Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), это важный этап в современизации кадрового документооборота в России. Несмотря на то, что данные о стаже теперь хранятся в цифровом формате в Пенсионном фонде (СФР), бумажная трудовая книжка все еще остается актуальным документом для тех, кто решил перейти на ЭТК. В этом случае она приобретает статус неактивной, и работодатель обязан корректно оформить ее выдачу работнику.
В данной статье мы подробно разберем, как именно следует заполнять бумажную трудовую книжку при переходе сотрудника на электронный формат, какие записи необходимо сделать, а также рассмотрим нестандартные ситуации, возникающие в работе кадровика.
Правовая основа перехода на ЭТК
Процедура перехода на электронную трудовую книжку и правила выдачи бумажного документа регламентируются Федеральным законом от № 439-ФЗ. Согласно пункту 3 статьи 2 данного закона, если работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:
- Оформить и выдать ему на руки бумажную трудовую книжку.
- Сделать в ней соответствующую запись о том, что сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат и получил документ на руки.
Важно помнить: переход на ЭТК — это добровольное право работника. Если сотрудник захочет сохранить бумажный формат, заставить его перейти на электронный вариант нельзя. Однако те, кто выбрал бумагу, могут в любой момент передумать.
Сроки выдачи трудовой книжки
Согласно законодательству, после получения от работника письменного заявления о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Пошаговая инструкция: как сделать запись в трудовой книжке
При переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка не уничтожается и не сдается в архив. Она выдается сотруднику на руки для личного хранения. Чтобы документ считался закрытым у данного работодателя, необходимо внести в него специальную запись.
Шаг 1: Получение заявления
Работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (то есть о переходе на ЭТК). Устное заявление не имеет юридической силы.
Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:
- Графа 1 (№ записи): указывается порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): вносится дата внесения записи (а не дата подачи заявления).
- Графа 3 (Сведения о работе): вносится запись о том, что работником подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также о том, что бумажная трудовая книжка выдана на руки. Формулировка может быть следующей: «Подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Трудовая книжка выдана на руки».
- Графа 4 (Основание): указывается реквизит документа — заявление работника (дата и регистрационный номер заявления).
Шаг 3: Выдача трудовой книжки
После внесения записи и ее подписи уполномоченным лицом (кадровиком или руководителем), а также проставления печати организации (при наличии), трудовая книжка выдается работнику. Факт получения документа работник должен подтвердить своей подписью в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Особый случай: прием на работу и переход на ЭТК в один день
На практике часто возникает вопрос: что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК прямо в день приема на работу? В этом случае важно не нарушить хронологию и логику кадрового учета.
Алгоритм действий должен быть следующим:
- Зафиксировать прием на работу в трудовой книжке сотрудника в общем порядке (сделать стандартную запись о приеме).
- Письменно уведомить нового сотрудника о возможности ведения электронной трудовой книжки (если он ранее не был уведомлен предыдущим работодателем).
- Принять от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
- Внести следующей записью в трудовую книжку сведения о подаче заявления и выдаче трудовой книжки на руки.
Что делать с лицами, устраивающимися на работу впервые?
Для лиц, которые устраиваются на работу впервые (начиная с 1 января 2021 года), правила кардинально отличаются. Бумажная трудовая книжка на таких сотрудников не заводится вообще. Работодатель сразу заводит для них электронную трудовую книжку, направляя соответствующие сведения в СФР.
Если работник ранее выбрал бумажную трудовую, но теперь передумал
Законодательство дает работникам гибкость в выборе. Если во время первой волны уведомлений в 2020 году сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку, он не лишается права передумать.
Для перехода на ЭТК такому работнику необходимо:
- Подать работодателю письменное заявление.
- Получить бумажную трудовую книжку на руки (в течение 3 рабочих дней).
После этого работодатель перестает вносить записи в бумажный бланк, и все дальнейшие сведения о трудовой деятельности направляются только в электронном виде.
Правильное оформление бумажной трудовой книжки при переходе на электронную — это залог чистоты кадрового учета и отсутствия претензий со стороны проверяющих органов. Главное правило: всегда делайте итоговую запись о выдаче документа на руки и берите подпись работника в журнале учета. Сама бумажная трудовая после выдачи остается у работника и служит подтверждением его стажа до момента перехода на ЭТК.