Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для большинства организаций в 2026 году. Ниже – пошаговая инструкция, которая поможет вам самостоятельно оформить ЭТК для нового сотрудника, не прибегая к сторонним услугам.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной, в которой фиксируются сведения о трудовом стаже, местах работы, должностях и иных важных данных. Она хранится в единой государственной системе и доступна как работодателю, так и самому сотруднику через личный кабинет на портале Госуслуги.
Ключевые особенности ЭТК
- Ведется в электронном виде в системе Главбух.
- Можно получить выписку о трудовом стаже через Госуслуги или СФР.
- Переход на ЭТК возможен только после подачи сотрудником заявления о переходе.
Когда вводится электронная трудовая книжка?
С года все новые записи в трудовой книжке оформляются в электронном виде. Полный переход на ЭТК для всех работников был завершён к году.
Какие документы нужны для оформления ЭТК впервые?
Для первого оформления электронной трудовой книжки требуется собрать следующие документы:
- Паспорт сотрудника.
- СНИЛС.
- ИНН (при необходимости).
- Документы об образовании (диплом, сертификаты).
- Трудовой договор.
- Приказ о приёме на работу.
Пошаговая инструкция по заполнению ЭТК
Шаг 1. Подготовка данных
Соберите информацию о предыдущем трудовом стаже сотрудника (если есть). Включите:
- Наименование организации‑работодателя.
- Дата и место трудоустройства.
- Должность и период работы.
- Сведения о совместительстве или валютном режиме (если применимо).
Шаг 2. Создание записи в системе
Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги (если ещё не зарегистрированы).
Перейдите в раздел Электронная трудовая книжка (закладка «Электронная трудовая книжка»).
Нажмите кнопку «Создать новую запись».
Шаг 3. Заполнение ьного листа
ьный лист ЭТК содержит:
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Пол.
- Номер СНИЛС.
- Код ОКПО (при наличии).
- Сведения о месте жительства.
Заполняются поля в соответствии с образцом, утверждённым ФНС.
Шаг 4. Внесение сведений о работе
В разделе «Сведения о работе» указываются:
- Наименование организации‑работодателя.
- Дата начала работы.
- Должность (код по ОКПД2, если требуется).
- Ставка заработной платы (по желанию).
- Сведения о трудовом договоре (номер, дата).
- Информацию о совместительстве, если оно есть.
Шаг 5. Подтверждение и публикация
После ввода всех данных нажмите кнопку «Сохранить и отправить на проверку». Система автоматически сформирует запись и отправит её в отдел кадров организации. После одобрения запись становится видимой в личном кабинете сотрудника.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка может быть получена двумя способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги – раздел «Мои документы» → «Трудовая книжка».
- В отделении СФР по заявлению (в электронном виде или в печатном виде).
Переход на электронную форму для уже работающих сотрудников
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, переход на ЭТК осуществляется по его заявлению. Алгоритм:
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронный формат.
- Работодатель вносит запись о выдаче бумажной книжки в учётный журнал движения трудовых книжек (ст. 66.1 ТК РФ).
- В системе создаётся новая запись в электронном виде, а старая помечается как «архив».
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли бумажная копия при переходе на ЭТК? – Да, при первой выдаче бумажной книжки необходимо оформить запись о её выдаче в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Можно ли оформить ЭТК без интернета? – Нет, все действия требуют доступа к онлайн‑сервису Госуслуг.
- Какие ошибки чаще всего допускают при заполнении? – Неправильный ввод даты начала работы, отсутствие СНИЛС, несоответствие ФИО в паспорте и в системе.
- Стоит ли нанимать внешних консультантов? – При соблюдении описанных шагов самостоятельная работа полностью возможна.
Полезные ссылки
Для более детального ознакомления рекомендуем посетить следующие ресурсы:
- Электронная трудовая книжка – Госуслуги
- Сайт Федерального Сотрудничества России
- ФНС России – нормативные акты
Самостоятельное оформление электронной трудовой книжки – процесс простой, если следовать установленному порядку. Главное – собрать необходимые документы, правильно заполнить ьный лист и раздел со сведениями о работе, а затем оформить запись в системе Госуслуг. После этого сотрудник получит доступ к своей ЭТК, а работодатель – возможность быстро проверять и подтверждать трудовой стаж.
Готовы приступить? Следуйте нашему пошаговому плану, и оформление электронной трудовой книжки пройдёт без лишних сложностей.