Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. С развитием технологий и изменением законодательства процесс ведения и обновления трудовых книжек претерпел значительные изменения. В 2026 году актуальными остаются как правила работы с традиционными бумажными бланками‚ так и вопросы перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно обновить трудовую книжку‚ внести изменения в персональные данные‚ исправить ошибки и что нужно знать о цифровизации кадрового учета.
Электронная или бумажная: что нужно знать о переходе на ЭТК
Переход на электронные трудовые книжки начался в России несколько лет назад‚ и по состоянию на 2026 год он носит добровольный характер. Работник сам решает‚ в каком формате будет вестись его стаж.
Основные принципы сосуществования форматов
- Добровольность: перейти на новый вид трудовой книжки можно только по желанию сотрудника.
- Двойное ведение: одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
- Полный переход: вы можете полностью перейти на ЭТК‚ написав заявление работодателю. В этом случае вам на руки отдадут вашу бумажную трудовую книжку с пометкой о том‚ что далее будет вестись лишь электронная версия.
Несмотря на развитие ЭТК‚ у многих россиян остаются бумажные трудовые книжки. Более того‚ с 2023 года их нужно оформлять на новых бланках‚ а в 2026 году действуют обновленные правила их заполнения и хранения.
Как обновить данные в бумажной трудовой книжке
В процессе трудовой деятельности часто возникает необходимость обновить информацию в трудовой книжке: сменить фамилию‚ добавить сведения об образовании или исправить допущенные ошибки. Рассмотрим каждый случай подробно.
Изменение персональных данных (Ф.И.О. и дата рождения)
Изменение записей о фамилии‚ имени‚ отчестве и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта и подтверждающих документов (например‚ свидетельства о браке).
Как это делается:
- На ьном листе трудовой книжки старые данные аккуратно зачеркиваются одной чертой (чтобы прежняя запись легко читалась).
- Рядом вписываются новые данные.
- На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ‚ на основании которого произведены изменения‚ с указанием его номера и даты.
- Запись заверяется подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью (при наличии).
Обновление сведений об образовании‚ профессии и специальности
Если сотрудник получил новое образование или специальность‚ эти данные также нужно обновить на ьном листе. В отличие от Ф.И.О;‚ старые записи об образовании не зачеркиваются‚ а дополняются через запятую или оформляются как новые строки‚ если графы были пустыми.
Изменение наименования должности
Если в организации произошло переименование должности‚ работодатель издает приказ (распоряжение) об изменении наименования должности и внесении изменений в трудовую книжку и другие кадровые документы. В разделе «Сведения о работе» делается соответствующая запись без зачеркивания старой.
Исправление ошибок в разделе «Сведения о работе»
Ошибки в разделах о работе и награждениях нельзя просто перечеркнуть. Исправление и дополнение записей в разделе «Сведения о работе» осуществляется следующим образом (согласно Инструкции о трудовых книжках):
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ а затем сразу вносится правильный текст.
- В графе 4 повторяется номер приказа (распоряжения)‚ на основании которого была внесена неверная запись‚ либо указывается новый приказ‚ если ошибка была в самом документе-основании.
Что делать‚ если трудовая книжка испорчена или утеряна?
Если трудовая книжка была залита жидкостью‚ порвана или иным образом испорчена так‚ что вести ее дальше невозможно‚ оформляется дубликат. Аналогичная процедура применяется‚ если документ утерян.
Для оформления дубликата работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением. В дубликат переносятся все подтверждающие стаж записи‚ но вместо слов об увольнении может быть сделана общая запись об общем стаже. Если книжка испорчена (например‚ залита)‚ но записи в графе 4 (основание — приказ) читаются‚ в дубликат вносятся полные данные.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как обновляются данные
Многие работники задают вопросы: как заполняется ЭТК‚ когда обновляются данные и как оформить ее впервые в 2026 году?
Как происходит обновление в ЭТК
В случае с электронной трудовой книжкой работнику не нужно беспокоиться о том‚ как физически внести изменения. Работодатель ежемесячно не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным‚ передает сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД). Именно так данные в ЭТК обновляются автоматически.
Оцифровка старых записей
Важно помнить‚ что при переходе на ЭТК в электронной форме отражается стаж только с 2020 года. Ранее существовала инициатива по оцифровке бумажных трудовых книжек (сканы нужно было подать в Пенсионный фонд)‚ однако на данный момент бумажная книжка остается главным подтверждением стажа до 2020 года. Если вы перешли на ЭТК‚ обязательно сохраняйте бумажный экземпляр у себя!
Прием на работу с ЭТК
Если вы принимаете на работу сотрудника‚ который полностью отказался от бумажной книжки‚ он должен предоставить вам сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК или справку из ПФР). При увольнении работодатель также подает отчет СЗВ-ТД‚ и именно на основании этих отчетов формируется электронная история сотрудника.
Заверение копии трудовой книжки в 2026 году
Часто для получения кредитов или оформления виз требуется копия трудовой книжки. В 2026 году заверять бумажную трудовую книжку необходимо с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. Процедура состоит из нескольких этапов:
- Снимаются копии всех заполненных страниц.
- На каждом листе ставится заверительная надпись: «Верно»‚ должность лица‚ заверившего копию‚ его подпись‚ расшифровка подписи и дата.
- Если копия предоставляется для внешних организаций (например‚ в банк)‚ обязательно добавляется фраза: «Подлинник документа находится в (наименование организации)».
- Проставляется печать организации (при наличии).
Обновление трудовой книжки в 2026 году требует внимательности и знания актуальных норм трудового законодательства. Бумажная трудовая книжка по-прежнему требует строгого соблюдения правил ведения: зачеркивание на ьном листе‚ признание записей недействительными в разделе о работе и правильное заверение копий по ГОСТу. В то же время‚ цифровизация упрощает учет стажа, данные в ЭТК обновляются работодателем автоматически через подачу отчетности. Главное для работника — сделать осознанный выбор формата и следить за актуальностью своих данных как на бумаге‚ так и в электронном виде.