Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовой стаж работника. В ней фиксируются сведения о работодателе, должности, заработной плате, а также сведения о наградах, премиях и иных событиях, связанных с трудовой деятельностью. При изменении названия организации (из‑за переименования, слияния, реорганизации и т.п.) необходимо внести соответствующие изменения в трудовую книжку. Ниже приведены подробные инструкции, которые помогут работодателю и работнику выполнить процедуру корректно и без ошибок.

Почему важно обновлять название организации в трудовой книжке?

• Юридическая точность – трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовые отношения. Любая неточность может вызвать проблемы при проверке в органах контроля.
• Сохранение прав работника – правильное отражение названия работодателя гарантирует, что работник сможет без проблем подтвердить свой стаж и получить соответствующие выплаты.
• Соблюдение законодательства – согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (п. 25), внесение изменений в трудовую книжку обязано быть точным и своевременным.

Юридические основы внесения изменений

1. Порядок ведения и хранения трудовых книжек – Федеральный закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации» и Приказ Минтруда РФ № 25 (с изменениями).
2. Трудовой кодекс РФ – статьи 136–139, которые регулируют порядок оформления записей в трудовой книжке.
3. Постановление Правительства РФ № 1234 (2025 г.) – уточняет требования к записи о смене названия организации.

Что именно меняется в трудовой книжке?

При изменении названия организации в трудовой книжке фиксируется только сведения о работодателе. В остальном запись остаётся прежней: должность, стаж, зарплата и т.д. В разделе «Сведения о работодателе» добавляется новая строка с новым названием и датой его вступления в силу. В старой записи оставляется отметка «с изменением названия» (если это предусмотрено в приказе).

Пример записи

Шаги по внесению изменений

1. Подготовка документов
   • Справка о смене названия организации (приказ о переименовании, решение о реорганизации).
   • Согласие работника на внесение изменений (письменное подтверждение).
   • Копия трудовой книжки работника.
2. Утверждение записи работодателем
   • Сотрудник отдела кадров заполняет форму «Запись о смене названия организации».
   • Подпись руководителя организации.
3. Внесение записи в трудовую книжку
   • Запись делается в том же месте, где ранее была указана старая информация.
   • Указывается дата вступления нового названия в силу.
   • В записи ставится отметка «с изменением названия» (если это предусмотрено приказом).
4. Подпись работника
   • Работник подписывает запись в трудовой книжке.
   • Подписывается также подтверждение о получении копии записи.
5. Сохранение копии
   • Копия записи хранится в кадровом учёте организации.
   • Работник получает копию записи для личного архива.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли изменить название организации в трудовой книжке без согласия работника? Нет, работник обязан подписать запись.
• Что делать, если работник не подписал запись? Запись считается недействительной. Необходимо повторить процедуру с подписанием.
• Можно ли изменить название организации в нескольких местах трудовой книжки? Нет, изменение фиксируется только в разделе «Сведения о работодателе»;
• Как отразить слияние двух компаний? В трудовой книжке указывается новое название объединённой организации, а в старой записи ставится отметка «с изменением названия» и дата слияния.

Практический пример: переименование ООО «ТехноПлюс» в ООО «ИнноваТех»

Допустим, в 2026 г. компания ООО «ТехноПлюс» переименовалась в ООО «ИнноваТех» по решению учредителей. Ниже приведён пошаговый пример оформления записи в трудовой книжке.

1. Подготовка приказа о переименовании (№ 123 от ).
2. Сотрудник отдела кадров заполняет форму «Запись о смене названия организации»:

 Сведения о работодателе: ООО «ТехноПлюс» (с изменением названия на ООО «ИнноваТех»)
 Сведения о работнике: Петров Петр Петрович
 Сведения о работе: Инженер
 

3. Подпись руководителя: Иванова А. А.
4. Внесение записи в трудовую книжку работника.
5. Подпись работника: Петров П. П.
6. Сохранение копии в кадровом учёте.

• Всегда проверяйте актуальность данных в трудовой книжке после изменения названия организации.
• Соблюдайте порядок подписей: руководитель и работник.
• Храните копии всех документов, подтверждающих изменение названия, в течение 5 лет.
• Если возникнут сомнения, обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Следуя приведённой инструкции, вы сможете корректно и законно отразить изменение названия организации в трудовой книжке, что обеспечит правовую чистоту ваших кадровых документов и защитит интересы как работодателя, так и работника.