При увольнении сотрудника одной из самых важных задач работодателя является передача трудовой книжки. Однако иногда работник отказывается ее получать. В таких случаях необходимо оформить акт об отказе забрать трудовую книжку. Этот документ защищает интересы обеих сторон и подтверждает факт передачи документа.
Когда требуется составление акта?
Акт об отказе оформляется в следующих случаях:
- Работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения;
- Работник отказывается явиться за трудовой книжкой;
- Работник не присылает доверенное лицо для получения документа;
- Работник не отвечает на уведомления о необходимости получения трудовой книжки;
- Работник находится в длительном отпуске или на больничном в день увольнения.
Правовые основания
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Если работник не явился за документом, работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
- Оформить акт об отказе (или об отсутствии) получения трудовой книжки;
- Хранить трудовую книжку в организации до востребования работником;
- При необходимости ౼ направить трудовую книжку по почте с уведомлением о вручении.
Как правильно оформить акт об отказе?
Акт об отказе оформляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Вводная часть
об отказе (неявке) получения трудовой книжки
г. ________________________
Мы, нижеподписавшиеся,
Состав комиссии:
1. ________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., подпись)
2. ________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., подпись)
Свидетель: ________________________________________________
(Ф.И.О., подпись)
Основная часть
В основной части акта указываются:
- Дата и место составления акта;
- Ф.И.О. уволенного работника;
- Должность и структурное подразделение;
- Дата увольнения;
- Причина отсутствия или отказа от получения трудовой книжки;
- Указание на то, что работнику направлялось уведомление о необходимости получения трудовой книжки (при наличии);
- Факт отсутствия работника или его отказа от получения трудовой книжки;
- Указание на то, что трудовая книжка хранится в организации до востребования.
1. ________________________________________________________________
(Ф.И.О. уволенного работника) уволен по собственному желанию
(указать основание увольнения) с «__» _____________ 20__ г. на основании
приказа № ___ от «__» _____________ 20__ г.
2. В день увольнения _____________________________________________
(Ф.И.О. уволенного работника) не явился за получением трудовой книжки.
3. Работнику направлялось уведомление о необходимости получения трудовой книжки
заказным письмом с уведомлением о вручении от «__» _____________ 20__ г. № ___.
4. ________________________________________________________________
(Ф.И.О. уволенного работника) в устной форме заявил об отказе от получения
трудовой книжки при личной встрече с представителем работодателя «__» _____________ 20__ г.
5. Настоящий акт составлен в связи с отсутствием ________________________
(Ф.И.О. уволенного работника) и его отказом от получения трудовой книжки.
6. Трудовая книжка хранится в организации до востребования _____________
(Ф.И.О. уволенного работника).
Заключительная часть
__________________ /__________________/
(подпись) (Ф.И.О.)
__________________ /__________________/
(подпись) (Ф.И.О.)
__________________ /__________________/
(подпись) (Ф.И.О.)
Образец заполненного акта
об отказе получения трудовой книжки
г. Москва
Мы, нижеподписавшиеся,
Состав комиссии:
1. Иванов Иван Иванович, начальник отдела кадров, подпись ________
2. Петрова Анна Сергеевна, специалист по кадрам, подпись ________
Свидетель: Сидоров Дмитрий Владимирович, подпись ___________
ХОД СОБЫТИЙ:
1. Сергеев Алексей Николаевич уволен по собственному желанию с 20 мая 2026 г.
на основании приказа № 45 от 19 мая 2026 г.
2. В день увольнения Сергеев Алексей Николаевич не явился за получением трудовой книжки.
3. Работнику направлялось уведомление о необходимости получения трудовой книжки
заказным письмом с уведомлением о вручении от 15 мая 2026 г. № 23.
4. Сергеев Алексей Николаевич в устной форме заявил об отказе от получения
трудовой книжки при личной встрече с представителем работодателя 20 мая 2026 г.
5. Настоящий акт составлен в связи с отсутствием Сергеева Алексея Николаевича
и его отказом от получения трудовой книжки.
6. Трудовая книжка хранится в организации до востребования Сергеева Алексея Николаевича.
ПОДПИСИ:
__________________ /Иванов И.И./
__________________ /Петрова А.С./
__________________ /Сидоров Д.В./
Что делать, если работник не забирает трудовую книжку?
Если работник не забирает трудовую книжку и не отвечает на уведомления, работодатель должен:
- Направить уведомление: Вручить уведомление лично под роспись или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении;
- Оформить акт: Составить акт об отказе или неявке за трудовой книжкой;
- Хранить документ: Обеспечить сохранность трудовой книжки в организации;
- Рассмотреть возможность отправки по почте: При наличии согласия работника или по его просьбе отправить трудовую книжку почтой;
- Сохранить документы: Все документы (уведомления, акты) должны храниться в организации не менее 75 лет.
Ответственность работодателя
За нарушение порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:
- Административная ответственность: По статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства;
- Материальная ответственность: Возмещение ущерба, причиненного работнику в связи с утратой или повреждением трудовой книжки;
- Дисциплинарная ответственность: За неисполнение трудовых обязанностей со стороны ответственных лиц;
- Уголовная ответственность: В случае умышленной утраты трудовой книжки (редко, но возможно).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности?
Да, можно. Работник может оформить доверенность на получение трудовой книжки третьим лицом. В этом случае необходимо:
- Получить нотариально заверенную доверенность;
- Указать в акте, что трудовая книжка выдана по доверенности;
- Сделать копию доверенности и приложить к акту.
Что делать, если работник умер?
В случае смерти работника трудовая книжка выдается его наследникам. Для этого необходимо:
- Получить свидетельство о праве на наследство;
- Оформить акт о выдаче трудовой книжки наследникам;
- Сделать копию свидетельства о смерти и приложить к акту.
Можно ли уничтожить трудовую книжку, если работник не забирает ее?
Нет, нельзя. Трудовая книжка должна храниться в организации до востребования работником или его законными представителями. Уничтожение трудовой книжки без законных оснований является грубым нарушением трудового законодательства.
Как поступить, если работник не отвечает на уведомления?
Если работник не отвечает на уведомления и не является за трудовой книжкой, работодатель должен:
- Направить уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении;
- Оформить акт об отказе или неявке;
- Хранить трудовую книжку в организации;
- При необходимости ౼ направить трудовую книжку по почте с уведомлением о вручении.
Акт об отказе забрать трудовую книжку при увольнении — это важный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление акта позволяет избежать спорных ситуаций и подтверждает факт передачи документа.
Работодатель должен помнить, что:
- Трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения;
- При отказе работника необходимо оформить акт;
- Трудовая книжка должна храниться в организации до востребования;
- Все документы (уведомления, акты) должны храниться не менее 75 лет;
- За нарушение порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности.