Важное примечание: Данная статья в первую очередь касается процедуры оцифровки и подачи сведений из трудовой книжки в Пенсионный фонд Украины (ПФУ), так как в исходных данных указаны конкретные сроки и портал ПФУ. Для Пенсионного фонда Российской Федерации процесс отличается и обычно не требует подачи самой книжки, так как данные о стаже передаются работодателями в электронном виде. Основные различия рассмотрены в разделе ниже.

Кому и зачем это нужно в Украине?

С 10 июня 2026 года в Украине вступает в силу норма, согласно которой учет страхового стажа будет вестись исключительно в электронном виде в Единой государственной автоматизированной системе социального обеспечения (ЕГАССО). Это означает:

• Все бумажные трудовые книжки, выданные до 1 января 2004 года, а также те, что были оформлены после, но не были оцифрованы, потеряют юридическую силу для расчета пенсии и других социальных выплат.
• Чтобы сохранить свой стаж, гражданам необходимо заранее передать сведения из своей трудовой книжки в ПФУ в электронном формате.

Кто обязан: Все владельцы бумажных трудовых книжек, независимо от возраста и текущего статуса (работающий, пенсионер, безработный).

Последствия бездействия

Если не успеть оцифровать и передать данные до 10 июня 2026 года, есть риск:

1. Потери страхового стажа, который не отражен в электронных базах ПФУ.
2. Неправильного расчета будущей пенсии или отказа в ее назначении.
3. Проблем с подтверждением трудового стажа для других целей (например, для досрочного выхода на пенсию по вредному производству).

Пошаговая инструкция: как оцифровать и подать трудовую книжку в ПФУ (Украина)

Шаг 1: Подготовка

Вам понадобятся:

• Сама трудовая книжка (бумажный вариант) с заполненными всеми страницами.
• Устройство для сканирования (сканер, multifunctional printer или камера смартфона с хорошим разрешением).
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это обязательное условие для подачи через личный кабинет. Если ее нет, ее нужно получить у аккредитованного удостоверяющего центра.

Шаг 2: Оцифровка (сканирование)

Требования к сканам:

• Отсканируйте ВСЕ заполненные страницы трудовой книжки, включая ьный лист.
• Формат файлов: PDF, JPG или JPEG.
• Качество: четкое, без размытий, с хорошей контрастностью. Все текст должен быть читаем.
• Размер каждого файла: обычно не более 5-10 МБ.
• Рекомендуется объединить все страницы в один PDF-файл для удобства.

Шаг 3: Регистрация и вход в Личный кабинет ПФУ

1. Перейдите на официальный сайт Пенсионного фонда Украины (pfu.gov.ua).
2. Зарегистрируйтесь в системе, если у вас еще нет учетной записи. Для регистрации может потребоваться КЭП или другие способы идентификации.
3. Авторизуйтесь в Личном кабинете с помощью своей КЭП (или другого выбранного способа).

Шаг 4: Подача заявления и сканов

1. В меню личного кабинета найдите раздел, который может называться:
   • «Коммуникации с ПФУ» или «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
   • Иногда он находится в разделах, связанных с персональными данными или страховым стажем.
2. Выберите опцию, связанную с предоставлением сведений из трудовой книжки или оцифровкой трудовой книжки.
3. Заполните электронную форму, если она требуется (указав свои данные, серию и номер книжки).
4. Загрузите подготовленный ранее файл со сканами всех страниц.
5. Внимательно проверьте загруженные данные и прикрепите файл.
6. Подпишите заявление своей КЭП и отправьте.

Шаг 5: Подтверждение и проверка

После успешной отправки:

• В личном кабинете должно появиться подтверждение о приеме заявления.
• Сотрудники ПФУ проверят присланные сведения и внесут их в электронный реестр.
• Процесс проверки может занять от нескольких дней до нескольких недель.
• Вы можете отслеживать статус обработки в том же разделе личного кабинета.

Важно: После успешного внесения данных в систему ПФУ, в вашей бумажной трудовой книжке, если она у вас осталась, в графе 3 (Сведения о работе) должна быть сделана запись: «Сведения о трудовой деятельности переданы в Пенсионный фонд Украины (дата)» или аналогичная. Эта запись подтверждает факт оцифровки.

Особенности для граждан РФ

В Российской Федерации действует иная система:

• Трудовой стаж учитывается на основе сведений, которые работодатели обязаны передавать в ПФР (Пенсионный фонд РФ) в электронном виде в режиме реального времени (через СЗВ-ТД и другие отчеты).
• Физическим лицам обычно не требуется самостоятельно «подавать» трудовую книжку в ПФР. Пенсионный фонд уже имеет информацию о вашем стаже от всех ваших официальных работодателей.
• Трудовая книжка (бумажная или электронная) нужна гражданину в первую очередь для собственного архива и подтверждения стажа, а также при смене работы.
• Если у вас есть периоды работы, которые не отражены в ПФР (например, работа в СССР, неофициальная работа), то для их подтверждения при назначении пенсии вы будете предоставлять не трудовую книжку целиком, а конкретные документы (справки, трудовые книжки, выписки) в отделение ПФР или через МФЦ.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В этом случае сначала необходимо:

1. Обратится в архив или кадровую службу последнего работодателя за дубликатом или выпиской из вашей личной карточки Т-2 (если она велась).
2. Если архив недоступен, можно запросить справки у ПФУ о наличии сведений о вашем стаже (но это может быть сложно, если записи изначально не были переданы).
3. Только после восстановления документов, подтверждающих периоды работы, можно будет оцифровать их и подать в ПФУ (Украина) или использовать для подтверждения стажа в ПФР (Россия).

• Для Украины: Действуйте срочно. Оцифруйте свою бумажную трудовую книжку и подайте сканы через личный кабинет ПФУ до 10 июня 2026 года. Это бесплатно и не требует визита в отделение.
• Для России: Проверьте, все ли периоды вашей работы отражены в выписке из индивидуального лицевого счета (ИЛС) в ПФР. Если нет, собирайте документы для их подтверждения. Саму трудовую книжку в ПФР не передаете.
• В обеих странах электронная трудовая книжка (если вы ее заказывали) является официальным документом и имеет ту же силу, что и бумажная.
• При возникновении сложностей обращайтесь в контакт-центр ПФУ/ПФР или в отделение фонда лично.

Статья составлена на основе информации, актуальной на май 2026 года. Всегда уточняйте последние требования на официальных сайтах Пенсионного фонда вашей страны.