Дата публикации:
Потеря, порча или необходимость замены трудовой книжки – частая ситуация для многих работников. В статье разберём, можно ли оформить дубликат, какие правила действуют с 1 января 2024 и 2026 года, а также какие документы требуются.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка (бумажный или электронный вариант) – основной документ, фиксирующий:
- место и период работы;
- должность и условия занятости;
- сведения о стаже, необходимом для пенсии и соцвыплат.
Без неё трудно подтвердить свой трудовой стаж, что может отразиться на праве на выплаты.
Когда требуется дубликат
Дубликат оформляется в следующих случаях:
- Утеряна оригинальная книжка;
- Книжка повреждена (страницы разорваны, исписаны, испачкана и т.п.);
- Необходимо одновременно иметь бумажный и электронный варианты (если работник не отказался от бумажного);
- Работник пришёл на работу без книжки (например, гражданин Узбекистана, которому её ещё не выдано).
Как оформить дубликат трудовой книжки
Процедура оформления регулируется Трудовым кодексом РФ и постановлением Правительства от № 1525. Основные шаги:
Объявление об утере
Работник обязан немедленно (в течение 5‑10 дней) подать в отдел кадров заявление об утере (или о повреждении) книжки. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия оригинальной книжки (если известны);
- Дата и место потери;
- Подпись.
После подачи заявления работодатель вносит запись в журнал учёта и передаёт копию заявления в Фонд социального страхования.
Подача документов в отдел кадров
Для получения дубликата потребуются следующие документы:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность);
- Копия трудовой договора (если имеется);
- Справка о доходах (для подтверждения стажа);
- Если требуется, копия оригинальной книжки (если найдена);
- Заявление о выдаче дубликата.
При необходимости оформления дубликата для иностранного гражданина (например, граждан Узбекистана) дополнительно предоставляется:
- Разрешение на работу;
- Справка из миграционной службы о статусе;
- Документы, подтверждающие законность нахождения в РФ.
Выдача дубликата
После проверки документов отдел кадров оформляет новый документ, который подписывается:
- Работником;
- Уполномоченным представителем организации;
- Советником (при необходимости).
Новый экземпляр получает уникальный номер, но содержит те же сведения, что и оригинал.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что:
- Электронный вариант может использоваться одновременно с бумажным, если работник не отказался от бумажного;
- Электронный документ хранится в личном кабинете на портале «Трудовое дело»;
- При утере электронного экземпляра работник может запросить дубликат через личный кабинет, указав причину потери.
При этом бумажный дубликат всё равно может быть оформлен в случае, если работник предпочитает иметь физический документ.
Часто задаваемые вопросы
Сколько стоит оформить дубликат?
Стоимость выдачи дубликата обычно покрывается за счёт работодателя (в рамках внутренних документов). При обращении в отделение ПФР или в отделение по месту жительства может взиматься административный сбор (не более 500 руб.).
Можно ли сразу оформить электронный дубликат?
Да. При наличии доступа к системе «Трудовое дело» работник может запросить электронный дубликат, загрузив сканы необходимых документов. Электронный дубликат имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Что делать, если дубликат потерян вновь?
Повторно оформить дубликат можно, подав новое заявление об утере и повторно собрав пакет документов. При этом в журнале фиксируется каждый случай выдачи дубликата.
Оформить дубликат трудовой книжки не только возможно, но и обязательно необходимо при её потере или повреждении. Главное – своевременно подать заявление, собрать требуемый пакет документов и следовать инструкциям работодателя. При переходе на электронные формы следует учитывать новые правила, однако бумажный дубликат остаётся доступным вариантом для тех, кто предпочитает его иметь в оригинальном виде.
Если у вас возникнут сомнения в процедуре, рекомендуется обратиться в отдел кадров или в консультационный центр Фонда социального страхования.