Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В процессе её ведения иногда возникает необходимость выделить определённые записи (например, при исправлении ошибки, при оформлении дубликата или при переходе на электронный формат). В разговорной речи такие действия часто называют «обвести» – то есть обвести контуром, подчеркнуть или иным образом выделить запись в книге.
В данной статье мы подробно рассмотрим, когда и как следует обводить записи в трудовой книжке, какие нормы регулируют эту процедуру и какие ошибки следует избегать.
Что понимают под «обвести» в трудовой книжке?
- Обвести контуром – провести тонкую линию вокруг записи карандашом или ручкой (обычно в бумажной книжке).
- Подчеркнуть – разместить горизонтальную линию под текстом записи.
- Выделить жирным шрифтом – в электронной трудовой книжке (ЭТК) можно применить форматирование bold или изменение цвета.
- Поставить отметку «исправлено» – рядом с записью ставится пометка, указывающая на исправление.
Все эти способы направлены на то, чтобы привлечь внимание к конкретной записи без изменения её содержания.
Нормативная база, регулирующая выделение записей
Основные положения содержатся в:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – «Трудовая книжка».
- Постановление Правительства РФ от № 1250 «О введении в действие трудовых книжек нового образца».
- Приказ Минтруда России от № XXX «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – утратила силу, но отдельные положения используются как методические рекомендации.
В данных документах прямо не запрещается выделять записи, однако подчеркивается, что любые исправления должны быть оформлены согласно установленному порядку: запись исправляется путем зачеркивания неверного текста, внесения правильного варианта и заверения подписью ответственного лица и датой.
Выделение же (обведение, подчеркивание) допускается как вспомогательный элемент, если оно не искажает сведения и не приводит к двусмысленности.
Когда необходимо обводить записи?
- Исправление опечаток – после зачеркивания неверного текста правильный вариант можно обвести, чтобы выделить его среди остальных записей;
- Оформление дубликата – при выдаче дубликата трудовой книжки иногда делают обводку записей, перенесённых из оригинала, для контроля полноты переноса.
- Переход на электронный формат – при переносе данных из бумажной книжки в ЭТК можно пометить уже перенесённые записи (например, обвести их зелёным цветом) чтобы не пропустить ни одной.
- Выделение важных событий – в некоторых организациях принято выделять записи о награждениях, повышениях или других значимых этапах карьеры.
- Контроль при проверках – инспекторы труда могут попросить выделить записи, требующие уточнения, чтобы ускорить проверку.
Как правильно обводить записи в бумажной трудовой книжке
Инструменты
- Простой карандаш (мягкий, чтобы не повредить бумагу) или черная гелевая ручка.
- Линейка – для ровного контура.
- Ластик – только для удаления карандашных пометок, никогда не стирайте чернила.
Пошаговая инструкция
- Убедитесь, что запись, которую нужно обвести, уже внесена и заверена (подпись, дата, печать организации).
- Если требуется исправление – сначала зачеркните неверный текст двумя параллельными линиями, сверху напишите правильный вариант и заверьте.
- Обведите правильный вариант тонкой линией карандашом, следя, чтобы линия не заходила на соседние записи.
- При необходимости добавьте пометку «Исправлено» рядом с обведенной записью и укажите дату исправления.
- После завершения работы аккуратно удалите лишние карандашные линии ластиком, если они были только вспомогательными.
Что запрещено
- Использовать цветные маркеры или фломастеры, которые могут просочиться через страницу и испортить обратную сторону.
- Делать слишком толстые линии, закрывающие соседние записи.
- Стирать чернильные записи ластиком или ножом – это считается повреждением документа.
Как выделять записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)
В ЭТК выделение осуществляется средствами информационной системы. Наиболее распространённые способы:
- Жирный шрифт – выделить запись и применить стиль bold.
- Изменение цвета фона – например, светло‑жёлтый фон для отмеченных записей.
- Теги или метки – в некоторых системах можно добавить пользовательскую метку «Проверено» или «Исправлено».
- Комментарии – добавить примечание к записи, в котором указать причину выделения.
Важно: любые изменения в ЭТК фиксируются системой с отметкой даты и пользователя, поэтому они не считаются «исправлениями» в традиционном смысле, а служат лишь для удобства работы кадровика.
Примеры оформления
Бумажная трудовая книжка
ООО «Ромашка» Принят на работу инженером Петров И.И.
Допустим, в записи допущена опечатка в фамилии: «Петров И.И.» вместо «Петров И.И.». После исправления:
ООО «Ромашка» Принят на работу инженером ~~Петров И.И.~~ Петров И.И.
Правильный вариант обведен карандашом:
ООО «Ромашка» Принят на работу инженером ~~Петров И.И.~~ Петров И.И.
Электронная трудовая книжка
В личном кабинете на Едином портале госуслуг запись может выглядеть так:
- ООО «Ромашка» Принят на работу инженером Петров И.И;
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Использование цветных маркеров | Пропитка бумаги, невозможность прочитать обратную сторону | Применять только обычный карандаш или черную ручку |
| Слишком толстая обводка | Закрытие соседних записей, затруднение чтения | Обводить тонкой линией, не выходя за границы строки |
| Стирание чернильной записи | Повреждение документа, возможное признание недействительным | Никогда не стирать чернила; исправлять только зачеркиванием и дописанием |
| Отсутствие заверения исправления | Запись считается незаверенной, может быть оспорена | После исправления обязательно поставить подпись, дату и печать организации |
| Выделение в ЭТК без комментария | Неясно, почему запись выделена, может вызвать вопросы при проверке | Добавлять комментарий или метку, объясняющую причину выделения |
Рекомендации по ведению трудовой книжки в 2026 году
- С года действуют трудовые книжки нового образца; при приёме на работу после г. работник ведёт exclusivamente электронную трудовую книжку, если не выбрал иной формат.
- Если вы ведёте бумажную книжку, храните её в сухом месте, избегая прямого солнечного света и влаги.
- При переходе с бумажного на электронный формат делайте поэтапную выгрузку данных, отмечая уже перенесённые записи (например, обводя их зелёным цветом в бумажном варианте).
- Регулярно (не реже одного раза в год) проводите сверку данных в трудовой книжке с информацией в личном кабинете ЕГПУ.
- Обучайте ответственных сотрудников правилам исправления и выделения записей – это снижает риск штрафов при проверках трудовой инспекции.
Обведение записей в трудовой книжке – это не просто эстетический приём, а практический инструмент, помогающий кадровикам и работникам быстро находить важные сведения, контролировать процесс исправлений и переход на электронный формат. Соблюдение установленных норм и аккуратное выполнение процедуры обеспечивают юридическую чистоту документа и защищают как работника, так и работодателя от возможных споров.
Помните: главное – чётко следовать инструкциям по исправлению, использовать допустимые средства выделения и всегда заверять любые изменения подписью и датой. Тогда ваша трудовая книжка будет оставаться надёжным подтверждением трудовой стажа на протяжении всей профессиональной карьеры.