Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы любого гражданина. С ее помощью можно подтвердить не только свою квалификацию при трудоустройстве, но и стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или вы просто не можете ее найти, возникает резонный вопрос: можно ли отыскать данные о трудовой деятельности по ИНН? В этой статье мы подробно разберем, как работает система учета стажа и какие шаги нужно предпринять.
Что нужно знать о поиске трудовой книжки
Прежде всего, важно понимать одну ключевую вещь: напрямую найти физическую бумажную трудовую книжку по ИНН невозможно. Индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) не привязан к номеру или бланку вашей бумажной книжки. Однако ИНН является вашим главным идентификатором в государственных базах данных, и именно по нему (а также по СНИЛС) можно восстановить всю информацию о вашем стаже.
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК). Как отмечают пользователи: «Помню, когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), я обрадовалась. В XXI веке живем, кругом цифровизация». И именно благодаря этой цифровизации процесс восстановления утерянных данных стал максимально простым.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) как главный способ восстановления данных
Если вы потеряли бумажный документ, не стоит паниковать. Вся информация о вашем стаже с 2020 года хранится в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР). Кроме того, по желанию работника, в ЭТК могут быть внесены данные и за предыдущие периоды работы.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Многие работодатели задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? Сделать это очень просто:
- Через выписку из СФР: Работодатель может запросить отчет о состоянии лицевого счета сотрудника.
- По заявлению работника: При приеме на работу сотрудник предоставляет сведения о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная, электронная или обе сразу).
- С какого года оформляется ЭТК: С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк им больше не выдается.
Пошаговая инструкция: как найти данные о стаже по ИНН и СНИЛС
Хотя найти саму «книжечку» по ИНН нельзя, вы можете получить ее электронный аналог — выписку, в которой будет указан весь ваш стаж. Для этого выполните следующие шаги:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг. Для входа вам понадобятся ваши данные, включая СНИЛС и ИНН.
- Перейдите в раздел «Работа и занятость», затем выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Отправьте запрос. Обработка запроса обычно занимает несколько минут.
- Получите результат. Выписка придет в формате PDF или XML. В ней будут указаны все ваши места работы, должности, переводы и увольнения.
Также вы можете заказать выписку через МФЦ или отделение СФР, предъявив паспорт и ИНН/СНИЛС.
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?
Если вам для каких-то целей (например, для оформления визы или ипотеки) нужна именно бумажная трудовая книжка, а она утеряна, вам придется ее восстанавливать.
Вариант 1: Оформление дубликата у текущего работодателя
Если вы работаете на данный момент, напишите заявление работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки взамен утерянной. Работодатель обязан будет запросить информацию в СФР и внести данные в новый бланк.
Вариант 2: Оформление дубликата через предыдущих работодателей
Если вы не трудоустроены, вам придется обращаться к предыдущим работодателям для получения справок о стаже, либо запрашивать архивные данные через СФР.
Бухгалтерский нюанс: выдача бланков
Прежде чем рассмотреть отражение операций по восстановлению книжки в бухгалтерском и налоговом учете, нужно сказать, что существуют две точки зрения по вопросу, как отражать операции по выдаче бланков трудовых книжек. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее записи вносите сразу после получения бланков от поставщика. Работодатель может выдавать бланки бесплатно или взимать плату с работника, что напрямую влияет на налоговый учет (НДС, налог на прибыль).
Найти физическую трудовую книжку по ИНН не представляется возможным, так как это разные системы учета. Однако благодаря цифровизации и введению электронной трудовой книжки (ЭТК), потеря бумажного документа больше не является катастрофой. Все ваши данные надежно защищены в базах Социального фонда, и вы всегда можете получить полную выписку о своем стаже по ИНН и СНИЛС через портал Госуслуг. Если же бумажный документ необходим, вы всегда можете оформить его дубликат на основании электронных данных.