Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина․ В случае её утраты, порчи или повреждения законодательство Республики Беларусь предусматривает возможность оформления дубликата трудовой книжки․ В 2026 году процесс получения дубликата стал более прозрачным и упрощённым благодаря цифровизации государственных услуг․ Ниже — подробная, актуальная на 2026 год инструкция, как правильно оформить дубликат трудовой книжки в Беларуси․

Когда требуется дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки (или вкладыша к ней) выдаётся в следующих случаях, согласно пункту 62 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв․ постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40):

• утрата трудовой книжки (например, при пожаре, краже, потере);
• повреждение документа (порвана обложка, нечитаемые записи, намокание);
• ошибки в заполнении, которые невозможно исправить;
• уничтожение книжки по иным объективным причинам․

Важно: дубликат выдаётся только по письменному заявлению работника․ Наниматель не вправе выдавать дубликат без обращения сотрудника․

Какие документы нужны для оформления дубликата?

Для получения дубликата трудовой книжки работнику необходимо предоставить:

1. Письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец можно запросить у кадровика или скачать на портале Е-Паслуга)․
2. Справка о периоде работы с последнего места работы (если увольнение произошло не более 6 месяцев назад)․
3. Документы, подтверждающие трудовой стаж с предыдущих мест работы (если прошло более 6 месяцев с момента увольнения):

• трудовые договоры;
• приказы о приеме на работу и увольнении;
• выписки из лицевых счётчиков;
• справки от бывших работодателей с указанием периода работы и должности;
• архивные выписки (если организация ликвидирована)․

Важно! Если предыдущие работодатели не могут предоставить документы (например, организация ликвидирована), работнику следует обратиться в Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) для получения сведений о трудовой деятельности через единый портал электронных услуг․

Как получить сведения о трудовой деятельности через Е-Паслуга?

С 4 января 2024 года в Республике Беларусь действует удобная электронная услуга для оформления дубликата трудовой книжки:

Электронная услуга № 3․25․12: «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)»

Для получения сведений:

1. Перейдите на официальный портал: https://e-pasluga․by
2. Авторизуйтесь через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) — с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) или кода доступа․
3. Выберите категорию: «Социальная защита» → «Трудовая деятельность»․
4. Найдите услугу с кодом 3․25․12 и нажмите «Подать заявление»․
5. Укажите ФИО, номер страхового свидетельства (СНИЛС), периоды работы, которые нужно подтвердить․
6. Подайте заявление — система автоматически запросит данные из базы ФСЗН․
7. Сведения придут в электронном виде в личный кабинет в течение 5–15 календарных дней․

Эти сведения можно распечатать и предоставить новому работодателю как основание для оформления дубликата трудовой книжки․

Процедура оформления дубликата новым работодателем

Если вы устроились на новую работу, то новый наниматель обязан оформить вам дубликат трудовой книжки на основании предоставленных вами документов․

Пошаговый алгоритм:

1. Подача заявления, работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата․
2. Сбор документов — работник предоставляет справки, приказы, выписки, электронные выписки из Е-Паслуга․
3. Заполнение дубликата, кадровик использует чистый бланк трудовой книжки (не старый, не повреждённый)․
4. Надпись «Дубликат» — в правом верхнем углу ьной страницы делается чёткая надпись: «Дубликат» (обязательно! без неё документ недействителен)․
5. Заполнение записей — все периоды работы вносятся суммарно (по данным документов), с указанием:
   • наименования организации;
   • должности;
   • даты приёма и увольнения;
   • основания (приказ, соглашение и т․д․)․
6. Общий стаж — в графе «Общий стаж работы» указывается суммарное количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности, подтверждённой документами (без разбивки по работодателям)․
7. Внесение в учёт — дубликат регистрируется в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № Т-2), с пометкой: (дубликат) в графе «Серия и номер»․
8. Выдача работнику — дубликат выдаётся под роспись в течение 15 календарных дней с момента подачи полного пакета документов․

Особенности заполнения дубликата

• Все записи в дубликате делаются чернилами чёрного цвета (не карандашом, не краской, не печатью)․
• Исправления, зачёркивания и помарки запрещены․ При ошибке — оформляется новая запись с пояснением․
• Записи о наградах, поощрениях, переводах вносятся только при наличии подтверждающих документов․
• Сведения о работе до 2003 года могут быть внесены на основании архивных справок, даже если они не были оформлены в виде приказов․
• Иностранные граждане и лица без гражданства оформляют дубликат на тех же основаниях, но с приложением перевода документов на русский язык, заверенного нотариально․

Что делать, если предыдущий работодатель не может предоставить документы?

Если организация ликвидирована, архивы утеряны, или бывший работодатель отказывается выдавать справки, работнику необходимо:

1. Обратиться в архивный отдел местной администрации по месту нахождения бывшей организации․
2. Подать запрос в Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) через портал Е-Паслуга (услуга 3․25․12)․
3. Если сведения не найдены, можно обратиться в суд с заявлением об установлении факта трудовых отношений․ Судебное решение станет основанием для внесения записи в дубликат․

Сроки оформления и ответственность

• Срок оформления дубликата — не более 15 календарных дней с момента предоставления полного пакета документов․
• Если наниматель уклоняется от оформления дубликата — работник может обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд․
• За нарушение сроков или отказ в выдаче дубликата работодатель несёт административную ответственность по статье 9․19 КоАП РБ․

Важные советы

• Не храните трудовую книжку дома — лучше оставлять её у работодателя, особенно если работаете длительное время․
• Сканируйте и сохраняйте копии всех записей — это поможет при потере оригинала․
• Проверяйте все записи при получении дубликата — убедитесь, что все периоды работы внесены верно․
• Сохраняйте все справки и выписки — они могут понадобиться при оформлении пенсии или социальных выплат․

Оформление дубликата трудовой книжки в Республике Беларусь — это несложная, но важная процедура, которая требует внимательности и собранности․ Благодаря цифровым сервисам, таким как Е-Паслуга, теперь получить подтверждение трудового стажа стало проще, быстрее и надёжнее․ Главное — не затягивать с обращением, собрать все документы и действовать в рамках законодательства․ Дубликат трудовой книжки — это не просто копия, это ваша трудовая биография, подтверждённая государством․

Если у вас остались вопросы — обращайтесь в Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь или на горячую линию ФСЗН: 115 (бесплатно с любого телефона)․

Актуально на 22 мая 2026 года․ Информация основана на действующем законодательстве РБ и официальных источниках Минтруда и ФСЗН․