С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде, а бумажные трудовые книжки будут использоваться только в исключительных случаях. Ниже представлена подробная инструкция, как сформировать ЭТК через личный кабинет Социального фонда России (СФР), который с 1 января 2023 года объединил функции Пенсионного фонда РФ (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС).
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, содержащий сведения о:
- местах работы (наименование организации, ИНН, ОГРН);
- должностях и профессиях;
- периодах работы (дата приёма и увольнения);
- основаниях для внесения записей (приказы, соглашения);
- дополнительных сведениях (надбавки, награды, обучение).
Все данные хранятся в единой государственной информационной системе СФР и доступны работнику, работодателю и уполномоченным органам через личный кабинет на портале Госуслуги.
Почему важно оформить ЭТК до 1 января 2026 года
- Законодательное требование. С указанной даты бумажная трудовая книжка теряет силу как основной документ подтверждения трудового стажа.
- Удобство и скорость. ЭТК позволяет мгновенно получать выписки, справки и подтверждать стаж при приёме на работу, оформлении пенсии или получении социальных выплат.
- Снижение рисков. Исключаются ошибки, связанные с потерей или повреждением бумажного носителя.
- Возможность интеграции. Данные ЭТК автоматически используются в сервисах СФР (пенсионный калькулятор, запрос справок, запись к врачу и др.).
Пошаговая инструкция по формированию ЭТК в личном кабинете СФР
- Вход в личный кабинет через Госуслуги.
- Перейдите на официальный портал gosuslugi.ru.
- Нажмите «Вход» и выберите один из способов: по номеру телефона, email или СНИЛС.
- Введите логин и пароль, пройдите двухфакторную аутентификацию (SMS‑код или push‑уведомление).
- Переход в раздел Социального фонда России;
- После авторизации откройте меню «Мои услуги» → «Социальный фонд России» (ранее ПФР).
- Выберите пункт «Электронная трудовая книжка».
- Проверка текущих данных.
- Система отобразит информацию, уже внесённую в ЭТК (если она была сформирована ранее работодателем).
- Убедитесь, что все места работы, периоды и должности отражены корректно.
- Добавление недостающих записей (если требуется).
- Нажмите кнопку «Добавить запись» или «Внести изменения».
- Заполните форму:
- Наименование организации (ИНН, ОГРН).
- Должность/профессия.
- Дата приёма и дата увольнения (или «по настоящее время»).
- Основание для записи (номер и дата приказа, соглашения).
- При необходимости – дополнительные сведения (надбавки, награды, обучение).
- Прикрепите скан‑копию подтверждающего документа (приказ, трудовой договор, соглашение) в формате PDF или JPEG (максимум 5 МБ).
- Сохранение и отправка на проверку.
- После заполнения всех полей нажмите «Сохранить черновик» (если нужно вернуться позже) или «Отправить на проверку».
- Заявление поступает в обработку СФР. Обычно проверка занимает от 1 до 3 рабочих дней.
- Получение готового ЭТК.
- После одобрения вы получите уведомление в личном кабинете и на email.
- В разделе «Электронная трудовая книжка» появится кнопка «Скачать выписку» (PDF) и возможность просмотра онлайн.
- Вы также можете настроить автоматическую отправку выписки работодателю по его запросу (через сервис «Обмен данными с работодателем»).
Требуемые документы и сведения для формирования ЭТК
- СНИЛС (обязательно).
- Паспорт гражданина РФ (для подтверждения личности при первом входе).
- Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, соглашения о изменении условий труда.
- Документы о периодах работы в организациях, которые не вели электронный кадровый учет (например, справки из архива, выписки из приказов).
- Если работа была за границей – документы, подтверждающие трудовую деятельность и периоды пребывания (разрешения на работу, визы, трудовые контракты).
Что делать, если возникли ошибки или несоответствия
- Обнаружен неверный период работы.
- Перейдите в запись, нажмите «Изменить», исправьте даты и прикрепите подтверждающий документ.
- Отправьте на повторную проверку.
- Отсутствует запись о месте работы.
- Добавьте новую запись через кнопку «Добавить запись» (см. пункт 4 инструкции).
- Если работодатель уже сдал данные в СФР, но они не отобразились – направьте запрос в организацию с требованием предоставить сведения в электронном виде.
- Технические сбои при загрузке документов.
- Убедитесь, что файл не превышает 5 МБ и имеет допустимое расширение (PDF, JPEG, PNG).
- Очистите кэш браузера или попробуйте загрузить документ в другом браузере (Chrome, Firefox, Яндекс.Браузер).
- При повторных ошибках обратитесь в службу поддержки СФР через форму обратной связи в личном кабинете или по телефону горячей линии 8‑800‑200‑00‑00.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли мне самому формировать ЭТК, если мой работодатель уже сдал данные?
- Если работодатель регулярно передаёт сведения в СФР, ваша электронная трудовая книжка будет обновляться автоматически; Тем не менее рекомендуется периодически проверять личный кабинет на предмет актуальности данных.
- Можно ли получить бумажную выписку из ЭТК?
- Да. В личном кабинете есть функция «Заказать бумажную выписку». Выписка будет отправлена почтой за платёж (стоимость уточняется на портале).
- Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?
- Восстановить доступ можно через функцию «Забыл пароль?» на странице входа, используя номер телефона, email или СНИЛС. При необходимости обратитесь в МФЦ или службу поддержки Госуслуг.
- Сколько времени хранится информация в ЭТК?
- Данные хранятся бессрочно в государственной информационной системе СФР и доступны в течение всей жизни гражданина, а также после его смерти для оформления наследственных и пенсионных прав.
- Нужно ли уведомлять работодателя о том, что я сформировал ЭТК самостоятельно?
- Нет, это не обязательно. Работодатель получает доступ к вашей ЭТК только при вашем согласии (через сервис «Обмен данными с работодателем»). Вы можете предоставить ему выписку в PDF формате.
Формирование электронной трудовой книжки через ПФР/СФР – это простой и обязательный шаг для каждого работающего гражданина России в условиях завершающегося переходного периода до 1 января 2026 года. Следуя представленной инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить свою ЭТК, получить доступ к актуальным сведениям о трудовом стаже и воспользоваться всеми преимуществами цифровых сервисов Социального фонда России.
Будьте внимательны при проверке данных, сохраняйте копии подтверждающих документов и не забывайте регулярно заглядывать в личный кабинет – так вы обеспечите себе надёжную защиту своих трудовых прав и упростите взаимодействие с работодателями, пенсионным фондом и другими государственными учреждениями.