С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), современный, безопасный и удобный способ учета трудового стажа․ С 1 января 2026 года переходный период завершается, и все работодатели обязаны вести трудовые отношения исключительно на основе электронных записей․ В этой статье вы найдете полное руководство по написанию и подаче заявления на перевод на электронную трудовую книжку, включая образцы, требования и важные нюансы․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки․ Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (места работы, должности, награды, увольнения и т․д;) хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР) и доступны через личный кабинет на сайте www․pfrf․ru или портале Госуслуги․
Преимущества ЭТК:
- Нет риска потери, порчи или утери документа;
- Доступ к данным в любое время через интернет;
- Автоматическое формирование данных при смене работы;
- Снижение административной нагрузки на кадровые службы;
- Совместимость с цифровыми сервисами государства․
Кто обязан подавать заявление на ЭТК?
Заявление на перевод на электронную трудовую книжку подается по инициативе работника․ Работодатель не имеет права принудительно перевести сотрудника на ЭТК без его согласия․
Ситуации, когда требуется подать заявление:
- Вы приняты на работу впервые после 1 января 2021 года, работодатель обязан предложить вам выбрать формат трудовой книжки (бумажная или электронная)․
- Вы уже работаете и хотите перейти с бумажной трудовой книжки на электронную․
- Вы восстанавливаете трудовой стаж после перерыва и хотите получить ЭТК вместо бумажной․
Как правильно написать заявление на электронную трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 439-ФЗ от ), шаблон заявления не установлен․ Это означает, что вы можете написать его от руки или на компьютере — главное, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты․
Обязательные элементы заявления:
- ФИО работника, полностью, как в паспорте;
- СНИЛС — для идентификации в системе СФР;
- Должность и подразделение (по желанию, но рекомендуется);
- Название организации — полное наименование работодателя;
- Дата подачи заявления;
- Суть запроса: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат»;
- Подпись работника — обязательно рукописная;
- Расшифровка подписи, ФИО печатными буквами․
Пример заявления (образец 2026 года)
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123-456-789 01, работаю в ООО «Ромашка» на должности инженера-технолога․
Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от ․
Прошу внести информацию о моем трудовом стаже в Единую информационную систему Социального фонда РФ․
Подпись: ___________ /И․И․ Иванов/
Расшифровка: Иванов Иван Иванович
Что делать с бумажной трудовой книжкой после подачи заявления?
После подачи заявления работодатель обязан:
- Принять заявление и зарегистрировать его в журнале входящей документации;
- В течение 3 рабочих дней направить в СФР сведения о вашем трудовом стаже в формате СЗВ-ТД;
- Выдать вам на руки бумажную трудовую книжку с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности внесены в электронную форму»;
- Далее все новые записи (прием, увольнение, переводы) будут вноситься только в ЭТК;
Важно! Бумажная трудовая книжка не уничтожается — она остается у вас как архивный документ․ Вы можете использовать её для подтверждения стажа до 2021 года, особенно при оформлении пенсии․
Как подать заявление?
Заявление подается непосредственно работодателю — в кадровый отдел или лично руководителю․ Способы подачи:
- Лично, подать в бумажном виде с подписью;
- Через электронную почту — если в организации есть внутренний документооборот и вы используете электронную подпись (ЭЦП);
- Через корпоративную систему — если используется электронный документооборот (например, 1С, СБИС, Деловой круг)․
Рекомендуется всегда подавать заявление в двух экземплярах: один — для работодателя, второй — с отметкой о принятии — для вас․
Что будет, если не подавать заявление?
Если вы не подадите заявление, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку․ Это ваше право — не переходить на ЭТК․ Однако:
- С 2026 года все новые сотрудники будут получать только ЭТК, бумажные книжки выдаваться не будут;
- Если вы уволитесь и устроитесь на новую работу, новый работодатель не сможет внести данные в вашу старую бумажную книжку, он будет работать только с ЭТК;
- В будущем может возникнуть сложность при подтверждении стажа — особенно если бумажная книжка утеряна․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?
Нет․ Согласно закону, переход на электронную форму является безвозвратным․ После подачи заявления и внесения данных в СФР вернуться к бумажной книжке невозможно․
Можно ли подать заявление на ЭТК при увольнении?
Да․ Если вы увольняетесь и планируете устроиться на новую работу, вы можете подать заявление на ЭТК в день увольнения․ Новый работодатель получит ваши данные через СФР, и вам не нужно будет передавать бумажную книжку․
Как проверить, что данные в ЭТК внесены правильно?
Зарегистрируйтесь на портале www․pfrf․ru → «Личный кабинет гражданина» → «Электронная трудовая книжка»; Там вы увидите все записи, внесенные вашими работодателями․ При обнаружении ошибок — сразу обращайтесь к бывшему работодателю с заявлением об исправлении․
Нужно ли платить за ЭТК?
Нет․ Переход на электронную трудовую книжку — бесплатный процесс․ Работодатель и СФР не взимают никаких сборов․
С 2026 года электронная трудовая книжка станет стандартом․ Подав заявление сегодня, вы:
- Обеспечиваете себе полную прозрачность трудового стажа;
- Избегаете рисков потери важного документа;
- Упрощаете процесс трудоустройства в будущем;
- Получаете доступ к цифровым сервисам государства без лишних хлопот․
Не откладывайте! Даже если вы планируете работать на текущем месте еще несколько лет — подайте заявление на ЭТК прямо сейчас․ Это займет 10 минут, а выгоды ощутите на протяжении всей вашей карьеры․
📌 Совет: Сохраните копию заявления и полученный экземпляр бумажной трудовой книжки с отметкой о переводе — это ваша страховка на случай споров о стаже․
Если у вас остались вопросы — обращайтесь в кадровый отдел вашей организации или на горячую линию Пенсионного фонда: ###-###-####․