Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В некоторых случаях требуется изменить наименование записи в трудовой книжке. Это может быть связано с переименованием должности, изменением структуры организации или другими обстоятельствами. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить смену наименования записи в трудовой книжке, какие документы для этого необходимы и на что следует обратить особое внимание.

Когда требуется смена наименования записи в трудовой книжке?

Смена наименования записи в трудовой книжке может потребоваться в следующих случаях:

• Изменение наименования должности — например, при реорганизации отдела или изменении функционала сотрудника;
• Переименование организации — если меняется наименование компании, это может потребовать корректировки записей в трудовой;
• Изменение структуры предприятия — при слиянии, разделении или изменении подчиненности;
• Исправление ошибок — если в трудовой книжке допущена ошибка в наименовании должности или организации;
• Переход на электронную трудовую книжку — при оформлении новой записи в электронном формате.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и изменения записей в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66.1, регулирующая ведение сведений о трудовой деятельности);
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от № 69;
4. Приказ Минтруда России от № 415н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».

С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном формате. Однако бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, особенно в организациях, где сотрудники были приняты до 2021 года.

Порядок внесения изменений в трудовую книжку

Подготовка документов

Для изменения наименования записи в трудовой книжке необходимо:

• Приказ (распоряжение) руководителя организации о внесении изменений;
• Заявление работника (если инициатива исходит от сотрудника);
• Документы, подтверждающие основания для изменения (например, приказ о переименовании должности или организации);
• Собственно трудовая книжка.

Оформление записи в трудовой книжке

Запись в трудовую книжку вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»; Формат записи:

Пример записи:

Важно соблюдать следующие правила:

• Запись должна быть внесена без помарок и исправлений;
• Использовать чернила черного, фиолетового или синего цвета;
• Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии) обязательны;
• Сотрудник должен быть ознакомлен с записью под подпись.

Ознакомление сотрудника

После внесения записи в трудовую книжку работник должен быть ознакомлен с ней. Это оформляется:

• Подписью в трудовой книжке в графе «Подпись владельца трудовой книжки»;
• Либо отдельным документом — актом о внесении изменений.

Особенности при переходе на электронные трудовые книжки

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако это не отменяет необходимости ведения бумажных трудовых книжек для сотрудников, принятых до 2021 года.

При оформлении записи в электронной трудовой книжке:

• Изменения вносятся в личный кабинет сотрудника на портале «Работа в России»;
• Запись должна дублировать бумажную версию;
• Сотрудник получает уведомление о внесенных изменениях.

Частые ошибки и как их избежать

При оформлении смены наименования записи в трудовой книжке часто допускаются следующие ошибки:

Ответственность за неправильное оформление

Неправильное оформление записи в трудовой книжке может привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Проблемам при трудоустройстве в другую организацию;
• Административной ответственности для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Судебным разбирательствам.

Пример заполнения записи о смене наименования

Рассмотрим пример на практике:

Что делать, если работодатель отказывается вносить изменения?

Если работодатель отказывается вносить изменения в трудовую книжку, сотрудник может:

1. Написать письменное заявление на имя руководителя с просьбой внести изменения;
2. Обратится в трудовую инспекцию;
3. Подать иск в суд;
4. Обратиться в прокуратуру.

Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 15 дней и дать мотивированный ответ.

Смена наименования записи в трудовой книжке — это важная процедура, требующая соблюдения установленных правил. Неправильное оформление может привести к серьезным последствиям как для сотрудника, так и для работодателя.

Основные рекомендации:

• Всегда оформляйте приказ о переименовании;
• Следуйте Инструкции по заполнению трудовых книжек;
• Обязательно ознакамливайте сотрудника с записью;
• Соблюдайте сроки внесения изменений;
• При возникновении спорных ситуаций обращайтесь за юридической помощью.

Полезные ресурсы

• Портал «Работа в России» — информация о трудовых книжках;
• Роструд, федеральная служба по труду и занятости;
• Минтруд России — нормативные акты;
• КонсультантПлюс — законодательная база;
• Госуслуги, получение государственных услуг онлайн.

Если у вас остались вопросы по теме смены наименования записи в трудовой книжке, обращайтесь к специалистам по кадрам или юридическим консультантам.

Дата публикации: 22 мая 2026 года