Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина. Ошибки в записях, особенно в наименовании должности, могут привести к серьезным проблемам при подсчете стажа для пенсии или при получении льгот. В данной статье мы подробно разберем, как корректно вносить запись о приеме на должность заведующего, учитывая актуальные требования законодательства и правоприменительную практику.
Как правильно писать должность: «Заведующий» или «Заведующая»?
Один из самых частых вопросов кадровиков и самих работников: нужно ли менять окончание должности в зависимости от пола сотрудника? Согласно сложившейся практике и рекомендациям по ведению документации, ответ однозначен:
- В штатном расписании и трудовой книжке должность указывается в мужском роде независимо от пола работника.
- Правильная запись: «Заведующий складом», «Заведующий отделом», «Заведующий детским садом».
- Запись «Заведующая» в трудовой книжке считается некорректной, даже если должность занимает женщина.
Это правило унифицирует документооборот и позволяет использовать единую формулировку в приказах и трудовых договорах для всех сотрудников, независимо от их гендерной принадлежности.
Важные уточнения:
Если в организации есть несколько складов или отделов, в записи рекомендуется уточнять наименование или номер подразделения. Например: «Принят на должность заведующего складом готовой продукции №1»;
Основания для внесения записи
Запись в трудовую книжку вносится строго на основании распорядительного документа работодателя. Для заведующего таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Согласно инструкциям по заполнению трудовых книжек:
- Запись должна быть сделана в течение 7 календарных дней после издания приказа о приеме.
- При увольнении запись вносится в день увольнения.
- Все записи должны соответствовать формулировкам, указанным в приказе и трудовом договоре.
Если трудовая книжка велась в бумажном виде и сотрудник не переходил на электронный формат (для тех, кто был трудоустроен до 2021 года и подал соответствующее заявление), записи продолжают вноситься в бумажный бланк. Если место в разделе «Сведения о работе» закончилось, необходимо оформить вкладыш.
Образец заполнения записи о приеме на работу
Рассмотрим, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе». Заполнение производится по графам:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема (число, месяц, год).
- Графа 3: Наименование организации, должность, подразделение.
- Графа 4: Номер и дата приказа-основания.
Пример записи:
Общество с ограниченной ответственностью «ТоргСервис» (ООО «ТоргСервис»)
Принят на должность заведующего складом строительных материалов.
Приказ от № 12-к
В графе 3 также указывается полное наименование организации, если запись вносится впервые в данной трудовой книжке или после переименования компании.
Особенности для руководителей и исполняющих обязанности
Часто возникает путаница с записями для директоров и лиц, их замещающих. Важно помнить следующие моменты:
Генеральный директор и самоподписание
Генеральный директор, принимая сам себя на работу (на основании протокола общего собрания или решения собственника), имеет право собственноручно заверить запись о своем приеме в трудовой книжке. Это не является ошибкой, так как с момента издания приказа он наделен полномочиями работодателя.
Исполняющий обязанности (И.о.)
Если сотрудник временно исполняет обязанности заведующего (например, во время болезни основного сотрудника), запись об этом в трудовую книжку не вносится, если не произошло официального перевода на другую должность с изменением трудового договора. Временное исполнение обязанностей фиксируется только в приказе по организации.
Если же издается приказ о переводе на должность «Заведующий» (даже с приставкой И.о. в штатном расписании, что встречается редко и требует осторожности), то запись вносится. Однако правильнее оформлять временное замещение через доплату без изменения записи в трудовой, либо через срочный трудовой договор на время отсутствия основного работника.
Частые ошибки и как их избежать
Кадровые специалисты часто допускают следующие ошибки при заполнении:
- Использование женского рода: «Заведующая». Это требует внесения исправлений, что усложняет документооборот.
- Отсутствие печати: Хотя с 2023 года требование о наличии печати организации в трудовых книжках смягчено (если печать не предусмотрена уставом), многие работодатели продолжают ее ставить для исключения вопросов. Если печать есть — ее нужно ставить.
- Несоответствие дат: Дата приема в трудовой должна совпадать с датой начала работы в приказе. Если приказ издан позже, запись все равно делается с фактической даты начала работы, но со ссылкой на приказ.
- Записи карандашом или с помарками: Категорически запрещены. Любое исправление должно быть заверено подписью и печатью.
Правильное оформление трудовой книжки заведующего, это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем с Пенсионным фондом в будущем. Главное правило: пишем должность в мужском роде («Заведующий»), опираемся на приказ и соблюдаем хронологию записей. Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и внимательность при ее заполнении обязательна для каждого работодателя.