Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника․ Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения․ В некоторых ситуациях для того, чтобы кадровик сделал отметку в документе, от сотрудника требуется письменное заявление․

В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях необходимо писать заявление в отдел кадров о внесении записи в трудовую книжку, как правильно его составить и на какие законодательные нюансы стоит обратить внимание в 2026 году․

Когда необходимо писать заявление?

По общему правилу, записи о приеме на работу, переводе или увольнении вносятся работодателем автоматически на основании приказа․ Однако существуют ситуации, когда инициатива должна исходить от самого работника:

• Работа по совместительству․ Согласно ст․ 66 ТК РФ и приказу Минтруда № 320н, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по заявлению сотрудника и исключительно его основным работодателем․
• Утеря трудовой книжки․ Если организация или ИП, выдавшие предыдущий документ, уже прекратили деятельность, сотрудник должен написать заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки․ В этом случае текущий работодатель оформляет новый документ, делает титульный лист и первую запись с соответствующим порядковым номером․
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Если сотрудник выбрал электронный формат, он подает об этом письменное заявление․ Важно помнить: если сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК, изменить свое решение он уже не сможет․
• Выдача заверенной копии․ Хотя это не внесение записи в сам бланк, для получения копии трудовой на руки также требуется заявление (работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления согласно ч․ 1 ст․ 62 ТК РФ)․

Внесение записи о работе по совместительству

Один из самых частых поводов для написания заявления — просьба внести сведения о совместительстве․ Делать это имеет право только кадровик с основного места работы․

Что необходимо указать в заявлении?

1. ФИО и должность руководителя организации (или уполномоченного кадрового специалиста)․
2. ФИО и должность сотрудника, подающего заявление․
3. Просьбу внести запись о работе по совместительству․
4. Наименование организации-совместителя, должность и даты начала (а при необходимости, и окончания) работы․

Важно! К заявлению обязательно нужно приложить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству из другой организации․ Без этого документа кадровик не имеет права вносить запись․

Если трудовая книжка утеряна или предыдущий работодатель ликвидирован

Бывает, что организация или ИП к тому моменту уже не осуществляют профессиональную деятельность․ В этом случае сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя текущей компании с указанием причин отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, ликвидация прошлого работодателя и т․д․)․

Текущий работодатель оформляет новый документ: заполняет титульный лист и вносит первую запись о приеме на работу с соответствующим порядковым номером․

Критически важное правило: Кадровик новой компании не имеет права указывать сведения о предыдущих местах работы, основываясь только на словах сотрудника․ Прошлый стаж можно подтвердить только официальными документами (справки от прошлых работодателей, выписки из архивов, решения судов и т․д․)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С переходом на ЭТК процедура подачи заявлений приобрела новые особенности․ Если работник выбирает предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде, он подает соответствующее заявление․

После получения такого заявления отдел кадров освобождается от ответственности за ведение бумажной книжки․ В бумажный бланк при этом вносится специальная отметка․ Запись обычно выглядит примерно так:

«Подано письменное заявление от [ФИО] о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Что касается электронной формы, то кадровый работник при заполнении формы СЗВ-ТД (или ЕФС-1) обязательно вносит информацию не только о приеме и увольнении, но и о повышении квалификации, награждениях, присвоении квалификационных категорий и других кадровых перемещениях․

Как правильно составить заявление: структура

Закон не устанавливает строгой унифицированной формы для таких заявлений, однако документ должен содержать всю необходимую для кадровика информацию․

Структура заявления:

• Шапка: Должность руководителя, название организации, ФИО руководителя, должность и ФИО заявителя․
• Название документа: «Заявление о внесении записи в трудовую книжку»․
• Текстовая часть: Четко сформулированная просьба (о внесении записи по совместительству, о выдаче дубликата и т․д․)․
• Основание: Упоминание приложенных документов (например, копия приказа о приеме на работу по совместительству)․
• Дата и подпись работника․

Ответственность и правила заполнения

Когда речь идёт о таком важном документе, как трудовая книжка, заполнение при приёме на работу или внесение любых других записей поручается только сотруднику, уполномоченному вносить в неё записи и заверять их․ Раздел «Сведения о работе» должен заполняться строго по правилам: информация вносится о работодателе и обо всех кадровых перемещениях (прием, перевод, увольнение, присвоение нового разряда, награждение) за весь период деятельности работника у данного нанимателя․

В справочниках кадровика сегодня можно найти десятки готовых образцов (как типовых, так и уникальных), с разбивкой по всем возможным ситуациям: прием, увольнение, перевод, награждение, внесение изменений в бланк и отмена неверных записей․ Однако главное — это точное соответствие формулировок приказам и трудовому законодательству․

Написание заявления в отдел кадров — это юридически значимое действие, которое защищает права как работника, так и работодателя․ Будь то просьба внести запись о совместительстве, оформить новую книжку взамен утерянной или перейти на электронный формат в 2026 году, помните: заявление должно быть письменным, а все сведения — подтверждены официальными документами․ Только в этом случае отдел кадров сможет законно и корректно внести необходимые записи в ваш главный трудовой документ․