Трудовая книжка, это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда работал человек, какие награды получал и по какой причине был уволен.

Часто возникают ситуации, когда уволившийся сотрудник не может лично забрать свою трудовую книжку из отдела кадров. Согласно закону, работодатель обязан выдать документ в день увольнения. Если работник не явился, кадровик направляет уведомление о необходимости забрать книжку. И вот тут на помощь приходит институт представительства — сотрудник может поручить забрать документ своему доверенному лицу. Для этого нужно знать, как написать доверенность на трудовую книжку правильно.

Что такое доверенность и когда она необходима?

Доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. В контексте трудовых отношений она требуется, если:

• Сотрудник переехал в другой город и не может лично приехать на бывшее место работы.
• Работник находится на лечении в стационаре.
• Сотрудник слишком занят на новом месте работы и не может выкроить время на визит в отдел кадров.
• Человек просто хочет сэкономить свое время, делегировав задачу родственнику или другу.

Требования к форме доверенности

Многие задаются вопросом: нужно ли обязательно заверять такую доверенность у нотариуса? По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: если трудовая книжка гражданина отвечает форме, признаваемой на территории РФ, то и порядок ее выдачи подчиняется российскому законодательству.

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка может быть выдана доверенному лицу, если на него оформлена надлежащим образом оформленная доверенность. На практике это означает, что доверенность должна быть заверена нотариально. Простая письменная форма без нотариального удостоверения может вызвать законные сомнения у работодателя, и кадровик имеет полное право отказать в выдаче документа во избежание мошенничества.

Какие данные обязательно должны быть в доверенности

Чтобы документ имел юридическую силу и был принят отделом кадров, он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Отсутствие хотя бы одного из них может стать причиной отказа.

Основные реквизиты:

1. Место и дата совершения доверенности. Дата прописывается прописью (например: «Двадцать третье мая две тысячи двадцать шестого года»). Без даты доверенность ничтожна.
2. Сведения о доверителе (работнике, чью книжку забирают):
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения);
   • Адрес регистрации (прописки).
3. Сведения о доверенном лице (том, кто забирает документ):
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • Паспортные данные;
   • Адрес регистрации.
4. Наименование организации-работодателя, у которой будет забираться трудовая книжка (ИП или юридическое лицо).
5. Круг полномочий. Четко и недвусмысленно должно быть указано, что доверенное лицо уполномочено получить трудовую книжку, а также расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке работника.
6. Срок действия доверенности. Если срок не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Рекомендуется указывать конкретный срок (например, 1 месяц или 3 месяца).
7. Подпись доверителя.
8. Удостоверительная надпись нотариуса (печать, подпись, регистрационный номер).

Пошаговая инструкция: как написать доверенность

Несмотря на то, что нотариус сам сформулирует текст, полезно понимать структуру документа, чтобы проконтролировать процесс.

Шаг 1:

В верхней части листа пишется название документа: ДОВЕРЕННОСТЬ.

Шаг 2: Место и дата

Слева указываеться город (например, г. Москва), справа — текущая дата прописью.

Шаг 3: Данные доверителя

Формулировка начинается со слов: «Я, ФИО, дата рождения, паспорт серии… выдан…, зарегистрированный по адресу…, настоящей доверенностью уполномочиваю…»

Шаг 4: Данные представителя

Указываются полные паспортные данные и адрес регистрации доверенного лица.

Шаг 5: Суть поручения

Пример формулировки: «…быть моим представителем в ООО «Название Организации» (ИНН, ОГРН, адрес) по вопросам получения моей трудовой книжки (или дубликата трудовой книжки) в связи с увольнением, а также для подписания от моего имени всех необходимых документов (включая расписку в получении трудовой книжки, подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и личной карточке работника), связанных с выполнением данного поручения».

Шаг 6: Срок и права передоверия

Добавляется фраза: «Доверенность выдана сроком на 1 месяц. Без права передоверия» (или с правом передоверия, если это необходимо).

Шаг 7: Подпись и нотариальное заверение

Доверитель ставит личную подпись, после чего нотариус совершает удостоверительную надпись, проставляет свою подпись и печать.

Важные нюансы и советы

• Паспорт представителя: Доверенное лицо обязательно должно взять с собой оригинал паспорта. Кадровик сверит данные в паспорте с данными в доверенности.
• Оригинал доверенности: Доверенность остается у работодателя и подшивается в личное дело уволенного сотрудника как подтверждение законной выдачи документа третьему лицу.
• Заблаговременное уведомление: Рекомендуется позвонить в отдел кадров бывшего работодателя и предупредить, что за трудовой книжкой придет представитель по доверенности. Это сэкономит время обеих сторон.
• Отправка по почте: Если нет возможности оформить доверенность, работодатель после отправки уведомления может переслать трудовую книжку по почте ценным письмом с описью вложения, но только с письменного согласия работника.

Написать доверенность на получение трудовой книжки — это надежный и законный способ получить свой главный документ о стаже, если личный визит невозможен. Главное — не забыть про обязательные реквизиты, заверить документ у нотариуса и четко прописать полномочия представителя. Соблюдение этих простых правил гарантирует, что отдел кадров без проблем выдаст трудовую книжку вашему доверенному лицу.