Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ С ее помощью можно подтвердить опыт работы‚ а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат․ Однако жизненные ситуации бывают разными‚ и иногда работники обращаются к кадровикам с заявлением: «Я потерял трудовую книжку‚ прошу завести новую»․
Как правильно действовать работодателю в таком случае? Нужно ли сразу оформлять новый бланк‚ или существуют другие алгоритмы? В этой статье мы подробно разберем все нюансы данной проблемы с учетом актуального законодательства․
Эра цифровизации: электронные и бумажные трудовые книжки
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением․ Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа — электронная трудовая книжка (ЭТК)․
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки․ Все данные о трудовой деятельности теперь передаются напрямую в Социальный фонд России (СФР) в режиме реального времени․
Однако это не означает‚ что бумажные трудовые полностью отменены․ В некоторых ситуациях вести бумажный документ по-прежнему необходимо:
- Если сотрудник до конца 2020 года подал работодателю заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․
- Если работник устраивается на работу впервые и написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки параллельно с электронной (по своему желанию)․
Таким образом‚ если работник потерял бумажный документ‚ но он уже перешел на ЭТК‚ проблема решается относительно просто: вся информация уже хранится в базе СФР․ Но что делать‚ если бумажная версия все еще имела юридическое значение?
Что делать‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ человек‚ который потерял бумажную трудовую книжку‚ обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту работы‚ где была внесена последняя запись․ В ответ на такое заявление работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки․
Важное отличие: дубликат или новая трудовая?
Часто работники просят «завести новую трудовую»‚ но юридически это неверная формулировка․ Завести новую (чистую) трудовую книжку можно только в том случае‚ если человек устраивается на работу впервые․ Во всех остальных случаях оформляется именно дубликат․
Почему это так важно? Если оформить новую трудовую книжку «с нуля»‚ работник потеряет весь свой предыдущий стаж‚ что негативно скажется на его пенсионных накоплениях и социальном обеспечении в будущем․
Пошаговая инструкция для кадровика
Если к вам обратился сотрудник с просьбой о замене утерянного документа‚ следуйте этому алгоритму:
- Получение заявления․ Работник должен написать письменное заявление об утрате трудовой книжки с просьбой выдать дубликат․
- Сбор подтверждающих документов․ Работодатель должен помочь сотруднику восстановить утерянные данные․ Для этого запрашиваются справки и выписки с предыдущих мест работы‚ из архивов‚ а также выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица из СФР (которые отлично помогают подтвердить стаж за периоды после 2002 года)․
- Внесение записей в дубликат․ В дубликат трудовой книжки вносятся:
- Сведения об общем или непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю (подтвержденные документами)․
- Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы․
- Выдача дубликата․ Оформленный документ выдается работнику под подпись․ Бланк дубликата оплачивает работодатель (если книжка была утеряна по вине работника‚ с него могут быть удержаны денежные средства за бланк‚ но не более 20% от зарплаты)․
Особые случаи
Трудовая книжка утеряна работодателем
Если утрата произошла по вине работодателя (пожар‚ наводнение‚ халатность кадровика)‚ восстанавливать документ должна сама организация․ Работодатель обязан собрать все справки с предыдущих мест работы сотрудника самостоятельно и за свой счет оформить дубликат․ В случае массовой утраты трудовых книжек создается специальная комиссия с участием органов исполнительной власти․
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Если работник утверждает‚ что перешел на ЭТК‚ но не может подтвердить статус бумажной книжки‚ работодатель может:
- Запросить выписку из СФР (в т․ч․ через ЭДО или личный кабинет застрахованного лица на портале Госуслуг)․
- Попросить работника предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР․
Если выяснится‚ что работник подавал заявление о переходе на ЭТК и отказался от бумажного носителя‚ то оформлять дубликат бумажной книжки не нужно — достаточно продолжать вести электронные сведения․
С какого года при приеме на работу впервые оформляется только ЭТК?
Лица‚ впервые устраивающиеся на работу после 31 декабря 2020 года‚ автоматически получают статус застрахованных лиц с электронной трудовой книжкой․ Бумажный документ им не оформляется по умолчанию․ Однако‚ если такой новичок напишет соответствующее заявление‚ работодатель обязан завести ему и бумажную трудовую․
Потеря трудовой книжки, это неприятное‚ но решаемое событие․ Главное правило для кадровика: не заводить новую чистую трудовую книжку для сотрудника‚ у которого уже был стаж․ Оформление дубликата с восстановлением всех записей — это законный и правильный путь‚ который защитит права работника на будущую пенсию и социальные гарантии․
С развитием электронных трудовых книжек процесс восстановления стажа становится проще‚ так как основная информация уже хранится в цифровом виде в Социальном фонде России․ Всегда проверяйте статус ЭТК работника перед началом оформления бумажного дубликата․