Дубликат трудовой книжки выдаётся работнику в случае утраты, порчи или иных обстоятельств, когда оригинал документа невозможно использовать. Ниже представлена подробная инструкция по оформлению заявления, перечень необходимых документов и готовый образец, который можно сразу использовать в кадровом делопроизводстве.

Когда можно получить дубликат трудовой книжки?

• Утрата оригинала (потеря, кража, стихийное бедствие и т.п.).
• Порча документа (вода, огонь, механическое повреждение, делающие запись нечитаемой).
• Изменение личных данных (фамилия, имя, отчество) при условии, что оригинал уже не подлежит корректировке.
• Иные обстоятельства, предусмотренные внутренними нормативными актами организации (например, необходимость предоставления копии для подачи в госорганы).

Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу Минтруда России № 32н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения», выдача дубликата осуществляется по заявлению работника не позднее 15 рабочих дней с момента его получения.

Какие документы нужны для оформления дубликата?

1. Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки (образец см. ниже).
2. Документ, подтверждающий личность (паспорт).
3. При утрате – справка из органов внутренних дел о факте кражи/потери (по желанию работника, но может потребоваться кадровой службой).
4. При порче – акт о повреждении трудовой книжки, подписанный работником и ответственным лицом отдела кадров.
5. При изменении ФИО – свидетельство о браке, решении суда о перемене имени или иной документ, подтверждающий изменение данных.
6. Трудовая книжка (если она частично сохранилась) – для переноса сведений.

Если работник не может предоставить оригинал трудовой книжки (например, она полностью утрачена), кадровая служба восстанавливает сведения на основании:

• приказов о приёме, переводе и увольнении;
• трудовых договоров;
• выписок из личных карточек сотрудника;
• иных документов, подтверждающих стаж и должность.

Пошаговая инструкция по оформлению дубликата

1. Получение заявления от работника (лично или в электронном виде с ЭЦП).
2. Проверка комплектности приложенных документов (паспорт, справка о утрате и т.д.).
3. Восстановление сведения о трудовой деятельности:
• Сбор приказов, трудовых договоров, выписок из личной карточки.
• Сверка данных с бухгалтерией и налоговой отчётностью (форма 2‑НДФЛ, РСВ).
4. Заполнение дубликата трудовой книжки согласно образцу, утверждённому Приказом Минтруда № 32н.
5. На первой (ьной) странице дубликата делается запись: «Взамен выдан дубликат с указанием его серии и номера».
6. Подпись руководителя отдела кадров и печать организации (если используется).
7. Вручение дубликата работнику под расписку в журнале учёта выдачи трудовых книжек.
8. Внесение записи о выдаче дубликата в личную карточку сотрудника (графа «Дата выдачи дубликата», номер и серия).

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Ниже представлен типовой бланк, который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать. Обязательно заполните все поля, отмеченные звёздочкой ().

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) ДД.MM.ГГГГ,
паспорт: серия  номер *, выдан Кем выдан ДД.MM.ГГГГ,
проживающий(ась) по адресу: Полный адрес,
работаю(ю) в организации Наименование организации с ДД.MM.ГГГГ

 
Копия паспорта (страницы с фото и регистрацией).
 
При утрате: справка из ОВД о факте кражи/потери (по желанию).
 
При порче: акт о повреждении трудовой книжки.
 
При изменении ФИО: свидетельство о браке / решение суда и т.д.

После заполнения заявления работник передаёт его в отдел кадров. Кадровый специалист ставит отметку о принятии документа и указывает номер incoming‑заявления в журнале учёта.

Важные замечания

• Срок выдачи дубликата – не более 15 рабочих дней с даты регистрации заявления. При необходимости продления срока работник должен быть уведомлён письменно.
• Если работник отказывается предоставлять документы, подтверждающие причину выдачи дубликата, кадровая служба может запросить дополнительные сведения у предыдущих работодателей (по согласованию с работником).
• Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал трудовой книжки. Все записи, сделанные в дубликате, считаются действительными.
• При выдаче дубликата в трудовой книжке делается отметка о серии и номере дубликата; эта информация вносится также в личную карточку сотрудника.
• Хранение копий заявления и приложенных документов осуществляется в личном деле работника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями законодательства о кадровом делопроизводстве).

Оформление заявления о выдаче дубликата трудовой книжки – стандартная процедура, требующая внимательного отношения к документам и соблюдения установленных сроков. Используя представленный выше образец и следуя пошаговой инструкции, кадровая служба сможет быстро и корректно оформить дубликат, обеспечив работнику подтверждение его трудового стажа и избежав возможных споров с Пенсионным фондом или другими государственными органами.

Надеемся, что данная статья окажется полезной для специалистов по кадрам, бухгалтеров и руководителей организаций. Если понадобится дополнительная информация о порядке ведения трудовых книжек или образцы других кадровых документов – обращайтесь, мы всегда готовы помочь!