фамилии в трудовой книжке – важный элемент кадрового учёта․ Соблюдение законодательных требований‚ точное оформление приказа руководителя и наличие всех необходимых документов гарантируют корректность и юридическую чистоту изменений․ Используйте приведённые образцы и рекомендации‚ чтобы избежать ошибок и обеспечить надёжность кадровой документации․