В современной системе кадрового делопроизводства России, даже с учетом цифровизации и перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ остается важным для тех, кто не отказался от его ведения или кому требуется подтверждение стажа за прошлые периоды. Если ваша трудовая книжка утеряна, пришла в негодность или закончились страницы, необходимо написать заявление о выдаче новой трудовой книжки.

Ниже мы подробно разберем, в каких случаях подается этот документ, как правильно его оформить и предоставим актуальный образец.

Когда требуется писать заявление?

Согласно Трудовому кодексу РФ и правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан выдать работнику новую трудовую книжку в следующих ситуациях:

• Утрата документа. Если работник потерял трудовую книжку, он обязан немедленно сообщить об этом работодателю.
• Приход в негодность. Если документ был испорчен (разорван, залит жидкостью, обгорел) и записи в нем невозможно прочитать.
• Закончились страницы. Если в старой книжке закончились бланки для внесения записей о работе.
• Первичное получение. Если работник трудоустраивается впервые и ранее не имел трудовой книжки (хотя в 2026 году новым сотрудникам чаще сразу заводят ЭТК, бумажный вариант может вестись по желанию или при отсутствии данных в реестре).

Важные нюансы при утере трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна самим работником, он должен подать письменное заявление. В этом случае в новой трудовой книжке на ьном листе делается запись: «Выдана взамен утраченной». Восстановление записей о предыдущем стаже в новую книжку не производится — это делает сам работник, собирая справки с прежних мест работы, но в новую книжку эти данные вносятся только как сведения о стаже (без присвоения номера старой утерянной книжки).

Если же книжка утеряна работодателем, то именно работодатель обязан восстановить все записи на основании имеющихся у него документов (приказов, личных карточек) или запросов в архивы. В этом случае также заводится новая трудовая книжка, но ответственность лежит на организации;

Как правильно оформить заявление?

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации или непосредственно на имя работодателя (ИП). Документ должен содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (должность, ФИО работника).
2. Посередине строки пишется слово «Заявление».
3. Основная часть: Четкая просьба о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины (утрата, порча, окончание страниц).
4. Дата и подпись: Обязательно указываются дата подачи и личная подпись заявителя.

Важно: Новая трудовая книжка выдается работнику за его счет (если иное не предусмотрено коллективным договором), поэтому в заявлении можно сразу указать готовность оплатить стоимость бланка.

Образец заявления о выдаче новой трудовой книжки

Ниже представлен универсальный шаблон, который можно использовать в 2026 году.

Порядок действий после подачи заявления

После того как вы подали заявление, процедура выглядит следующим образом:

• Работодатель регистрирует заявление в журнале учета входящей документации.
• В течение 3-5 рабочих дней (срок может варьироваться в зависимости от внутренних правил компании, но затягивать процесс нельзя) кадровая служба должна приобрести бланк трудовой книжки.
• Производится запись о выдаче новой книжки в книгу учета движения трудовых книжек.
• Работник вносит оплату за бланк (если это требуется).
• Кадровик заполняет ьный лист новой трудовой книжки, делая соответствующую отметку о причине выдачи (например, «Взамен утраченной»).

Что делать с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?

Напоминаем, что с 2020 года в России введены электронные трудовые книжки. Если вы перешли на ЭТК, то бумажный вариант вам может быть не нужен для фиксации нового стажа. Однако, если у вас осталась бумажная книжка со стажем до 2020 года, и она утеряна, вам все равно потребуется новый бумажный бланк, чтобы зафиксировать там информацию о стаже до перехода на «цифру», либо вам придется восстанавливать этот стаж через архивные справки для пенсионного фонда, так как в ЭТК вносятся только данные с 2020 года (или более ранние, если работник подавал заявление о переходе и данные были переданы).

Грамотно составленное заявление и знание своих прав помогут быстро решить проблему с документом и избежать сложностей при подтверждении трудового стажа в будущем.