Потеря трудовой книжки, это стрессовая ситуация как для работника, так и для работодателя. Однако современное законодательство и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) несколько сгладили эту проблему. Тем не менее, бумажный формат по-прежнему актуален, и при утере документа важно грамотно оформить все записи и восстановить стаж. В этой статье мы подробно разберем, как сделать запись о потере трудовой книжки, как оформить дубликат и какие нюансы учесть в 2026 году.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Первое и самое главное правило: по закону нельзя выдать вторую трудовую книжку. Потерянный экземпляр заменяется исключительно дубликатом. Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с регламентируются приказом Минтруда от № 320н, согласно которому на восстановленном документе в обязательном порядке ставится запись «Дубликат».

Алгоритм действий зависит от того, кто именно потерял документ:

• Если книжку потерял работник (например, после увольнения с предыдущего места работы), он должен немедленно заявить об этом своему последнему работодателю.
• Если документ потерял работодатель (в т.ч. при пересылке по почте), обязанность по восстановлению и оформлению дубликата полностью ложится на организацию.

Как оформить дубликат: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заявление от работника

Для получения новой бумажной трудовой книжки или оформления дубликата сотрудник должен представить работодателю заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления он обязательно должен указать причину отсутствия документа.

Пример формулировки в заявлении:

«В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить дубликат».

Шаг 2. Проверка данных и сбор стажа

Прежде чем вносить записи в дубликат, необходимо восстановить стаж работника. Если каких-то данных не хватает, работодателю придется отправлять запросы по прежним местам работы сотрудника или обращаться в архив. Также новому работодателю необходимо удостовериться, что работник действительно потерял бумажную книжку, а не перешел на ЭТК по прежнему месту работы.

Шаг 3. Оформление и заполнение дубликата

Для оформления дубликата можно использовать чистые бланки как старого, так и нового образца. В правом верхнем углу ьного листа делается надпись «Дубликат». После этого вносятся сведения об общем или непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю на основании собранных справок и выписок.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) при утере бумажной

Часто сотрудники, потерявшие бумажный документ, хотят перейти на ЭТК. Как быть в этой ситуации?

1. Если сотрудник ранее написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (или не писал никакого заявления до 31 декабря 2020 года), и документ утерян, работодатель оформляет ему новую бумажную трудовую книжку (дубликат) по заявлению с указанием причины утраты.
2. Если работник не подавал заявление о сохранении бумажного формата, новый работодатель оформит сведения о его стаже в электронном формате.

Что делать, если нашли старую трудовую?

В кадровой практике встречаются ситуации, когда сотруднику, потерявшему трудовую книжку, уже оформили дубликат, а затем он внезапно нашел старую. В таком случае старый (найденный) документ уже не имеет юридической силы, так как с момента выдачи дубликата первоначальная трудовая книжка считается недействительной. Работодателю следует разъяснить сотруднику, что продолжать работу и вносить записи нужно именно в дубликат.

Актуальные требования 2026 года

При заполнении дубликата в 2026 году важно учитывать последние изменения:

• Строго соблюдайте образцы записей в трудовой книжке 2026 года, чтобы избежать нарушений и необходимости в дальнейшем признавать записи недействительными.
• При утере документа работодателем может потребоваться издание специального приказа, на основании которого будет оформлен дубликат.
• Всегда требуйте от работника письменного заявления, устного обращения недостаточно для запуска процедуры восстановления.

Потеря трудовой книжки — это не приговор. Главное — соблюдать установленный порядок: получить заявление, собрать подтверждающие стаж документы и грамотно заполнить дубликат, не забыв сделать ключевую запись о том, что выданный документ является таковым.